高效工作的計劃安排

關(guān)于高效工作的計劃安排

　　美國一家公司的董事長賴福林每天清晨7點之前準(zhǔn)時來到辦公室，先是默讀15分鐘經(jīng)營、管理和哲學(xué)的書籍，然后便全神貫注地開始思考本年度內(nèi)不同階段中必須完成的重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接著就是重點考慮一周的工作，他把本周內(nèi)所要做的幾件事情一一列在黑板上。 大約在8點鐘左右，他在餐廳與秘書共進(jìn)咖啡時，就把這些考慮好的事情商量一番，然后作出決定，由秘書具體操辦。賴福林工作有計劃，做事不忙亂，極大地提高了公司的工作效率，引起了美國管理界的高度重視和贊揚。賴福林說：“你應(yīng)當(dāng)計劃你的工作，在這方面所花的時間是值得的。如果沒有計劃，你始終不會成為一個工作有效率的人。工作效率的中心問題是：你對工作計劃得如何，而不是你工作干得如何努力。”在工作中，每個人都要認(rèn)識到做出合理計劃的重要性。工作有目標(biāo)和計劃，做起事來才能有條理，你的時間就會變得很充足，不會擾亂自己的神志，辦事效率也極高。

　　工作過度而吃力的真正原因并不是工作太多，而實在是沒有計劃，沒有系統(tǒng)。那些習(xí)慣毫無計劃地工作的人，總是這樣想：“我必須工作，我必須工作，我必須工作。”可是，沒有計劃，你很可能被一些不在計劃之內(nèi)的事纏身，而該做的事做不完。如果你每天有計劃，那么你在每刻鐘之內(nèi)，都應(yīng)當(dāng)知道要做什么事。 你可以把所要做的事情要排出一個順序，擬定一個程序表，盡力按著程序表去做。如果你的工作只需一小時做完，便在一小時之內(nèi)完成它，其余的時間去玩樂放松。本來只要一小時的事，而拖延到一天才做完，實在是愚蠢。

　　如果你的事太多，而時間不夠，則選擇最重要的做好，把不重要的刪去。 美國總統(tǒng)羅斯福是一個注重計劃的人。他時時把他所要做的事都記下來，然后擬定一個計劃表，規(guī)定自己在某時間內(nèi)做某事。如此，他便按時做各項事。通過他的辦公日程表可以看出，從上午9點鐘與夫人在白宮草坪上散步起，至晚上招待客人吃飯等為止，整整一天他總是有事做的。當(dāng)該睡覺的時候，因為該做的事都做了，所以他能完全丟棄心中的一切憂慮和思考，放心地去睡覺。 細(xì)心計劃自己的工作，這是羅斯福之所以辦事有效率的秘訣。每當(dāng)一項工作來臨時，他便先計劃需要多少時間，然后安插在他的日程表里。因為能夠把重要的事很早地安插在他的辦事程序表里，所以他才能把許多事在預(yù)定的時間之內(nèi)做完。

　　在制定日計劃的時候，必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達(dá)到的100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的80%。這是工作性質(zhì)決定的。每天都會遇到一些意想不到的情況，以及上司交辦的臨時任務(wù)。如果你每天的計劃都是100%，那么，在你執(zhí)行臨時任務(wù)時，就必然會擠占你業(yè)已計劃好的工作時間，原計劃就不得不延期了。久而久之，你的計劃失去了嚴(yán)謹(jǐn)性，在上司的眼中，你就不是一個很精干的員工。 要想做事不忙亂，除了工作計劃讓你有條不紊之外，你還需要營造干凈整潔的工作環(huán)境。有些人在每天的工作中忙得暈頭轉(zhuǎn)向，需要的每一樣?xùn)|西都好像故意和自己作對，需要它們的時候總是找不到，其實這些都源于辦事雜亂無章。即便總能在滿頭大汗之后完成工作，但由于不能有條理地工作，充分地利用資源，也會給上司留下一個毛躁的印象，以至于不敢委以重任。

　　有些人沒有養(yǎng)成整理辦公桌的習(xí)慣，他們總能為自己找到借口，說自己是多么的忙，無暇分心在這些小事上，或是怕清理東西時，把需要的或是有價值的文件也一起清理掉。

　　辦公桌上雜亂無章，會讓你覺得自己有堆積如山的工作要做，可又毫無頭緒，好像根本沒時間做或做不完一樣。面對大量的繁雜工作，再大的工作熱情也會被沖淡，還會讓你感到疲憊不堪，從而降低了辦公室生活的質(zhì)量。美國芝加哥西北鐵路公司前總裁羅蘭·威廉姆斯每天埋頭在辦公室里，處理著好像沒完沒了的工作。他第一次到德薩爾診所的時候，已處在精神崩潰的邊緣，他的臉上寫滿了焦慮、緊張。他告訴醫(yī)生，在他的辦公室里有三張大寫字臺，上面堆滿了東西，他每天都把全部的精力投入到工作中，可工作似乎永遠(yuǎn)都干不完。在與德薩爾仔細(xì)地交談以后，他回到辦公室的第一件事就是清理辦公桌，最后只留一張寫字臺，當(dāng)天的事當(dāng)天必須處理完畢。從此，就再也感覺不到?jīng)]完沒了的工作的壓力了，工作效率也提高了，身體也逐漸恢復(fù)了健康。混亂會造成不該有的干擾，降低工作效率。環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞了的設(shè)備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。

　　其實，整理辦公桌的過程實際上也是整理你的思路的過程，不管你有多么忙，也要把辦公桌收拾得像你的內(nèi)心一樣，保持辦公桌的整潔、有序。

　　在每天下班之前，要養(yǎng)成整理辦公桌的習(xí)慣，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按順序放置并保持桌面的整潔，這會使你從中受益無窮，你不僅會贏得別人的信賴，還會擁有平和積極的工作態(tài)度，工作也會變得有條不紊，充滿樂趣。

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