教你寫好工作匯報(bào)材料

教你寫好工作匯報(bào)材料

在實(shí)際工作中，下級公務(wù)人員向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作是常有的事情，而且匯報(bào)的場合、方式多種多樣，因此，匯報(bào)材料也就有多種類型。本文所說的匯報(bào)材料，主要指一個地區(qū)、部門、單位負(fù)責(zé)人在會議上或其他比較正規(guī)的場合向上級領(lǐng)導(dǎo)所作綜合性較強(qiáng)的工作匯報(bào)的文稿。

向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，看似很平常，實(shí)際很重要。匯報(bào)得好不好，一是體現(xiàn)著匯報(bào)人的素質(zhì)，二是關(guān)系到能否真實(shí)地反映匯報(bào)主體的實(shí)際工作水平，三是有時關(guān)系到能否贏得上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，四是關(guān)系到匯報(bào)人的形象和聲譽(yù)。

所以，任何有工作經(jīng)驗(yàn)的人，都會十分重視這件事。而要匯報(bào)得好，首先要把匯報(bào)材料寫好。盡管匯報(bào)時未必要照本宣科，但寫好匯報(bào)材料卻是匯報(bào)好的一個基礎(chǔ)。

那么，怎樣寫好匯報(bào)材料呢?我的體會有七點(diǎn)：

一、要投其所好

意思是說，在實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，上級領(lǐng)導(dǎo)想聽什么、喜歡聽什么，就匯報(bào)什么。具體有四層意思：

第一，匯報(bào)內(nèi)容要緊扣上級領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)的意圖。一般來說，上級領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)都有一定的目的性。特別在比較正規(guī)的場合聽匯報(bào)，往往會事先告知匯報(bào)主體。在這種情況下，就一定要按領(lǐng)導(dǎo)的要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料。這里要防止三種情況：一要防止走題，千萬不能答非所問。二要防止隨意增加與上級要求無關(guān)的匯報(bào)內(nèi)容。有的基層領(lǐng)導(dǎo)，較少有向上級領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面匯報(bào)的機(jī)會，一旦有了這種機(jī)會，就想“抓住機(jī)遇”，盡可能多匯報(bào)一些，讓領(lǐng)導(dǎo)多了解一些本單位的工作情況和成績，并借此在領(lǐng)導(dǎo)頭腦中“掛上號”。這種心情是可以理解的，但既然上級有明確要求，還是要按要求準(zhǔn)備匯報(bào)材料，其他內(nèi)容可以搞附件，用書面形式報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，不要輕易打亂領(lǐng)導(dǎo)的安排。三要防止隨意減掉上級要求匯報(bào)的內(nèi)容。有的基層領(lǐng)導(dǎo)不善于言談，或者擔(dān)心“言多語失”，所以就想盡量少說一些，快點(diǎn)匯報(bào)完了事，以致把一些上級要求匯報(bào)的內(nèi)容也給“省略”掉了。這很不妥當(dāng)。因?yàn)橄蛏霞墔R報(bào)工作是你的職責(zé)，丑媳婦總要見公婆，再不愿匯報(bào)也得按要求進(jìn)行匯報(bào)。

第二，匯報(bào)內(nèi)容要緊扣聽匯報(bào)者的心理。起草匯報(bào)材料之前，首先要研究聽匯報(bào)的人最關(guān)心什么、最重視什么、當(dāng)前正在研究什么問題，選這樣的問題做重點(diǎn)匯報(bào)，一般容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。如果再匯報(bào)得很清楚、很透徹，匯報(bào)出一些思想和經(jīng)驗(yàn)來，使領(lǐng)導(dǎo)從中受到一些啟發(fā)，那就會取得更加理想的效果。這樣的匯報(bào)，即使內(nèi)容窄一些，也往往能“以一當(dāng)十”。

第三，匯報(bào)內(nèi)容要緊扣聽匯報(bào)者的職責(zé)。公務(wù)行為的一個特點(diǎn)是職責(zé)的規(guī)定性，匯報(bào)的內(nèi)容也要體現(xiàn)這種規(guī)定性，同聽匯報(bào)者分管的工作相對應(yīng)。如果所匯報(bào)的內(nèi)容都是聽匯報(bào)者不分管的事情，那聽者肯定不感興趣，匯報(bào)也就不可能取得好效果。

第四，匯報(bào)的思路和語言要盡量適應(yīng)聽匯報(bào)者的思維特點(diǎn)和語言風(fēng)格。這一點(diǎn)做起來可能難一些，因?yàn)閰R報(bào)工作都是基層對上級而言的，匯報(bào)的人也好，起草匯報(bào)材料的人也好，對上級領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)和口味未必研究得那么多、把握得那么準(zhǔn)。怎么辦呢?就要盡可能地通過多種渠道做盡可能多地了解，力求匯報(bào)的思路和語言與其更貼近一些。這樣，領(lǐng)導(dǎo)聽著比較順耳，匯報(bào)也就容易取得好效果。

二、要突出特點(diǎn)

無論一個地區(qū)、部門，還是一個單位的工作，總有自己的特點(diǎn)。特點(diǎn)就是優(yōu)勢。既然有優(yōu)勢，匯報(bào)時就要抓住這個優(yōu)勢，突出這個優(yōu)勢。這樣可以取得多方面的好處：其一，這是實(shí)事求是的表現(xiàn)。因?yàn)樘攸c(diǎn)是客觀存在的，把客觀存在的東西反映出來，這就是實(shí)事求是。其二，容易匯報(bào)出深度和厚度，不至于像“攤大餅”、“流水帳”。其三，容易引起領(lǐng)導(dǎo)的興趣。因?yàn)榧热皇悄愕奶攸c(diǎn)，就說明別人在這一點(diǎn)上比不過你，領(lǐng)導(dǎo)一般希望在這一點(diǎn)上從你這里多了解一些情況，多受到一些啟發(fā)。其四，在諸多匯報(bào)中不至于陷于末流，而容易出類拔萃。根據(jù)我的體會和觀察，領(lǐng)導(dǎo)聽匯報(bào)，不僅要了解情況，更要研究問題。所以，一般并不喜歡那種面面俱到而又什么也說不清、說不透，不能使他受到啟發(fā)的匯報(bào)。如果在諸多匯報(bào)中，有的匯報(bào)特點(diǎn)很突出，在這一點(diǎn)上匯報(bào)得很深透，對領(lǐng)導(dǎo)研究工作確有啟發(fā)，那即使其他方面薄弱一些，也會給領(lǐng)導(dǎo)留下較好的印象。

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那么，怎樣才能既抓住特點(diǎn)，又能把它突出出來呢?我體會有三點(diǎn)：一要把最有特點(diǎn)的內(nèi)容放到最前邊，使領(lǐng)導(dǎo)一聽就能感到你的特色，以求先聲奪人的效果。二要濃墨重筆，寫清寫細(xì)，給人以完整清晰的印象。在這上面多說幾句，一般領(lǐng)導(dǎo)是不嫌口羅唆的，因?yàn)檫@是他最愛聽的地方。三要寫深寫透，充分挖掘、展現(xiàn)其工作內(nèi)涵、理論內(nèi)涵、思想內(nèi)涵，力求給人以啟迪甚至震撼。

三、要突出重點(diǎn)

抓主要矛盾是馬克思主義哲學(xué)的一個基本觀點(diǎn)。寫匯報(bào)材料也要抓主要矛盾，就是突出重點(diǎn)。有些匯報(bào)材料，事無巨細(xì)，面面俱到，而且平均用墨，結(jié)果成了“流水帳”，哪一點(diǎn)也寫不深透，使人聽了受不到什么啟發(fā)，留不下什么印象。這樣的匯報(bào)顯然是不成功的。要克服這種毛病，就一定要突出重點(diǎn)。

什么是應(yīng)該突出的重點(diǎn)呢?大體有這么幾個方面：一是最適合領(lǐng)導(dǎo)心理的內(nèi)容。因?yàn)檫@是領(lǐng)導(dǎo)最關(guān)心、最想聽、最愛聽的內(nèi)容，不把它重點(diǎn)匯報(bào)好，其他方面匯報(bào)得再好，也難以取得好效果。二是最能體現(xiàn)匯報(bào)主體特點(diǎn)的內(nèi)容。因?yàn)檫@是匯報(bào)主體在工作上最鮮亮、最抓人的地方，要在諸多匯報(bào)中打得響，主要靠把這方面的內(nèi)容匯報(bào)好。三是內(nèi)涵最豐富、最深厚的內(nèi)容。也就是說，要把有話可說、有思想可挖、有經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)的內(nèi)容作為匯報(bào)的重點(diǎn)。

重點(diǎn)確定以后，就要把它放在顯眼的位置上，集中智慧、集中筆墨把它寫好，使它切實(shí)成為全篇的重頭戲，成為全篇最精彩、最體現(xiàn)水平的地方。如果重點(diǎn)寫不出“重”來，也就不成其為重點(diǎn)了。

四、要寫出思想

寫匯報(bào)材料不僅是一個搜集資料、積累情況的過程，而且是一個研究工作、升華理論、提高認(rèn)識的過程。因此，匯報(bào)材料不能只是羅列情況，更重要的是要寫出思想。

當(dāng)然，這種思想一般不是直接寫在字面上的，而是寓于匯報(bào)的情況和角度之中的。具體說可以通過五個方面來體現(xiàn)：一是可以通過對特定問題所選取的匯報(bào)角度和站位的高度來體現(xiàn);二是可以通過匯報(bào)工作思路來體現(xiàn);三是可以通過對工作措施的理性概括來體現(xiàn);四是可以通過對經(jīng)驗(yàn)、體會的理性升華來體現(xiàn);五是可以通過對問題的深刻挖掘來體現(xiàn)。

總之，匯報(bào)雖然不是在講理論，但匯報(bào)的各個方面都應(yīng)蘊(yùn)含著深刻的思想。只有這樣的匯報(bào)，才有深度、有味道、給人啟迪、耐人尋味，才能給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。也只有這樣的匯報(bào)，才有助于展示匯報(bào)人的素質(zhì)、能力和水平。

起草匯報(bào)材料的人既要考慮如何把工作匯報(bào)好，又要考慮如何把匯報(bào)人的素質(zhì)展示好，并要不露痕跡地把二者結(jié)合起來、統(tǒng)一起來。

五、要脈絡(luò)清晰

工作匯報(bào)是將匯報(bào)材料上的符號語言轉(zhuǎn)化成匯報(bào)者的有聲語言，作用于聽匯報(bào)者的聽覺來完成的。而聽匯報(bào)和看材料是有區(qū)別的�？床牧峡梢浴盎仡^”，把前后內(nèi)容聯(lián)系起來看;看材料時精力可以“分叉”，可以幾條線索同時并進(jìn)，一次看不清的可以反復(fù)琢磨。聽匯報(bào)則既不能“回頭”，也不能“分叉”，又不能慢慢琢磨。這就要求匯報(bào)材料一定要脈絡(luò)清晰。首先是線條要單一，千萬不能像長篇小說那樣設(shè)置多條線索，一會兒這出個頭，一會兒那又出個叉。因?yàn)檫@樣很容易叫人陷入迷團(tuán)，理不出頭緒。其次是情節(jié)要簡單，對復(fù)雜的情節(jié)要刪繁就簡，沒有必要像長篇小說那樣寫很多細(xì)節(jié)。再次是前后內(nèi)容的轉(zhuǎn)換要明顯，一般要有必要的語言提示，以使聽匯報(bào)的人思路跟上趟。

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六、要結(jié)構(gòu)精巧

匯報(bào)材料一般包括工作情況、取得的成績、存在的問題、今后的設(shè)想等內(nèi)容，但整個材料如何布局、怎樣安排，先寫什么、后說什么，要精心斟酌，不一定都按上述四部分內(nèi)容一順排列下來。

干什么事都要圍繞著干這件事情的目的來進(jìn)行。匯報(bào)工作的目的是什么?就是把情況匯報(bào)清楚，把成績匯報(bào)充分，給領(lǐng)導(dǎo)留下一個好印象。安排材料的結(jié)構(gòu)一定要有利于達(dá)到這個目的，不要只圖省事，千篇一律。比如，在諸多匯報(bào)主體中，如果你的工作成績是最突出、最顯眼的，就可以采取倒插筆的結(jié)構(gòu)，先寫成績，然后再寫取得成績的措施，這樣讓領(lǐng)導(dǎo)一聽先高興起來、興奮起來，然后再往下匯報(bào)就會怎么匯報(bào)怎么順當(dāng)。再如，寫工作情況時，要把最吸引人、最突出、最有特色的內(nèi)容放到最前邊，讓領(lǐng)導(dǎo)一聽先被“抓住”，再往下匯報(bào)也就順當(dāng)了。如果一開頭先把領(lǐng)導(dǎo)說煩了，那往下匯報(bào)得再好，在效果上也會打折扣。所以，安排匯報(bào)材料的結(jié)構(gòu)，一定要在立足于工作實(shí)際的基礎(chǔ)上，研究領(lǐng)導(dǎo)的心理，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的心理，抓住領(lǐng)導(dǎo)的心理。這對取得好的匯報(bào)效果是很重要的。

七、要語言明快

寫匯報(bào)材料要充分考慮有聲語言的特點(diǎn)。一是敘述語言要簡明。切忌冗長口羅唆，千萬不能把有用的東西淹沒在廢話之中。二是要多用短句。這樣既便于說，又便于聽，而且干脆有力，節(jié)奏感強(qiáng)。如果句式過長，無論匯報(bào)的人還是聽匯報(bào)的人，都會感到費(fèi)勁。三是要流暢和諧，上口順耳，不能氣結(jié)語澀。四是要通俗易懂，不要用生僻的語言。

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