財(cái)務(wù)信息化方案
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)要點(diǎn)
企業(yè)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，面對(duì)諸多條件限制。我們感到要做好財(cái)務(wù)這項(xiàng)工作應(yīng)該注意并把握好以下幾個(gè)方面問(wèn)題：
1、要從企業(yè)生存發(fā)展的戰(zhàn)略高度來(lái)認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的重要性，樹(shù)立強(qiáng)烈的緊迫感和危機(jī)感。
2、從實(shí)際出發(fā)循序漸進(jìn)持。企業(yè)的信息化方案的價(jià)值在于其實(shí)用性可行性。
3、堅(jiān)持規(guī)范化與個(gè)性化相結(jié)合。信息化是管理現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)，不能簡(jiǎn)單的把信息化僅僅理解為花錢(qián)買(mǎi)設(shè)備。
4、廣大財(cái)務(wù)人員熟練掌握嚴(yán)格按規(guī)程操作，是充分發(fā)揮系統(tǒng)功能的關(guān)鍵。特別是建立一套與財(cái)務(wù)管理信息化相適應(yīng)的工作制度和激勵(lì)機(jī)制顯得更為重要，只有切實(shí)抓好這方面的工作，財(cái)務(wù)信息化建設(shè)任務(wù)才能最終完成。
財(cái)務(wù)信息化方案項(xiàng)目目標(biāo)
利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)對(duì)XX公司的財(cái)務(wù)、現(xiàn)金銀行、應(yīng)收應(yīng)付、工資、固定資產(chǎn)、財(cái)務(wù)分析、報(bào)表、采購(gòu)、銷(xiāo)售、庫(kù)存、經(jīng)營(yíng)分析、領(lǐng)導(dǎo)查詢(xún)等環(huán)節(jié)實(shí)施計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理;實(shí)現(xiàn)對(duì)集團(tuán)的“物流”、“資金流”和“信息流”管理的高度自動(dòng)化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。系統(tǒng)建設(shè)完成后，將實(shí)現(xiàn)以下主要目標(biāo)。
⒈可以全面、準(zhǔn)確、快速地獲得集團(tuán)人、財(cái)、物和供、產(chǎn)、銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的信息資源。通過(guò)對(duì)這些信息的再加工(如財(cái)務(wù)分析、數(shù)據(jù)挖掘)，為集團(tuán)的管理層和決策層提供制定財(cái)務(wù)預(yù)算、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、調(diào)整商品(或產(chǎn)品)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化企業(yè)管理和創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的依據(jù)。
⒉規(guī)范集團(tuán)財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)處理流程。
⒊強(qiáng)化部門(mén)或業(yè)務(wù)員管理，提高工作績(jī)效。
⒋減少資金占用，加快資金周轉(zhuǎn)。
⒌財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)將企業(yè)的相關(guān)信息共享給具有使用資格或使用級(jí)別的員工，減少了大量的重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了信息傳遞時(shí)間，工作質(zhì)量和效率迅速提高。
⒍由于計(jì)算機(jī)軟件能夠快速地處理各種信息，并進(jìn)行實(shí)時(shí)的分析，因此企業(yè)可以及時(shí)掌握市場(chǎng)活動(dòng)情況，并進(jìn)行相應(yīng)處理，從而為集團(tuán)贏得更大更廣的'市常
財(cái)務(wù)信息化方案設(shè)計(jì)
財(cái)務(wù)信息化是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。我們結(jié)合XX企業(yè)實(shí)際，把財(cái)務(wù)信息化作為整個(gè)企業(yè)信息化建設(shè)的切入點(diǎn)，立足當(dāng)前著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)，確定了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)的原則和總體思路：
1、整體規(guī)劃分階段實(shí)施;
2、循序漸進(jìn)量力而行;
3、堅(jiān)持實(shí)用性與先進(jìn)性相結(jié)合;
4、堅(jiān)持規(guī)范化與個(gè)性化相統(tǒng)一。
首先立足于滿(mǎn)足現(xiàn)階段工作急需，抓緊建立全公司統(tǒng)一的與財(cái)務(wù)新體制相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)系統(tǒng)，公司和下屬企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、成本管理、預(yù)算管理、資金管理、合并報(bào)表、會(huì)計(jì)信息傳遞等主體財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)電算化網(wǎng)絡(luò)化，為全公司企業(yè)管理整體信息化建設(shè)摸索經(jīng)驗(yàn)奠定基矗XX公司作為一個(gè)大型集團(tuán)型企業(yè)，生產(chǎn)門(mén)類(lèi)繁多，管理高度復(fù)雜，財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)方案的設(shè)計(jì)無(wú)疑是一項(xiàng)難度很大的工作，許多問(wèn)題帶有自身特點(diǎn)，找不到現(xiàn)成方案。我們從大型集團(tuán)型企業(yè)財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)和滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)工作需要出發(fā)，本著經(jīng)濟(jì)實(shí)用可行的原則，經(jīng)過(guò)反復(fù)比較論證，提出了“集中式管理、離線操作”系統(tǒng)解決方案。該財(cái)務(wù)信息化方案運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和B/S結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)軟件，較好地解決了集團(tuán)核心企業(yè)下屬分支機(jī)構(gòu)跨地域統(tǒng)一核算、通過(guò)鏡像帳套對(duì)下屬企業(yè)實(shí)施遠(yuǎn)程管理等一系列復(fù)雜問(wèn)題，使以較小的投資在多法人集團(tuán)型企業(yè)建立財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)成為可能。前一階段的方案設(shè)計(jì)和實(shí)施主要包括如下幾項(xiàng)內(nèi)容：
業(yè)務(wù)流程分析及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)
根據(jù)集團(tuán)型企業(yè)財(cái)務(wù)體制構(gòu)成，我們將公司財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)劃分為兩大部分：一是微觀部分，也就是以各個(gè)獨(dú)立法人為單位分別建立的單個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)管理與會(huì)計(jì)核算子系統(tǒng)。為使各個(gè)子系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和帳表設(shè)置的規(guī)范統(tǒng)一，保證母-子系統(tǒng)的銜接和數(shù)據(jù)流暢，公司統(tǒng)一制定獨(dú)立核算企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化帳套，統(tǒng)一編制企業(yè)代碼和一、二級(jí)財(cái)會(huì)科目代碼，三級(jí)以下明細(xì)科目代碼預(yù)留給基層企業(yè)，以滿(mǎn)足企業(yè)細(xì)化管理與個(gè)性化設(shè)置的需要。這部分必須按照會(huì)計(jì)制度與獨(dú)法人企業(yè)的會(huì)計(jì)核算要求進(jìn)行，保證規(guī)范統(tǒng)一，通過(guò)財(cái)務(wù)軟件的初始化設(shè)定。二是宏觀部分，這部分為集團(tuán)型企業(yè)特有，是我公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)方案最具特色的部分，也是本文討論的重點(diǎn)。公司財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)從整體上如果說(shuō)是一個(gè)大的系統(tǒng)，其內(nèi)部按財(cái)務(wù)從屬關(guān)系可以劃分為若干層次的子系統(tǒng)。
過(guò)渡期內(nèi)，XX公司作為原主管部門(mén)與集團(tuán)總部既綜合企業(yè)公司(集團(tuán)核心企業(yè))機(jī)關(guān)合署辦公。從圖四可以看出，綜合企業(yè)公司是由公司機(jī)關(guān)(集團(tuán)總部)和若干分公司共同組成的一個(gè)獨(dú)立法人企業(yè)，既是子公司的控股母公司也是集團(tuán)公司的核心企業(yè)。集團(tuán)公司除負(fù)責(zé)全公司投資管理、預(yù)算管理、資金管理、成本控制、財(cái)務(wù)分析等財(cái)務(wù)管理方面的業(yè)務(wù)之外，涉及日常會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)主要有四個(gè)方面：一是公司直接對(duì)外開(kāi)展經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和公司機(jī)關(guān)費(fèi)用開(kāi)支的會(huì)計(jì)核算;二是負(fù)責(zé)綜合企業(yè)公司總帳核算及管理，歸集公司機(jī)關(guān)和各分公司部門(mén)帳套數(shù)據(jù)，實(shí)行統(tǒng)一核算、出具綜合企業(yè)公司會(huì)計(jì)報(bào)表;三是收集全公司各獨(dú)立法人企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表，通過(guò)匯總和調(diào)抵內(nèi)部往來(lái)分錄編制集團(tuán)公司合并會(huì)計(jì)報(bào)表;四是對(duì)所屬企業(yè)的會(huì)計(jì)核算實(shí)施日常監(jiān)督管理。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)選擇及組網(wǎng)方案設(shè)計(jì)
和其他任何工作一樣，企業(yè)管理信息化建設(shè)必須從實(shí)際出發(fā)，堅(jiān)持必要性與可行性相結(jié)合的原則。在醞釀總體方案的過(guò)程中，我們?cè)?jīng)考慮一開(kāi)始就上ERP系統(tǒng)，采取高起點(diǎn)跨越式方式，加快全公司企業(yè)管理信息化進(jìn)程。但作為一個(gè)傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)占主體的老企業(yè)，我公司基礎(chǔ)設(shè)施和基礎(chǔ)管理都比較薄弱，結(jié)構(gòu)調(diào)整和技術(shù)改造任務(wù)十分繁重，大量歷史遺留問(wèn)題亟待解決，加之受傳統(tǒng)觀念和舊的習(xí)慣勢(shì)力影響，許多人對(duì)企業(yè)信息化建設(shè)的重要性和必要性還缺乏認(rèn)識(shí)，企業(yè)整體素質(zhì)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要達(dá)到ERP的要求需要一個(gè)相當(dāng)過(guò)程。類(lèi)似問(wèn)題可能在一些老企業(yè)都存在。欲速則不達(dá)，把財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)作為企業(yè)信息化建設(shè)的切入點(diǎn)是比較現(xiàn)實(shí)的。從現(xiàn)實(shí)可行的角度考慮，我們?cè)诰唧w組網(wǎng)方案和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行方式的選擇上立足企業(yè)實(shí)際，兼顧先進(jìn)性與適用性，在能夠滿(mǎn)足工作需要的基礎(chǔ)上盡可能降低門(mén)檻。尤其在硬件配置上循序漸進(jìn)不搞一步到位，隨應(yīng)用水平的不斷提高和硬件技術(shù)的發(fā)展逐步加以升級(jí)完善。這樣一來(lái)即可大幅度減輕公司負(fù)擔(dān)，使系統(tǒng)推進(jìn)工作更加切實(shí)可行，也為日后擴(kuò)展系統(tǒng)功能、采用新產(chǎn)品新技術(shù)預(yù)留了一定空間，有利于保護(hù)前期投資、延長(zhǎng)硬件設(shè)施的技術(shù)壽命周期。根據(jù)這一思路，我們確定了現(xiàn)階段財(cái)務(wù)系統(tǒng)組網(wǎng)實(shí)施方案和公司管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)總體規(guī)劃。初步設(shè)想全公司企業(yè)管理信息化建設(shè)分三個(gè)階段完成：
第一階段，以滿(mǎn)足現(xiàn)階段實(shí)際工作需要為主，按照上面所述財(cái)務(wù)體制和業(yè)務(wù)流程的要求，抓緊建立全公司統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)。公司和下屬企業(yè)的會(huì)計(jì)核算、成本管理、預(yù)算管理、資金管理、合并報(bào)表、會(huì)計(jì)信息傳遞等全部財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)電算化網(wǎng)絡(luò)化。
第二階段，以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為中心逐步延伸功能，整合其他業(yè)務(wù)管理，構(gòu)建覆蓋全公司的綜合企業(yè)管理信息系統(tǒng)和自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)流程的規(guī)范統(tǒng)一。公司的主要業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化。
第三階段，將企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與公眾網(wǎng)互聯(lián)，建立連接企業(yè)內(nèi)外的信息發(fā)布與信息收集渠道，構(gòu)建覆蓋全公司主要業(yè)務(wù)的電子商務(wù)平臺(tái)，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)開(kāi)展經(jīng)濟(jì)技術(shù)業(yè)務(wù)，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的信息化電子化。
系統(tǒng)運(yùn)行方式及財(cái)務(wù)軟件選擇
XX企業(yè)多廠址分散，采用不同的系統(tǒng)運(yùn)行方式，使用成本存在巨大差異。在企業(yè)資金條件十分有限的情況下，使用成本降不下來(lái)，任何方案都難以實(shí)施，正確選擇系統(tǒng)運(yùn)行方式是決定財(cái)務(wù)系統(tǒng)方案能否可行的關(guān)鍵。我們?cè)陂_(kāi)始醞釀系統(tǒng)方案時(shí)，就把系統(tǒng)運(yùn)行方式的選擇列為重點(diǎn)問(wèn)題，進(jìn)行了反復(fù)的研究與探索。最終確定的“集中式管理，離線操作”系統(tǒng)運(yùn)行方式。主要有三個(gè)方面特點(diǎn)：
一是在系統(tǒng)建成的初期階段采取一種過(guò)渡方式。每個(gè)基層企業(yè)作為一個(gè)客戶(hù)端，暫時(shí)設(shè)置完整帳套，同時(shí)在公司服務(wù)器端為其設(shè)置對(duì)應(yīng)鏡像帳套。按照我們的預(yù)定方案，客戶(hù)端通過(guò)Internet/Intranet連入公司服務(wù)器端，共享服務(wù)器資源，可以在免維護(hù)免安裝的狀態(tài)下運(yùn)行。系統(tǒng)建成初期，暫時(shí)在客戶(hù)端設(shè)置帳套主要是為了滿(mǎn)足“集中式管理，離線操作”方式的需要�；鶎涌蛻�(hù)端既是相對(duì)獨(dú)立的子系統(tǒng)，在離線狀態(tài)下可以獨(dú)立使用;連入公司服務(wù)器端后又成為公司整個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的有機(jī)組成部分，以利于公司的集中管理與監(jiān)督。
二是平時(shí)客戶(hù)端離線操作，根據(jù)需要定時(shí)或不定時(shí)連接。客戶(hù)端通過(guò)電話(huà)撥號(hào)方式直接連入公司服務(wù)器，每天將增量憑證傳至服務(wù)器端對(duì)應(yīng)鏡像帳套，保證服務(wù)器端鏡像帳套的內(nèi)容和客戶(hù)端內(nèi)容完全一致。公司在服務(wù)器端可以通過(guò)鏡像帳套隨時(shí)查詢(xún)了解企業(yè)財(cái)務(wù)狀況，直接生成各基層企業(yè)會(huì)計(jì)報(bào)表和全公司合并會(huì)計(jì)報(bào)表;
三是綜合企業(yè)公司(集團(tuán)核心企業(yè))實(shí)行跨地域統(tǒng)一核算。作為一個(gè)企業(yè)財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，綜合企業(yè)公司負(fù)責(zé)總帳套核算，下屬各報(bào)賬單位負(fù)責(zé)明細(xì)核算。各個(gè)報(bào)賬單位明細(xì)賬數(shù)據(jù)通過(guò)撥號(hào)連接傳輸至公司總帳套，自動(dòng)進(jìn)行數(shù)據(jù)歸集合并張?zhí)幚恚诠痉⻊?wù)器端直接出具會(huì)計(jì)報(bào)表。
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案注意事項(xiàng)
作為人機(jī)工程，XX集團(tuán)有限公司財(cái)務(wù)信息化建設(shè)方案在實(shí)施和運(yùn)行過(guò)程中還應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題。
⒈各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視才能保證工作的順利進(jìn)行，掃除不必要的人為障礙。
⒉使用者要重視軟件應(yīng)用，力爭(zhēng)達(dá)到耳熟能詳?shù)牡夭�。面�?duì)日新月異的技術(shù)進(jìn)步，只有不斷學(xué)習(xí)才能立于不敗之地，切忌畏難思想。
⒊重視制度建設(shè)。如設(shè)備使用制度，軟件使用制度，權(quán)限分工制度、憑證規(guī)范制度等等。
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