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規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程 提高計劃工作質(zhì)量
規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程 提高計劃工作質(zhì)量 計劃工作是供應(yīng)工作的龍頭。計劃工作質(zhì)量的好壞直接影響到能否及時地組織到站段運輸生產(chǎn)所需要的物資，所提供的物資價格是否最低、質(zhì)量是否最優(yōu)、能否保證安全。計劃員的業(yè)務(wù)能力是計劃工作質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。由于去年的管界調(diào)整，濟南局的物資管理與上海局的管理模式有所不同，原濟南局制定的一些規(guī)章制度已不適應(yīng)新的形勢的要求，加之計劃員的崗位經(jīng)常變動，計劃員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)了一些問題。盡管圓滿完成了物資供應(yīng)任務(wù)，但離規(guī)范管理的要求有一定的差距。個別計劃員工作中處理問題想當然，執(zhí)行規(guī)定不到位，個別敏感環(huán)節(jié)缺乏控制，不能相互制約，可能會產(chǎn)生舞弊行為，考核時有時沒有標準，比較隨意。因此將業(yè)務(wù)流程進一步規(guī)范，統(tǒng)一要求，形成靠制度管人的科學(xué)機制，十分必要。 一、計劃工作存在問題的表現(xiàn)及分析 經(jīng)過座談，存在的主要問題有以下幾個方面： 1.站段提報的書面計劃項目不齊全，特別是當站段對進料渠道進行建議時，不清楚是站段的意見還是個別計劃員的個人行為，一旦出現(xiàn)質(zhì)量或價格等方面的問題，容易出現(xiàn)扯皮，不利于界定雙方的責(zé)任。 2.業(yè)務(wù)負責(zé)人對站段的用料需求掌握不全面，一旦發(fā)生供應(yīng)不及時的情況，很可能已經(jīng)造成了不良影響，或當事人私下處理，不利于事前督促和事后考核。 3.部分計劃員執(zhí)行比質(zhì)比價采購的規(guī)定不到位，同一種物資價格變動過于頻繁，外地物資比質(zhì)比價標準過寬。當?shù)匚镔Y標準雖然很細，但單項物資達到標準的數(shù)量有限，同類物資夠標準，但和以前的規(guī)定不一致。 4.部分業(yè)務(wù)員發(fā)票處理不及時。有時料已經(jīng)送到單位好長時間，但發(fā)料單未開，時間滯后，給站段核算帶來不便，個別發(fā)票時間過長，易形成懸?guī)野浮?5.個別計劃員工作不嚴謹，臺帳填寫不規(guī)范，填寫項目不齊全，傳遞不及時。 6.個別計劃員工作拖拉。由于對工作內(nèi)容無明確的時間要求，考核時不好定性。 二、工作流程的作用及其制定的原則 工作流程是指為完成某一目標或工作任務(wù)時進行的一系列邏輯相關(guān)的活動的有序結(jié)合。如果保證工作取得好的結(jié)果，就必須控制好流程的運行。 例如計劃工作，從接受站段申請計劃開始，一直到把物資送到站段投入到運輸生產(chǎn)當中，就是一個具有相當環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。只有把每一個環(huán)節(jié)控制好了，才能保證計劃工作質(zhì)量。 制度是維系流程正常運作的規(guī)范，要根據(jù)流程的每一個環(huán)節(jié)，制定科學(xué)的工作標準，明確每一個環(huán)節(jié)應(yīng)達到的要求。切實做到工作有標準，考核有依據(jù)。不因人員變動而使工作產(chǎn)生偏差。 我們對計劃員的工作職責(zé)進行了認真梳理，確定了主要工作事項。主要包括：計劃受理、計劃確認、計劃上報、編制采購計劃、實施采購、單據(jù)處理、懸?guī)野柑幚�、�?yōu)質(zhì)服務(wù)、物資紀律幾個方面。對每一個事項都明確了具體要求，完成時間及考核人員。 主要遵循以下原則： 1.全過程控制。流程包括計劃員所能涉及到的所有工作項目，不留死角。 2.閉環(huán)控制。有要求，有考核，有反饋。 3.與上級政策相一致。嚴格執(zhí)行處里的各項規(guī)定。 4.逐級負責(zé)制。計劃員、業(yè)務(wù)負責(zé)人、監(jiān)管組各司其職。 5.持續(xù)改進。流程是一個不斷完善的過程，根據(jù)新的情況和執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時進行修訂。 三、流程要點 1、月度計劃必須是規(guī)范的書面計劃，包括經(jīng)辦人、審核人、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。如站段對進料渠道進行建議，須有單位公章和單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。臨時追加計劃如果是電話要料，接電人要做好記錄，品名、規(guī)格、型號、需用時間要記錄齊全，主管計劃員不在，應(yīng)由接電人代記，事后及時告知。站段申請計劃經(jīng)科長簽字確認。 2.按照路局物采管（2005）33號《關(guān)于公布物資采購分工范圍的通知》。屬物管處采購的物資經(jīng)科長簽認后一日內(nèi)及時報物管處。 3. 必須從準入供應(yīng)商中采購，確需從非準入單位采購的，經(jīng)科長簽字報監(jiān)管組同意后方可采購。屬集采分供范圍的，按集采分供渠道價格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。當?shù)亓蠁雾?000元以上或同類同批物資5000元以上，外地料1萬元以上的，納入比質(zhì)比價范圍。一次采購金額10萬元以上的，實行競價采購并報監(jiān)管組備案。所有采購計劃均應(yīng)填寫采購信息傳遞單，要求項目填寫齊全，不得漏項，在物資入庫前傳遞至倉庫作為倉庫收料依據(jù)。月度計劃2個工作日之內(nèi)完成，急用料隨時原則上不超過半個工作日。 4. 采購實施，按批準的渠道、價格執(zhí)行，通知有關(guān)渠道及時配送。跟蹤了解送料入庫情況，原則上一律入本站倉庫，確需直送站段的，需由科長批準。當?shù)亓?個工作日。外地料5個工作日。 5. 當?shù)毓⿷?yīng)商每周送發(fā)票（或附表清單）一次，外地供應(yīng)商每半月寄送發(fā)票一次，計劃員收到發(fā)票后五個工作日內(nèi)收發(fā)料單必須傳至倉庫。發(fā)票應(yīng)及時報銷，杜絕月底集中報銷，每月15日前收到的發(fā)票當月必須報銷，15日后收到的發(fā)票次月必須報銷，特殊原因不能報銷的要向科長說明原因。找科長簽字報銷時應(yīng)掛支單、發(fā)票、采購計劃齊全。單據(jù)要規(guī)范、準確，直發(fā)料或有需要說明的物資，應(yīng)在備注欄詳細注明發(fā)貨時間、票號等信息。發(fā)料單經(jīng)接收單位簽字確認后，計劃員不得私自通知管庫員變更價格，確需變更價格的，要報請科長同意。 6. 懸?guī)野柑幚�，按時間順序編制成表，寫明形成原因，由科長設(shè)定時間，限期處理。 站段有退換貨要求的，計劃員不得私自進行處理，需向科長匯報，落實清楚原因后再決定是否予以辦理。 7.計劃員不得私自轉(zhuǎn)結(jié)站段送來的發(fā)票，確屬生產(chǎn)急需產(chǎn)生的情況，由科長向站領(lǐng)導(dǎo)匯報后決定是否辦理。 8、對待用戶要主動熱情，不得推諉扯皮。服務(wù)中規(guī)范使用文明用語，杜絕服務(wù)忌語。有不良反映的，按控制程序進行處理。每月到市場了解價格行情一次以上，隨時掌握市場變化，并寫出書面報告報監(jiān)管組和科長各一份。每月攜帶走訪記錄本到主要用料站段走訪一次以上，征詢用戶對我站所供物資的質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面的意見和建議，經(jīng)被訪單位簽字后報科長審閱。 9、嚴格遵守有關(guān)規(guī)定。不得和供應(yīng)商串通，比價信息、采購計劃、采購價格等資料要妥善保管，不得外傳。不得接受供應(yīng)商的吃請、禮金及有價證券。 10、有違反上述之一條的，在次月考核工資中扣發(fā)當事人50--200元。 四、結(jié)束語 企業(yè)管理提倡以人為本，管好人首先要管好崗位。不斷完善崗位管理文件，實施科學(xué)的流程再造。將工作中的得失及時進行總結(jié)，上升為制度，實為管理的精髓。【規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程 提高計劃工作質(zhì)量】相關(guān)文章：
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