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業(yè)務(wù)梳理制度
一、通過職責(zé)梳理確定流程架構(gòu)和目錄
通過職責(zé)梳理，確定流程與職責(zé)的對應(yīng)關(guān)系，為后面流程描述和流程優(yōu)化打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，通過對照制度，發(fā)現(xiàn)各部門在職責(zé)方面的問題(如缺失、交叉重疊等)，彌補(bǔ)通過職責(zé)分解對應(yīng)流程過程中可能出現(xiàn)遺漏流程的情況，同時(shí)為改進(jìn)職責(zé)體系提供機(jī)會，通過對照制度，發(fā)現(xiàn)制度體系本身的問題(如制度缺失、過時(shí)等)。
二、通過工作訪談描述流程
在流程描述階段，最重要的問題就是制度缺失嚴(yán)重，主要依靠分公司流程進(jìn)行礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部的描述，獨(dú)有業(yè)務(wù)流程描述的是現(xiàn)有工作程序，這一階段要求流程描述人員有較好的流程控制與風(fēng)險(xiǎn)管理意識，有較強(qiáng)的歸納總結(jié)能力。
三、通過流程診斷實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化
制度是開展流程診斷與優(yōu)化的重要依據(jù)和基礎(chǔ)，依據(jù)制度對流程進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)流程與制度之間的不一致，識別改進(jìn)或優(yōu)化的機(jī)會，充分發(fā)揮流程體系與制度管理體系之間協(xié)同效應(yīng)。
流程的跨部門審核、各種管理制度審查完善，結(jié)合控制要求和得到廣泛應(yīng)用的流程診斷技術(shù)進(jìn)行流程診斷，根據(jù)診斷結(jié)果完成流程優(yōu)化工作。
流程優(yōu)化工作，要在整個(gè)架構(gòu)的框架下審視流程，既要保證流程完整順暢又要關(guān)注流程之間工作步驟的銜接關(guān)系。
有關(guān)流程診斷與優(yōu)化的技術(shù)手段主要技術(shù)包含：
流程結(jié)構(gòu)分析、流程環(huán)節(jié)分析、流程節(jié)點(diǎn)分析、流程管理分析、流程管理工作的組織
流程管理要作為一個(gè)專項(xiàng)，集中人力在一個(gè)時(shí)間階段內(nèi)開展，主要工作內(nèi)容包括：
1.建立流程管理責(zé)任機(jī)制。根據(jù)部門管理職責(zé)，明確流程負(fù)責(zé)部門與崗位，建立業(yè)務(wù)流程管理責(zé)任機(jī)制。
2.梳理業(yè)務(wù)流程與管理制度。梳理業(yè)務(wù)流程，描述流程基本步驟、重大風(fēng)險(xiǎn)和關(guān)鍵控制措施，理清規(guī)章制度。
3.流程建模與系統(tǒng)分析。應(yīng)用業(yè)務(wù)流程管理信息系統(tǒng)，建立業(yè)務(wù)流程管理模型，進(jìn)行流程要素的系統(tǒng)分析，完善主要業(yè)務(wù)流程。
4.規(guī)范業(yè)務(wù)流程管理文件。結(jié)合試點(diǎn)，協(xié)調(diào)各部門，按照統(tǒng)一規(guī)范，編寫流程管理文件，修訂完善規(guī)章制度，按公司規(guī)定審議批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行。
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1.制度資料收集與分析。
制度體系優(yōu)化之初，需要對企業(yè)現(xiàn)行制度運(yùn)行情況進(jìn)行總結(jié)、分析，通過收集現(xiàn)行制度資料，包括管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、程序文件、補(bǔ)充性管理規(guī)定、管理辦法、作業(yè)細(xì)則、紅頭文件、通知等文件，提煉制度主體所界定管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)，備注制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性。
2.制度體系框架設(shè)計(jì)。
制度是企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)、盈利模式落地的載體之一，通過制度授權(quán)，使流程效率得以發(fā)揮。因此，制度體系框架設(shè)計(jì)首先需要根據(jù)組織、部門職能或流程分解，形成制度框架的橫向分類;其次，根據(jù)制度對具體工作的作用，形成制度框架的縱向分級。
例如，關(guān)于制度的橫向分類，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策管理、戰(zhàn)略管理、顧客與市場管理、資源管理、生產(chǎn)運(yùn)營管理、績效管理等六大管理系統(tǒng)出發(fā)，項(xiàng)目組劃分了決策管理、組織治理、戰(zhàn)略管理、顧客關(guān)系管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、信息管理、科技管理、相關(guān)方關(guān)系管理、安全管理、環(huán)境保護(hù)管理、績效管理、知識管理等20個(gè)制度模塊。
關(guān)于制度的縱向分級，項(xiàng)目組確定了管理制度、管理辦法和實(shí)施細(xì)則三個(gè)層級，并根據(jù)制度規(guī)范管理事項(xiàng)的包含關(guān)系界定制度層級，明確了該制度在體系中的坐標(biāo)，解決了僅僅以制度名稱劃分制度層級，以及所謂制度、規(guī)定、辦法、細(xì)則等概念問題。
3.制度優(yōu)化方案確定。
根據(jù)制度體系優(yōu)化建立統(tǒng)一制度的目標(biāo)，制度優(yōu)化從制度結(jié)構(gòu)、制度內(nèi)容、格式規(guī)范、制度管理等方面展開。
制度結(jié)構(gòu)方面，在前期制度資料收集、分析的基礎(chǔ)上，將現(xiàn)行制度納入制度體系框架中，判斷各制度模塊下框架是否完整、內(nèi)容是否獨(dú)立，確定制度新增、結(jié)構(gòu)調(diào)整、制度廢止等方案。
制度內(nèi)容方面，從現(xiàn)行制度與業(yè)務(wù)實(shí)際的適用性以及優(yōu)化空間大孝制度執(zhí)行主體以及權(quán)責(zé)是否明確，確定制度內(nèi)容修訂方案。
格式規(guī)范方面，需要通過標(biāo)準(zhǔn)格式界定制度的關(guān)鍵要素，因此不同性質(zhì)、各層級制度要素和表述規(guī)范都將明確界定。比如，項(xiàng)目組界定一級管理制度包含適用范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語、職責(zé)、程序活動(dòng)、檢查與考核、報(bào)告和記錄、附錄等八個(gè)要素，并將流程圖與記錄表單作為制度附件。
制度管理方面，需明確制度建立、維護(hù)、檢查與考核等管理流程。
4.制度優(yōu)化編撰。
根據(jù)以上四個(gè)方面制度優(yōu)化方案，項(xiàng)目組制定了制度匯編目錄、制度修訂建議及制度格式模板，組織相關(guān)部門人員編撰相關(guān)制度，并提出“格式規(guī)范、內(nèi)容完整、PDCA”十二字寫作要訣。
格式規(guī)范指制度編寫要素齊全、表述規(guī)范;內(nèi)容完整指以差異性內(nèi)容分別描述制度規(guī)范各管理事項(xiàng);PDCA是以PDCA循環(huán)對各管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行描述的一種方法。
5.制度審定，統(tǒng)一編號，匯編成冊。
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