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oa系統(tǒng)管理制度
在現(xiàn)在社會(huì)，很多地方都會(huì)使用到制度，好的制度可使各項(xiàng)工作按計(jì)劃按要求達(dá)到預(yù)計(jì)目標(biāo)。我敢肯定，大部分人都對(duì)擬定制度很是頭疼的，下面是小編收集整理的oa系統(tǒng)管理制度 ，歡迎閱讀與收藏。
oa系統(tǒng)管理制度 1
公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。為了加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快我公司信息化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。
一、組織職責(zé)
OA系統(tǒng)的運(yùn)行中，公司各部門各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。職責(zé)如下：
1、公司綜合辦公室是OA系統(tǒng)的管理部門。主要職責(zé)為：
(1)、負(fù)責(zé)制定OA系統(tǒng)規(guī)章制度;
(2)、負(fù)責(zé)確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)管理員的權(quán)限; (3)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)的審核; (4)、負(fù)責(zé)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的信息保密情況進(jìn)行定期檢查、監(jiān)督;
2、信息化督察組是公司OA系統(tǒng)工作監(jiān)管執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)監(jiān)控、檢查、督辦工作。主要職責(zé)為：
(1)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)內(nèi)各大功能模塊信息內(nèi)容更新的監(jiān)督; (2)、負(fù)責(zé)監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉(zhuǎn); (3)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)規(guī)章制度執(zhí)行工作。
3、信息化技術(shù)組負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的管理維護(hù)和服務(wù)支撐工作，保障系統(tǒng)日常運(yùn)行。
(1)、負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)各職能部室工作流程設(shè)計(jì)工作; (2)、負(fù)責(zé)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)工作;. (3)、負(fù)責(zé)工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢; (4)、負(fù)責(zé)功能模塊各部門書寫權(quán)限的設(shè)置。
4、其他部門主要職責(zé)為：
(1)、負(fù)責(zé)制定本部門OA系統(tǒng)相應(yīng)管理制度;
(2)、負(fù)責(zé)指定部門OA管理員，參與本部門工作流程的定制、文件夾的建立以及本部門OA系統(tǒng)終端的日常維護(hù)、人員培訓(xùn)等工作;
(3)、負(fù)責(zé)根據(jù)本部門工作需要，提出優(yōu)化需求。
(4)對(duì)公司制度、報(bào)告、考核、檔案、報(bào)表等有價(jià)值的內(nèi)容、信息，在發(fā)布的同時(shí)，發(fā)布人還應(yīng)進(jìn)行備份，以避免信息丟失;
二、文件管理
1、公司各部門發(fā)出、報(bào)送的各類文件(包括發(fā)通知、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、報(bào)表、信息等)原則上統(tǒng)一采用OA系統(tǒng)發(fā)送。
2、電子公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括公文版頭、密級(jí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、附注、主題詞、抄送部門、版記等。電子公文與紙質(zhì)公文工作流程、行文關(guān)系、歸檔管理基本相同。
3、電子公文與紙質(zhì)公文具有同等效力，如需要對(duì)外提供紙質(zhì)文件，各部門可向公司辦公室申請(qǐng)正式文件，公司個(gè)部門逐步刪除打印機(jī)驅(qū)動(dòng)，不在打印文件。
4、辦理工作業(yè)務(wù)使用本系統(tǒng)設(shè)定的工作流，根據(jù)文檔管理一體化的原則，做好電子文檔的歸檔，并妥善保管歸檔記錄，備查。
三、登陸規(guī)范
1、系統(tǒng)所有用戶至少在每個(gè)工作日上午、中午的上班后登陸一個(gè)小時(shí)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉(zhuǎn)和信息的及時(shí)傳送，工作流節(jié)點(diǎn)必須保證長(zhǎng)期登陸進(jìn)OA辦公。
2、系統(tǒng)用戶必須填寫好完善的'個(gè)人檔案，保護(hù)好個(gè)人登陸密碼并定期更換。多人共用一臺(tái)計(jì)算機(jī)，如暫停OA辦公需及時(shí)注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人介入工作環(huán)境。
四、OA系統(tǒng)安全
1、所有用戶應(yīng)嚴(yán)格遵守公司《計(jì)算機(jī)管理制度》有關(guān)規(guī)定。
2、按照公司《計(jì)算機(jī)管理制度》的規(guī)定，嚴(yán)禁對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟件和硬件進(jìn)行非法操作。系統(tǒng)用戶必須安裝殺毒軟件。
3、OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用OA系統(tǒng)從事危害國(guó)家、集體和他人利益的活動(dòng)，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會(huì)治安和不健康的信息，不得制造和輸入計(jì)算機(jī)病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據(jù)。
4、OA系統(tǒng)中的所有用戶應(yīng)按規(guī)定的權(quán)限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號(hào)，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務(wù)。
5、未經(jīng)管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無(wú)關(guān)人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內(nèi)容，更不許下載受控的內(nèi)容;
6、未經(jīng)許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內(nèi)容; 7、禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等;五、獎(jiǎng)懲與考核
實(shí)現(xiàn)信息的暢通，實(shí)現(xiàn)“知情”管理：
1、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，應(yīng)及時(shí)查看;上級(jí)要求回復(fù)的必須回復(fù);
2、公司通知、企業(yè)制度、指令等欄目?jī)?nèi)容涉及全體員工的，每個(gè)員工查看，需要回復(fù)的必須回復(fù);
3、論壇、宣傳表格、人員去向、檔案等欄目，員工可自由參與，不強(qiáng)求回復(fù)。
4、相關(guān)人員按職責(zé)對(duì)相關(guān)信息，必須及時(shí)給予回復(fù);如若未能按照回復(fù)的規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的回復(fù)，則信息化小組第一次通報(bào)批評(píng)并通知其直接上級(jí)，第二次由財(cái)務(wù)部門給予100元的罰款并通報(bào)全公司。
5、信息化小組未及時(shí)通報(bào)的由財(cái)務(wù)部門直接給予100元的罰款，兩次次發(fā)現(xiàn)未及時(shí)通報(bào)的由財(cái)務(wù)部門給予300元的罰款。
6、為強(qiáng)化OA系統(tǒng)的健康運(yùn)行，發(fā)揮其有效作用，實(shí)施績(jī)效考核。
(1)OA工作情況，每月進(jìn)行公布，列入考核，占考核項(xiàng)目20分，對(duì)造成工作受到影響的將予以考核;
(2)不按期、按時(shí)報(bào)送信息的，如：各種報(bào)表等，按漏報(bào)次數(shù)給予主要負(fù)責(zé)人考核5-10分。
(3)發(fā)生影響OA系統(tǒng)管理、工作流的，視情節(jié)給予2-10分的考核。
(4)鼓勵(lì)全體員工對(duì)OA系統(tǒng)的維護(hù)管理提出建議，根據(jù)實(shí)際情況給予5-15分的績(jī)效分?jǐn)?shù)獎(jiǎng)勵(lì)。
為了保障OA系統(tǒng)信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，全體用戶應(yīng)遵守本管理制度，違反者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任并接受公司考核制度的處罰。
oa系統(tǒng)管理制度 2
為加強(qiáng)對(duì)公司OA系統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動(dòng)化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，確保OA系統(tǒng)安全、暢通運(yùn)行，特制定本制度。
第一章 總則
第一條 OA系統(tǒng)內(nèi)容包括協(xié)同辦公、表單應(yīng)用、公文管理、文檔管理、公共信息、個(gè)人日程計(jì)劃、個(gè)人設(shè)置、會(huì)議等功能板塊。旨在實(shí)現(xiàn)公文無(wú)紙化傳輸、信息共享和交流，規(guī)范公文管理流程，提高辦公效率。
第二條 OA系統(tǒng)以事件為中心，從發(fā)文、辦理、行文至辦結(jié)，均需進(jìn)入OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)，運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中OA系統(tǒng)將對(duì)每一步操作自動(dòng)留痕，作為管理資料備查，并對(duì)每步操作進(jìn)行效能督查。
第三條 OA系統(tǒng)設(shè)置閱讀權(quán)限，未正式印發(fā)或辦結(jié)的公文，只有參與流程的相關(guān)人員才有權(quán)限查閱。對(duì)已辦結(jié)的文件，除涉密文件外，均公開發(fā)布供查閱。
第四條 本辦法適用于經(jīng)批準(zhǔn)使用OA系統(tǒng)的集團(tuán)各公司及各使用人。
第二章 系統(tǒng)管理
第五條 OA系統(tǒng)通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)變更初始密碼，新設(shè)置密碼不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的一切后果由使用人全權(quán)負(fù)責(zé)。
1 第六條 使用部門及人員在工作時(shí)間內(nèi)應(yīng)保持上午9：00-10：00，中午13：00-14：00和下午16：00-17：00三個(gè)時(shí)間段定時(shí)登錄OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公，保證及時(shí)動(dòng)態(tài)接收、處置和辦理文件。
第七條 各公司負(fù)責(zé)人為本公司OA系統(tǒng)管理的第一責(zé)任人，辦公室為本公司OA系統(tǒng)管理的執(zhí)行部門。
第八條 各公司辦公室文員負(fù)責(zé)對(duì)日常公文流轉(zhuǎn)的發(fā)布和歸檔。配合本公司高管人員使用OA系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)批辦。
第三章 OA系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程及規(guī)定
第九條 集團(tuán)公司發(fā)布的發(fā)文應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)為各公司的收文，通過(guò)OA系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，并存儲(chǔ)電子版。
第十條 各公司所有收文必須按文件的的文頭、文號(hào)等相關(guān)格式在OA系統(tǒng)上登記并由收文公司辦公室進(jìn)行批辦。
第十一條 批辦的文件依批示意見經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按照流程規(guī)定逐級(jí)閱示、辦理。
第十二條 結(jié)束辦理流程的公文必須及時(shí)由各公司辦公室做好系統(tǒng)歸檔管理，并打印領(lǐng)導(dǎo)批示后由辦公室文檔管理員進(jìn)行打印、分發(fā)、存檔。
第十三條 通知、公告由擬稿部門經(jīng)審批通過(guò)后統(tǒng)一交由辦公室在OA系統(tǒng)上發(fā)布。
第十四條 協(xié)同管理
一、除正式公文以外的工作安排、交流、資料傳遞、信息報(bào)送等均可通過(guò)協(xié)同方式進(jìn)行傳輸。
二、對(duì)于設(shè)定了期限的重要協(xié)同工作，接收單位應(yīng)于期限內(nèi)給予響應(yīng)，如未按要求及時(shí)收文，所造成的后果由接收單位自行負(fù)責(zé)。
第十五條 公告通知模塊
發(fā)布內(nèi)容是經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文、制度、通知，發(fā)布范圍是OA系統(tǒng)所有用戶。發(fā)布的審批由公司辦公室審核并負(fù)責(zé)發(fā)布。
第十六條 信息發(fā)布專欄模塊
發(fā)布各單位相關(guān)信息到OA系統(tǒng)的所有用戶。信息內(nèi)容必須經(jīng)各單位負(fù)責(zé)人或指定負(fù)責(zé)人審核后，由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布。審批過(guò)程可使用工作流程。
第十七條 通知模塊
發(fā)布與 OA 系統(tǒng)有關(guān)的信息到所有用戶。信息內(nèi)容經(jīng)各單位負(fù)責(zé)人或指定負(fù)責(zé)人審核后，由各單位OA管理員負(fù)責(zé)發(fā)布。審批過(guò)程可使用工作流程。
第十八條 各單位在OA系統(tǒng)中向本單位發(fā)布的信息，交本單位領(lǐng)導(dǎo)審核。各單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位在OA系統(tǒng)中對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)布信息的可靠性和嚴(yán)肅性負(fù)責(zé)。
第四章 用戶權(quán)限
第十九條 系統(tǒng)用戶如不能正常辦公，可設(shè)置工作委托，委托他人辦理。
第二十條 用戶主要權(quán)限如下
一、普通員工
1、在系統(tǒng)中根據(jù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)辦理業(yè)務(wù)回復(fù)自己的直接
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領(lǐng)導(dǎo)。
2、可使用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)流程向直接領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示工作。 3、可監(jiān)控、查詢自己參與公文的辦理情況。 4、可進(jìn)行電子公文的校對(duì)。
5、接收需要本人待閱的文件，查詢本人已閱公文的情況。 6、對(duì)自己所需的公文申請(qǐng)借閱。
7、公共信息查詢。
二、部門管理員
1、在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限。 2、本部門發(fā)文、制定協(xié)同審批流程。
3、收文處理過(guò)程中，接收部門領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，或是其他部門轉(zhuǎn)發(fā)的文件。
三、部門經(jīng)理
1、在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限。
2、在公司發(fā)文中，接收下屬員工擬稿的`公文審核，審核完畢后，返擬稿人或者送部門總監(jiān)會(huì)簽、審批。
3、收文處理過(guò)程中，接收領(lǐng)導(dǎo)批示需本部門辦理的公文，批示給下屬員工辦理。
四、部門總監(jiān)
1、在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限。
2、在公司發(fā)文中，接收本部門擬稿的公文審核，審核完畢后，返擬稿人或者送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。
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3、收文處理過(guò)程中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)批示需主管部門辦理的公文，批示給下屬部門辦理。
五、公司領(lǐng)導(dǎo)
1、在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限。
2、公司發(fā)文中，負(fù)責(zé)對(duì)公司發(fā)文的審批簽發(fā)。
3、收文處理過(guò)程中，對(duì)公司收文予以批示，批示給下屬辦理。
六、辦公室文員/秘書
1、在系統(tǒng)中具有普通員工的所有權(quán)限。
2、負(fù)責(zé)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽批文件的督辦。
3、接收發(fā)給本公司的公文，擬辦后傳送給辦公室主任。
4、根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)批示傳送相關(guān)部門或人員辦理。
5、負(fù)責(zé)將辦畢公文即時(shí)歸檔。
6、負(fù)責(zé)公司收文辦理的跟蹤管理工作。
7、在公司發(fā)文中，接收公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批結(jié)果編號(hào)送文印室制作或退相關(guān)部門或人員。
8、可查詢、統(tǒng)計(jì)、監(jiān)控公司收、發(fā)文的辦理情況。
第五章 效能督查
第二十一條 流程辦理應(yīng)在指定的時(shí)間內(nèi)辦完，系統(tǒng)將自動(dòng)記錄并及時(shí)提示辦理情況。
第二十二條 效能督查分為對(duì)審批流程的辦理時(shí)限督查和該件在各個(gè)環(huán)節(jié)的辦理時(shí)限督查�？偟霓k理時(shí)限以收、發(fā)文及竣工的時(shí)限為準(zhǔn)。為保證各類電子文件的及時(shí)收發(fā)，工作人員應(yīng)每天及時(shí)登錄到5 OA系統(tǒng)接收各類文件。使用人員如因出差或請(qǐng)假者，應(yīng)指定任務(wù)授權(quán)代理人或是異地登陸進(jìn)行辦公。
第六章 保密與安全
第二十三條 管理員應(yīng)對(duì)文件資料的保密性、正確性、完整性、發(fā)布范圍負(fù)責(zé)，并在公司相關(guān)規(guī)章制度及可公開的文章知識(shí)發(fā)布后及時(shí)上傳到知識(shí)文檔模塊中，系統(tǒng)自動(dòng)生成不可下載、不可復(fù)制、不可打印的效果供公司所有使用查閱，使用人員不得將文檔信息涉密。
第二十四條 從外網(wǎng)登錄OA系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝殺毒軟件，不得通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尋呼發(fā)送感染病毒的文件，以防病毒入侵。
第二十五條 使用系統(tǒng)時(shí)，所有涉密信息不得在該系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布，也不得存儲(chǔ)在OA系統(tǒng)中的任何模塊(如“網(wǎng)絡(luò)硬盤”)。
第二十六條 使用人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)操作規(guī)程，不得偵測(cè)、盜用他人帳號(hào)和密碼，嗅探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息。
第七章 系統(tǒng)維護(hù)
第二十七條 系統(tǒng)管理員根據(jù)辦公室的意見負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的維護(hù)和管理，對(duì)系統(tǒng)實(shí)行統(tǒng)一部署，權(quán)限分配和分級(jí)管理。并定期做好數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的數(shù)據(jù)備份與安全工作，檢查、維護(hù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)排除。
第二十八條 服務(wù)器出現(xiàn)故障，導(dǎo)致系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行等其他無(wú)法正常使用的情況，應(yīng)及時(shí)通知使用部門及人員并盡快查明原因、排除故障，恢復(fù)正常。如因系統(tǒng)升級(jí)維護(hù)等相關(guān)原因需停用的情況，系統(tǒng)管理員應(yīng)提前半天發(fā)布通知（特殊情況例外）。
6 第二十九條 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每月對(duì)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每半年對(duì)OA系統(tǒng)完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。
第三十條 文檔管理員應(yīng)定期整理知識(shí)管理欄中的文檔資料，及時(shí)刪除過(guò)期無(wú)效文檔；使用人員應(yīng)及時(shí)刪除在OA系統(tǒng)上生成的失效或錯(cuò)發(fā)信息。
第八章 考核
第三十一條 OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，對(duì)每位同事的工作事項(xiàng)、登錄、信息閱讀、處理周期、處理件數(shù)、延誤情況等進(jìn)行記錄，并將使用情況納入季度或年度考核范圍。
第三十二條 懲處
一、對(duì)長(zhǎng)期未登錄使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進(jìn)行規(guī)范使用，網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將按照事務(wù)的后果情況進(jìn)行懲處。
二、對(duì)不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運(yùn)行的使用部門和使用人員，將按照事務(wù)的后果對(duì)當(dāng)事人及其部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)懲處。
三、對(duì)泄漏機(jī)密，造成不良后果的，按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第九章 附則
第三十三條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第三十四條 本制度由集團(tuán)總裁辦公室負(fù)責(zé)解釋與修訂。
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第一章 總 則
第一條公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）是以建立起來(lái)的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公和信息資源共享。OA系統(tǒng)是公司信息化建設(shè)的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
第二條 OA系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)堅(jiān)持優(yōu)化業(yè)務(wù)辦公流程程、提高辦公效率和降低管理成本原則，利用OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)應(yīng)符合公司公文管理及其它業(yè)務(wù)管理的有關(guān)規(guī)定。
第三條 為保障公司辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱OA）安全、有效、規(guī)范運(yùn)行，根據(jù)企業(yè)網(wǎng)建設(shè)及OA系統(tǒng)實(shí)施要求，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本辦法。
第四條OA系統(tǒng)由總部技術(shù)處負(fù)責(zé)升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，保障網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器始終在線，保持正常的運(yùn)行狀態(tài)，并建立服務(wù)器運(yùn)行日志。
第五條人資處負(fù)責(zé)OA系統(tǒng)的建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)檢查工作。并經(jīng)行系統(tǒng)使用的培訓(xùn)。
第六條各部門有專人負(fù)責(zé)本部門相關(guān)電子文檔的保存，各部門發(fā)起流程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)OA流程的跟進(jìn)與追蹤。
第二章 系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)
第七條 OA系統(tǒng)的運(yùn)行是為了達(dá)到公司內(nèi)部無(wú)紙化辦公及對(duì)外信息交流。系統(tǒng)正式運(yùn)行后，系統(tǒng)所有用戶必須在每個(gè)工作日上午、中午的上班后一個(gè)小時(shí)內(nèi)，中午和下午下班前一個(gè)小時(shí)內(nèi)分別進(jìn)入系統(tǒng)瀏覽一次。
第八條 為公司實(shí)行信息化戰(zhàn)略目標(biāo)。首先是全面實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部辦公無(wú)紙化；進(jìn)階實(shí)現(xiàn)公司成員企業(yè)之間的信息交換、網(wǎng)絡(luò)辦公等。
第三章 系統(tǒng)運(yùn)行操作管理
第九條 在公司內(nèi)，有簽章的電子文件(包括打印版)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件，具有同等效力，各部門可以將電子文件作為公司內(nèi)部貫徹執(zhí)行工作和辦理的依據(jù)。
第十條 公司內(nèi)部各類會(huì)議通知、有關(guān)工作情況通報(bào)、部門之間的信息傳遞、日常請(qǐng)假申請(qǐng)，以及其他只在系統(tǒng)內(nèi)部需要貫徹的、部署性的、告知性的、事務(wù)性的文件等，只通過(guò)OA系統(tǒng)傳遞和辦理，不再發(fā)送紙質(zhì)文件。
第十一條 公司員工應(yīng)熟練掌握OA系統(tǒng)的操作方法，在使用OA 系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守以下規(guī)定：
1、通過(guò)OA 系統(tǒng)發(fā)布的信息、發(fā)起的協(xié)同，OA使用人員視同知曉，應(yīng)及時(shí)登錄系統(tǒng)獲取辦公信息，處理相關(guān)業(yè)務(wù)。
2、公司員工應(yīng)保證通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準(zhǔn)確，并對(duì)所發(fā)布的內(nèi)容負(fù)責(zé)。
3、公司員工應(yīng)保證OA系統(tǒng)處理辦公業(yè)務(wù)的響應(yīng)時(shí)間。網(wǎng)上公文及協(xié)同處理流程涉及到的工作人員處理時(shí)間原則上不超過(guò)2個(gè)工作日。如有出差、請(qǐng)假、培訓(xùn)等特殊原因離開時(shí)，須通過(guò)代理設(shè)置功能委托相關(guān)人員代為辦理。
第十二條OA系統(tǒng)公共信息管理實(shí)行實(shí)名制，不得在OA系統(tǒng)上發(fā)布與公司工作無(wú)關(guān)的公告或調(diào)查；應(yīng)避免在討論區(qū)發(fā)布私人事務(wù)，尊重他人權(quán)益及隱私，言論應(yīng)遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)。
第四章 網(wǎng)上辦公業(yè)務(wù)管理規(guī)則
第十三條 發(fā)文
公司各管理部門發(fā)布正式公告，由各部門職員擬稿，交部門主管審核修訂后后，提交人資處復(fù)核編碼，人資處根據(jù)文件性質(zhì)提交給相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)討論，通過(guò)后文件傳遞給人資處正式發(fā)布并對(duì)文件存檔，并分發(fā)到各相關(guān)部門和人員。
第十四條 收文（包括紙質(zhì)文件和網(wǎng)發(fā)文件）
1、公司收文，總經(jīng)辦收到政府及相關(guān)企業(yè)、合作伙伴來(lái)文后登記，傳遞給總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人，如需接收辦理的掃描后上傳OA系統(tǒng)。在提出初步處理意見后提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱示，領(lǐng)導(dǎo)閱覽后批示意見，總經(jīng)辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見轉(zhuǎn)交相關(guān)部門辦理。
2、部門收文，由部門文員完成收文登記、部門領(lǐng)導(dǎo)擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、轉(zhuǎn)到具體辦事人辦理自動(dòng)歸檔。
3、工作流的建立、變更和注銷
部門因工作需要新建、變更、注銷工作流時(shí)，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)人資處審批后，由系統(tǒng)管理員在接到通知后4個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行工作流的新建、變更及注銷。
第十五條 其他辦公事項(xiàng)
1、日常請(qǐng)假
單位人員請(qǐng)休病假、事假或公出，須經(jīng)OA系統(tǒng)傳遞填寫請(qǐng)假單，并根據(jù)情況提交給本部門領(lǐng)導(dǎo)或直接交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批，由人資處核實(shí)存檔。
2、協(xié)同辦公
公司各部門人員需要傳遞文件，須用OA與部門內(nèi)部或其他部門人員、部門領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常的文件的交流和消息溝通。
3、會(huì)議通知
召開會(huì)議前，由各部門人員填寫會(huì)議通知或方案，通知相關(guān)人員，描述會(huì)議相關(guān)信息，提交部門領(lǐng)導(dǎo)審核，部門領(lǐng)導(dǎo)溝通相關(guān)參會(huì)人員。需要分管領(lǐng)導(dǎo)以上參加的提交總經(jīng)辦申請(qǐng)。
4、公告調(diào)查
由各部門起草公告通知等信息，人資處核定公告內(nèi)容及格式，核實(shí)無(wú)誤后編號(hào)，交由該部門領(lǐng)導(dǎo)審核或直接交領(lǐng)導(dǎo)審核后在辦公OA系統(tǒng)上直接發(fā)布。
5、新聞稿件登記
由各部門擬稿后交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批發(fā)稿，稿件刊發(fā)后，再交由總經(jīng)辦審核登記、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)查閱后，由總經(jīng)辦文檔管理員歸檔。
第五章 安全保密管理
第十六條OA系統(tǒng)使用要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)和集團(tuán)公司商業(yè)秘密保護(hù)的有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第十七條OA系統(tǒng)中公文傳輸為非涉密電子公文。對(duì)涉及國(guó)家秘密，以及公司商業(yè)秘密機(jī)密級(jí)以上的`公文，仍以紙質(zhì)文件傳遞。
第十八條 通過(guò)OA系統(tǒng)生成的電子文檔或公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文檔或公文具有同等效力，除按有關(guān)規(guī)定必需采用紙質(zhì)文件存檔外，無(wú)需打印存檔。
第十九條 由人資處負(fù)責(zé)現(xiàn)有用戶、及新增用戶的審核、開通，并確認(rèn)需要開通的人員名單和使用權(quán)限。
第二十條OA系統(tǒng)通過(guò)用戶名和密碼進(jìn)行身份管理和認(rèn)證，使用人員首次登錄系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)更換密碼，不得泄露給他人，由于密碼泄露造成的損失由本人負(fù)責(zé)。
第二十一條OA系統(tǒng)涉及使用電子印章和人員簽名，由人資處統(tǒng)一制作并授權(quán)使用，對(duì)電子印章的使用、管理等同于實(shí)物印章。
第二十二條 有權(quán)使用電子印章和人員簽名的人員，應(yīng)定期更換其密碼，妥善保管，不得泄露；電子印章及簽名在OA系統(tǒng)上（包括OA系統(tǒng)文件打印版）與鮮章具有同等效力，非OA打印格式紙質(zhì)打印無(wú)效。
第二十三條 原則上有權(quán)使用電子簽章的管理人員，再請(qǐng)假期間也需要按照本制度要求按時(shí)登陸OA系統(tǒng)處理工作，如果確實(shí)需要有工作替代人。必須在休假前OA發(fā)送工作替代申請(qǐng)到人資處備案。因出差耽擱等不可抗力因素可委托直接上級(jí)代為處理。
第六章 系統(tǒng)維護(hù)管理
第二十四條 為避免計(jì)算機(jī)病毒傳播和網(wǎng)絡(luò)攻擊保證數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)安全，OA服務(wù)器應(yīng)安裝防火墻及網(wǎng)絡(luò)防病毒軟件，系統(tǒng)管理員應(yīng)指導(dǎo)檢查本單位操作用計(jì)算機(jī)安裝防病毒軟件并及時(shí)更新操作系統(tǒng)安全補(bǔ)丁及病毒特征碼。
第二十五條 系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)每日對(duì)OA數(shù)據(jù)進(jìn)行本機(jī)備份，每周末對(duì)OA完整數(shù)據(jù)進(jìn)行一次異地備份。
第二十六條 OA系統(tǒng)定時(shí)關(guān)閉維護(hù)時(shí)間為：“五一”、“十一”及春節(jié)長(zhǎng)假期間。
第二十七條 總經(jīng)辦應(yīng)與軟件開發(fā)單位簽訂技術(shù)支持協(xié)議，確保故障得到及時(shí)處理及軟件版本升級(jí)。
第八章 考核
第二十八條 OA系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)協(xié)同工作進(jìn)行跟蹤，并對(duì)每位公司員工工作事項(xiàng)的處理周期、處理件數(shù)、延誤情況進(jìn)行記錄。并將使用情況納入部門年度考核范圍。
第二十九條 OA系統(tǒng)發(fā)布的相關(guān)信息如需要一定時(shí)間段內(nèi)回復(fù)的，發(fā)件人必須注明答復(fù)時(shí)間，并抄送總經(jīng)辦督導(dǎo)處，并在后續(xù)進(jìn)行2次答復(fù)提醒。
第三十條 相關(guān)收件人沒有在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)作部門發(fā)出的信息做出及時(shí)答復(fù)的，未影響工作進(jìn)行警告一次，對(duì)工作造成影響依狀況懲處。
第三十一條 OA系統(tǒng)撰文、附件，必須認(rèn)真確認(rèn)，有出現(xiàn)錯(cuò)別字及附件格式不對(duì)（包含但不限于：附件錯(cuò)誤、附件不完整、所附掃描件方向不對(duì)等），回復(fù)期間要求不準(zhǔn)確或漏要求，對(duì)于發(fā)件人警告一次。
第三十二條 處罰
1．對(duì)長(zhǎng)期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數(shù)據(jù)；網(wǎng)上辦公數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，對(duì)工作造成不良影響的，將按照考核的相關(guān)辦法進(jìn)行處理。
2．偵測(cè)、盜用他人帳號(hào)和密碼，刺探網(wǎng)絡(luò)配置、服務(wù)器配置和數(shù)據(jù)庫(kù)信息，造成OA系統(tǒng)運(yùn)行中斷的；遺失或泄露帳號(hào)、密碼等安全認(rèn)證信息，造成公司損失的，將根據(jù)有關(guān)情節(jié)和所造成的損失大小，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。
3．違反保密規(guī)定，造成失密泄密的，按《保密法》有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。
第九章 附則
第三十三條 本辦法未包括事項(xiàng)仍按原程序辦理。
第三十四條 本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。
第三十五條 本辦法由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋
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