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外語(yǔ)學(xué)院學(xué)生會(huì)部門(mén)制度 -管理制度
人事制度
（一）人事任免
1．(1)招聘新干事：
學(xué)生會(huì)干事招聘在新生來(lái)校報(bào)到之后的第一到第二個(gè)星期之間進(jìn)行，新生了解了學(xué)生會(huì)各個(gè)部門(mén)工作職能后，填意向表，參加面試選拔；
(2) 面試合格者進(jìn)入學(xué)生會(huì)為見(jiàn)習(xí)干事，見(jiàn)習(xí)期為45天。合格者轉(zhuǎn)為學(xué)生會(huì)干事，并舉行轉(zhuǎn)正儀式正式由學(xué)生會(huì)接納。存在以下情況的不予以轉(zhuǎn)正:
1）45天內(nèi)無(wú)法適應(yīng)學(xué)生會(huì)生活（由部長(zhǎng)主席團(tuán)討論決定）
2）自愿退部者
3）不能與本部及學(xué)生會(huì)成員融洽相處（參照成員內(nèi)部互評(píng)，評(píng)分遠(yuǎn)低于平均分者視為不能與他人融洽相處）
4)符合免職情況的(見(jiàn)(一)3)
2．成員有以下情形之一的，應(yīng)當(dāng)予以任職
（1）新錄用人員（不含職務(wù)變更的人員）試用期滿合格的;
（2）經(jīng)主席團(tuán)認(rèn)可，在學(xué)生會(huì)內(nèi)部轉(zhuǎn)換職務(wù)或升降職位。
（3）其他原因經(jīng)分團(tuán)委書(shū)記和主席團(tuán)認(rèn)可轉(zhuǎn)換職務(wù)或升降職位
3. 成員有下列情況之一的，應(yīng)當(dāng)予以免職
（1）無(wú)故未出席部門(mén)例會(huì)達(dá)兩次以上(包含兩次)
（2）未完成部門(mén)所分配任務(wù)達(dá)兩次及以上
（3）在學(xué)生會(huì)活動(dòng)中，出現(xiàn)重大失誤（由主席團(tuán)及秘書(shū)部討論決定）
（4）有其他不良行為導(dǎo)致?lián)p害學(xué)生會(huì)形象者，視情節(jié)輕重，予以降職或勸退。
（5）一學(xué)期內(nèi)有一門(mén)或以上不及格科目，且學(xué)分績(jī)點(diǎn)不滿2．3者，或有兩門(mén)或以上不合格科目者，出于對(duì)成員的關(guān)懷，予以勸退。
（6）嚴(yán)重違反學(xué)生會(huì)制度。違反校紀(jì)校規(guī)。
（7）時(shí)間精力無(wú)法分配得當(dāng)，不能或者不接受任務(wù)達(dá)五次及以上者，予以勸退。
（8）不能與本部及學(xué)生會(huì)成員融洽相處。
4.職務(wù)升遷
1)副部長(zhǎng)由部長(zhǎng)提名報(bào)主席團(tuán)同意。
2)部長(zhǎng)委任采取答辯方式。在學(xué)生會(huì)工作一年及以上部員有資格參加面試。正常情況下每學(xué)年末一次。由分團(tuán)委書(shū)記主席團(tuán)共同面試。(非學(xué)年末原部長(zhǎng)離職達(dá)4個(gè)及以上時(shí)，可緊急啟動(dòng)答辯。)
考核制度
考核原則：考核應(yīng)公正、公開(kāi)，考核評(píng)定應(yīng)參考上級(jí)、下屬、同事及自身的鑒定意見(jiàn)。
1.人員考核制度
（1）見(jiàn)習(xí)干事考核：試用期一般為45天；考核制度可參照外語(yǔ)學(xué)院部員考核制度(附錄1)
（2）學(xué)生會(huì)的考核一般在每學(xué)期期末進(jìn)行；
（3）考核分為三種：學(xué)生會(huì)各部門(mén)內(nèi)進(jìn)行互評(píng)（附錄1）（包括部員對(duì)部長(zhǎng)及部長(zhǎng)對(duì)部員的考評(píng)）、部長(zhǎng)互相考核、主席團(tuán)對(duì)部長(zhǎng)考評(píng)；
2.部門(mén)考核制度
（1）秘書(shū)部對(duì)部門(mén)進(jìn)行考核。考核內(nèi)容包括：
i. 例會(huì)中，部員的出勤率。是否有無(wú)故缺席、遲到和早退現(xiàn)象；
ii.例會(huì)中，有無(wú)圍繞學(xué)生會(huì)工作展開(kāi)，有無(wú)說(shuō)笑等現(xiàn)象
iii.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)客觀地上交各自文本檔案和電子檔案。包括活動(dòng)小結(jié)及簡(jiǎn)報(bào)；
iv.各部門(mén)對(duì)學(xué)生會(huì)辦公室的值班情況。各部對(duì)學(xué)生會(huì)辦公室工作條件的遵守情況。
以上各項(xiàng)考核成績(jī)由秘書(shū)部統(tǒng)計(jì)后逐月公布。
（2）由主席團(tuán)對(duì)各部進(jìn)行期末考評(píng)
（3）由學(xué)生代表對(duì)各部進(jìn)行學(xué)期末考評(píng)（以學(xué)代會(huì)方式）
以上各項(xiàng)考核成績(jī)由秘書(shū)部統(tǒng)計(jì)后于學(xué)期初公布。
工作調(diào)動(dòng)和退出
1.在擔(dān)任學(xué)生會(huì)某部門(mén)工作期間，確實(shí)須調(diào)整工作部門(mén)的須經(jīng)主席團(tuán)同意，遞交調(diào)動(dòng)申請(qǐng)書(shū)后方可調(diào)動(dòng)；見(jiàn)習(xí)干事在見(jiàn)習(xí)期間，可向部長(zhǎng)申請(qǐng)調(diào)動(dòng)，由現(xiàn)部長(zhǎng)與意向調(diào)向部門(mén)部長(zhǎng)，見(jiàn)習(xí)干事三方面談。由兩位部長(zhǎng)共同決定。
2.在擔(dān)任學(xué)生會(huì)某部門(mén)工作期間，確有原因需終止學(xué)生會(huì)工作的成員，要向主席團(tuán)提出書(shū)面申請(qǐng)，遞交退部申請(qǐng)，說(shuō)明具體原因，由主席團(tuán)同意方可退部。
3.部長(zhǎng)如需調(diào)動(dòng)或退出學(xué)生會(huì)工作的須向主席團(tuán)遞交申請(qǐng)，要求參照以上兩條
4.調(diào)動(dòng)申請(qǐng)書(shū)和退部申請(qǐng)書(shū)都須由主席團(tuán)簽名，才能生效
工作制度
(一) 工作理念
學(xué)生會(huì)須充分發(fā)揮學(xué)院與學(xué)生之間的橋梁與紐帶作用，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，積極進(jìn)取，樂(lè)于奉獻(xiàn)，為學(xué)院和學(xué)生的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。
(二)工作機(jī)制
本著共同奉獻(xiàn)的精神，學(xué)生會(huì)成員之間建立平等、協(xié)作的關(guān)系，機(jī)構(gòu)由主席團(tuán)、部長(zhǎng)、副部長(zhǎng)及干事構(gòu)成。
（三）會(huì)議制度
（1）主席團(tuán)會(huì)議兩周舉行一次，由主、副主席組成，主要討論學(xué)生會(huì)整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)
（2）部長(zhǎng)會(huì)議兩周舉行一次，由各部部長(zhǎng)及主、副主席組成集中討論解決全局性問(wèn)題和具體任務(wù)的布置，統(tǒng)一步驟，協(xié)同工作。
（3）考勤
a)學(xué)生會(huì)成員不得無(wú)故缺席、遲到或早退。確有原因者，須向主席團(tuán)說(shuō)明請(qǐng)假，再由主席團(tuán)將請(qǐng)假名單告知秘書(shū)部，秘書(shū)部負(fù)責(zé)匯總。任何會(huì)議或活動(dòng)凡遲到15分鐘以上的，視為缺席（請(qǐng)假單格式見(jiàn)附錄2）。
b)每次部長(zhǎng)例會(huì)各部長(zhǎng)都須簽到。部門(mén)的例會(huì)會(huì)由秘書(shū)部派與的會(huì)議記錄人來(lái)負(fù)責(zé)考勤。
（四）學(xué)生會(huì)辦公室工作條例
為了加強(qiáng)對(duì)院學(xué)生會(huì)辦公室的管理，方便院學(xué)生分會(huì)各部門(mén)之間的交流與合作，給院學(xué)生分會(huì)提供一個(gè)良好的辦公環(huán)境，特制定以下條例：
1．愛(ài)護(hù)室內(nèi)公物，妥善保管辦公用品、檔案等。禁止擅自挪用辦公室物品，如有特殊必要情況，應(yīng)在會(huì)議登記表上加以說(shuō)明。
2．借用辦公室召開(kāi)會(huì)議，須提前約定，由辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)。會(huì)后，由開(kāi)會(huì)部門(mén)恢復(fù)辦公室的整潔關(guān)掉所有的電源開(kāi)關(guān)，防火防盜加強(qiáng)安全防范意識(shí)。如其后使用辦公室部門(mén)發(fā)現(xiàn)辦公室未被恢復(fù)整潔應(yīng)及時(shí)告知秘書(shū)部。否則由其后使用部門(mén)負(fù)責(zé)。
3．非我院學(xué)生會(huì)成員不得使用辦公室，不得在辦公室內(nèi)進(jìn)行與我院學(xué)生會(huì)工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。
4．辦公室刊物由辦公室統(tǒng)一管理，不得損壞，不得擅自帶走。
5．辦公室鑰匙一律不得另配。
6．禁止在辦公室內(nèi)大聲喧嘩、打牌、抽煙、喝酒等有損學(xué)生會(huì)形象的行為。
財(cái)務(wù)制度
1．學(xué)生會(huì)任何部門(mén)成員在購(gòu)買學(xué)生會(huì)活動(dòng)用品之前，必須于秘書(shū)處領(lǐng)取采購(gòu)單（見(jiàn)附錄3），并認(rèn)真填寫(xiě)，尤其是“物品用途”一欄。（日常工作所需用品由秘書(shū)處統(tǒng)一采購(gòu)）
2． 采購(gòu)單填寫(xiě)完整后，須交予秘書(shū)部部員，秘書(shū)部人員會(huì)針對(duì)實(shí)際情況給出意見(jiàn)，以避免不必要的浪費(fèi)。秘書(shū)部做好統(tǒng)計(jì)后，會(huì)發(fā)還給部門(mén)。申購(gòu)單由秘書(shū)部指定部員保管，用以發(fā)還報(bào)銷款項(xiàng)時(shí)核對(duì)
3．舉辦大型活動(dòng)，各部門(mén)另還需向秘書(shū)部呈交一份采購(gòu)預(yù)算,超出預(yù)算的金額將不予報(bào)銷，預(yù)算需有部長(zhǎng)簽字。
4．申請(qǐng)報(bào)銷的活動(dòng)經(jīng)費(fèi)在100元以下的,須經(jīng)此部門(mén)的分管主席簽字同意,100元以上需經(jīng)分團(tuán)委書(shū)記審批方可報(bào)銷;
5．采購(gòu)時(shí)，應(yīng)向商家索取采購(gòu)發(fā)票，超市購(gòu)物還應(yīng)當(dāng)索取購(gòu)物清單，發(fā)票的客戶欄一律填寫(xiě)“東華大學(xué)”，否則不予報(bào)銷。發(fā)票中“品名規(guī)格”一欄，應(yīng)當(dāng)盡可能填寫(xiě)完整。如所購(gòu)物品較多，可只填寫(xiě)辦公用品，但要在采購(gòu)單上詳細(xì)地注明采購(gòu)的物品，其中列出所購(gòu)物品的名稱，數(shù)量，單價(jià)，金額；
6．打印復(fù)印同樣必須填寫(xiě)采購(gòu)單，并且詳細(xì)填寫(xiě)“復(fù)印內(nèi)容”、“復(fù)印份數(shù)”等信息。經(jīng)部長(zhǎng)簽字后交與秘書(shū)處征求秘書(shū)處意見(jiàn)。
7．預(yù)算及發(fā)票等憑證必須統(tǒng)一由部長(zhǎng)親自交予秘書(shū)部。報(bào)銷的發(fā)票等憑證一般在當(dāng)月15日交于秘書(shū)部，再由秘書(shū)部統(tǒng)一到分團(tuán)委書(shū)記處報(bào)銷。
8．秘書(shū)部會(huì)在月末將報(bào)銷的錢(qián)款發(fā)還給部門(mén)；
9．采購(gòu)務(wù)必堅(jiān)持節(jié)儉原則。
另注：根據(jù)小額申購(gòu)，大額預(yù)算的原則，若金額不超過(guò)200元，以申購(gòu)單的形式來(lái)報(bào)銷。若超過(guò)200元，請(qǐng)本部門(mén)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人員做一個(gè)財(cái)務(wù)預(yù)算。預(yù)算要由分團(tuán)委主席審核同意，簽名后才能生效。如特殊情況臨時(shí)購(gòu)買，請(qǐng)?jiān)诎l(fā)票上注明事由。
學(xué)生會(huì)成員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)我會(huì)各項(xiàng)制度，并嚴(yán)格按照相關(guān)制度履行權(quán)利和義務(wù)。
附錄1
部員考評(píng)制度
1. 例會(huì)出席率高，缺席不得超過(guò)1次。
2. 例會(huì)遲到不得超過(guò)2次。
3. 參與活動(dòng)態(tài)度積極，每次都參與到本部的活動(dòng)中，并且也積極幫助其他部門(mén)的學(xué)生會(huì)活動(dòng)。
4. 對(duì)于部長(zhǎng)交代的任務(wù)都能有效率地完成，夠完成的出色。
5. 是否有活動(dòng)構(gòu)想，能否做到經(jīng)常與部長(zhǎng)交流。
6. 是否在執(zhí)行任務(wù)的時(shí)候考慮周到，遇到緊急情況能以集體的利益為先。
7. 對(duì)本部乃至整個(gè)學(xué)生會(huì)的發(fā)展有無(wú)建議。
8. 是否能與部門(mén)內(nèi)部成員處理好關(guān)系。
9. 成績(jī)績(jī)點(diǎn)不小于2.3。
附錄2
請(qǐng)假單
XX席，我因XX原因不得不缺席我部X 月X日X時(shí)的XX 活動(dòng)。造成學(xué)生會(huì)的不便，深感抱歉。希望XX主席能給予準(zhǔn)假。
此致
敬禮
XX部
XXX
X年X月X日
附錄3
采購(gòu)單
在秘書(shū)處批準(zhǔn)采購(gòu)前，申請(qǐng)人（部門(mén)）必須認(rèn)真填寫(xiě)下列內(nèi)容
部門(mén)
經(jīng)辦人
采購(gòu)理由及用途
購(gòu)物清單及預(yù)計(jì)單價(jià)
預(yù)計(jì)合計(jì)
預(yù)計(jì)購(gòu)物時(shí)間、地點(diǎn)
部門(mén)主管簽字確認(rèn)
分管主席簽字確認(rèn)
秘書(shū)部意見(jiàn)
以下為經(jīng)辦人采購(gòu)?fù)戤吅筇顚?xiě)
實(shí)際詳細(xì)購(gòu)物清單
物品名稱
單價(jià)
數(shù)量
小計(jì)
金額
合計(jì)
備注
打印復(fù)印申購(gòu)單
申請(qǐng)部門(mén)：
復(fù)印/打印人：
紙張顏色：
份數(shù)：
復(fù)印/打印內(nèi)容：
部門(mén)部長(zhǎng)簽字：
秘書(shū)部簽字：
備注：
請(qǐng)節(jié)約用紙
外語(yǔ)學(xué)院學(xué)生會(huì)
2008年9月
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