電子檔案歸檔管理辦法

時間：2023-06-03 12:37:04 管理辦法我要投稿

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電子檔案歸檔管理辦法3篇

電子檔案歸檔管理辦法1

　　第一條為了加強對電子公文的歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，制定本辦法。

　　第二條本辦法所稱的電子公文，是指各地區(qū)、各部門通過由國務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。

　　第三條電子公文形成單位應(yīng)指定有關(guān)部門或?qū)Ｈ素撠?zé)本單位的電子公文歸檔工作，將電子公文的收集、整理、歸檔、保管、利用納入機關(guān)文書處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。

　　機關(guān)檔案部門應(yīng)參與和指導(dǎo)電子公文的形成、辦理、收集和歸檔等各工作環(huán)節(jié)。

　　第四條副省級以上檔案行政管理部門負責(zé)對電子公文的歸檔管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性，移交前由形成部門負責(zé)，移交后由檔案部門負責(zé)。

　　第五條電子公文參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件的歸檔范圍進行歸檔并劃定保管期限。

　　第六條電子公文一般應(yīng)在辦理完畢后即時向機關(guān)檔案部門歸檔。

　　第七條電子公文形成單位必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。

　　第八條需要永久和長期保存的電子公文，應(yīng)在每一個存儲載體中同時存有相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機讀目錄。

　　第九條電子公文的收發(fā)登記表、機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子公文一同歸檔保存。

　　第十條電子公文的歸檔應(yīng)在"全國政府系統(tǒng)辦公業(yè)務(wù)資源網(wǎng)電子郵件系統(tǒng)"平臺上進行，各電子公文形成單位檔案部門應(yīng)配置足夠容量和處理能力及相對安全的系統(tǒng)設(shè)備。

　　第十一條電子公文形成單位應(yīng)在運行電子公文處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量、安全的暫存存儲器，存放處理完畢應(yīng)歸檔保存的電子公文，以保證歸檔電子公文的完整、安全。

　　第十二條電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子公文的真實性。

　　第十三條電子公文形成單位應(yīng)在電子公文歸檔時對相關(guān)項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認電子公文及相關(guān)的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文與相應(yīng)的紙質(zhì)公文內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。

　　第十四條歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或通過電子公文傳輸系統(tǒng)從網(wǎng)上交接。

　　第十五條通過存儲載體進行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

　　第十六條歸檔電子公文應(yīng)存儲到符合保管要求的脫機載體上。歸檔保存的電子公文一般不加密，必須加密歸檔的電子公文應(yīng)與其軟件和說明文件一同歸檔。

　　第十七條歸檔的電子公文，應(yīng)按本單位檔案分類方案進行分類、整理，并拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。

　　第十八條檔案部門應(yīng)加強對歸檔電子公文的.管理，提供利用有密級要求的歸檔電子公文，應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密的規(guī)定，采用聯(lián)網(wǎng)的方式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認定、權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。

　　第十九條超過保管期限的歸檔電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對確認銷毀的電子公文可以進行邏輯或物理刪除，并應(yīng)由檔案部門列出銷毀文件目錄存檔備查。

　　第二十條其他類型電子公文的歸檔管理可參照本辦法。

　　第二十一條本辦法未盡事宜，參照國家其他有關(guān)電子文件的標準和規(guī)定。

電子檔案歸檔管理辦法2

　　與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作;或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒;筆者認為，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

　　一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

　　紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

　　(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文悠揚，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

　　(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計算機與信息管理中心計劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心、財務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心負責(zé)學(xué)生交費信息的傳遞;教務(wù)處與研究生院負責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

　　無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。

　　二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

　　紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的骨干隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負責(zé)督促檢查立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計算機與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負起電子文件歸檔工作的重任。

　　電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚歸檔工作。

　　清華大學(xué)檔案館從1995年底開始抓電子文悠揚歸檔工作，制定了《機讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計了《機讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會議主要議題之一，會上，分管檔案工作的副校長和檔案館館長明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會上，又提出加快電子文件歸檔進程的具體要求。在對電子文悠揚的來源進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的校長辦公室、黨委辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點單位。先后三次與他們專門研究電子文悠揚歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚歸檔工作小組，由校辦副主任任組長，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細目。經(jīng)過努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

　　與紙質(zhì)文悠揚相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文悠揚形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán);檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用;計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的`職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

　　三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

　　由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。

　　在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標。

電子檔案歸檔管理辦法3

　　第一條設(shè)立目的

　　為使電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范化，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，為本公司經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)，特制訂本辦法。

　　第二條負責(zé)部門

　　電子文件的形成部門負責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，由xxx部門進行指導(dǎo)與監(jiān)督。部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門人員負責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

　　第三條電子文件的收集與歸檔

　　一、電子文件的收集

　　1．收集方法

　�。�1）及時按照要求制作備份。

　�。�2）需在登記表中登記。

　�。�3）登記表應(yīng)與備份一同保存。

　�。�4）登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

　�。�5）電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計算機程序；D—數(shù)據(jù)文件。

　　2．具體收集流程

　�。�1）記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際條件或需要，由xxx確定是否保留。

　�。�2）保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件建立準確、可靠的標識關(guān)系。

　�。�3）在“無紙化”計算機辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，并對有檔案價值的電子文件制作紙質(zhì)等硬拷貝件保留。

　�。�4）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性；用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。

　　（5）用計算機輔助設(shè)計（CAD）或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注意其對設(shè)備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

　�。�6）用視頻設(shè)備獲得的動態(tài)圖象文件，收集時應(yīng)注意收集其相關(guān)軟件。

　　二、電子文件的歸檔

　　1．電子文件的整理

　　電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級等因素相對集中；應(yīng)制成相應(yīng)電子文件目錄；歸檔電子文件應(yīng)填寫登記表。

　　2．電子文件的歸檔

　�。�1）歸檔時間

　　邏輯歸檔應(yīng)實時進行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

　　（2）歸檔檢測與鑒定

　　在進行電子文件歸檔工作時，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進行檢測。其內(nèi)容包括：硬件的有效性、軟件的有效性及其信息記錄格式等。并進行有效性和完整性的鑒定。

　�。�3）歸檔過程

　　A把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的`載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。

　　B存儲電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境。

　　C將相應(yīng)的電子文件目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

　　3．其他注意事項

　�。�1）應(yīng)明確規(guī)定歸檔時間、歸檔類型、相關(guān)軟件、版本、保存期限、檢測數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

　�。�2）歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。

　　（3）具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

　　第四條電子檔案的管理

　　電子文件歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交至部門檔案管理人員保管。其須遵循以下流程：

　　1．電子文件檢驗

　　歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗，合格率應(yīng)達到xxx％。與紙質(zhì)檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法，樣本數(shù)不少于總數(shù)的xxx％合格率應(yīng)達到x％。具體檢驗項目包括載體有劃痕，是否清潔；有無病毒；核實電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)；核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。將檢驗結(jié)果填入電子檔案入庫登記表。檢驗有錯的，應(yīng)及時將錯誤信息反饋部門領(lǐng)導(dǎo)，并重新制作。

　　2．電子文件保管

　　電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件。

　�。�1）歸檔載體不得擦、劃、涂等。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

　　（2）環(huán)境溫度選定范圍：℃—xxxxx℃；相對濕度選定范圍：xx％—xx％。

　�。�3）存放時應(yīng)注意遠離強磁場，并與有害氣體隔離。

　　3．電子文件抽樣檢查

　　每滿xx年，對電子檔案的形成和管理設(shè)備更新情況進行一次檢查登記。每滿xx年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于xxx％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。定期檢驗結(jié)果，應(yīng)填入電子檔案管理登記表。

　　4．電子文件的利用

　　利用時使用拷貝件，要遵守保密規(guī)定。利用者對電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

　　5．電子文件的銷毀

　　電子檔案的銷毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實施。非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

　　第五條附則