班組例會管理制度

班組例會管理制度

第一章總則

制訂本制度的目的是指導(dǎo)和規(guī)范班組經(jīng)營管理會議的運(yùn)作，目的在于改進(jìn)公司會風(fēng)，提高會議質(zhì)量，減少會議數(shù)量、縮短會議時間。

第二章召開會議應(yīng)遵循的基本原則

第一條會議的召開須遵循下面幾個基本原則：

1一致性原則。班組例會討論的原則或議題須同公司現(xiàn)行制度保持一致性，遵循制度所規(guī)定的準(zhǔn)則或者同制度構(gòu)成一個完整的體系。其它制度包括：公司章程、公司的考評制度、公司的報酬制度、公司的業(yè)務(wù)運(yùn)作流程、公司的工作報告制度等以及其它制度和規(guī)章。

2流程化原則。對于特定的會議類型，制定相應(yīng)的運(yùn)作流程，按照一定的模式進(jìn)行，做好必要的準(zhǔn)備工作，以便總經(jīng)理對所有公司內(nèi)部所召開的經(jīng)營管理會議進(jìn)行有效的指導(dǎo)和控制。

3有效性原則。

每一次所召開的公司經(jīng)營管理會議都應(yīng)該達(dá)到的預(yù)定的效果，絕對不能“會而不議，議而不果”。在召集會議前，應(yīng)通知與會者有關(guān)會議的議題、是否要求其發(fā)言等。每次會議只通知與會議議題有關(guān)的人員出席。

4節(jié)約性原則。

會議的召開應(yīng)該遵循節(jié)約性原則，時間要安排得恰當(dāng)有效。會議的主持人根據(jù)會議的內(nèi)容以及重要程度將有關(guān)事項(xiàng)在會議召開之前界定好。主持人和發(fā)言人的時間也應(yīng)有所限定。

5求同存異原則。會議上應(yīng)該允許不同意見的出現(xiàn)，要讓持有不同意見的人暢所欲言。關(guān)于一般的問題，可以采納少數(shù)服從多數(shù)的原則，但對于事關(guān)重大或比較嚴(yán)肅的議題，則應(yīng)采納智者的意見。

6民主集中原則。會議討論議題，應(yīng)本著集思廣益的原則，鼓勵與會者充分參與討論，由會議主持人將集體的意見集中在一起，形成會議共識。

7會議備檔原則。對于會議過程中所出現(xiàn)的所有重要事情，特別是經(jīng)營管理的一些原則問題的討論，都應(yīng)該記錄下來，以備查閱，作為公司日后工作的參考資料。

第三章會前準(zhǔn)備

第二條

公司召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。各部門召開會議需用公司會議室的，應(yīng)向辦公室書面提出，由辦公室統(tǒng)籌安排。

第三條會議召集人在會議召開

日前將會議的主題、地點(diǎn)、時間和對與會者的要求等下發(fā)或通知所有與會者。

第四條

會議主持人和與會人員都應(yīng)在會議召開3日前做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會議提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計劃草案、決議決定草案等。記錄人根據(jù)會議通知和與會者的會前準(zhǔn)備資料在會議召開2日前擬定《會議議程》交會議召集人審核。

第五條所有與會者都應(yīng)該遵守公司的會議制度，不遲到，不早退，不無故缺席。因?yàn)樘厥庠�因不能完整地參加會議的與會者，應(yīng)提前向會議召集人說明情況，并且將自己的觀點(diǎn)盡量用書面的形式轉(zhuǎn)達(dá)給會議召集人，由會議召集人代為表達(dá)。

第六條

會議的基本人員應(yīng)該包括：召集人，與會者，記錄員。會議原則上應(yīng)由召集人主持，也可由召集人指定他人代為主持。

第四章會議組織及要求

第七條會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。

第八條會議主持人須遵守以下規(guī)定：

1主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達(dá)會場，檢查會務(wù)落實(shí)情況，做好會前準(zhǔn)備。

2主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問題等，進(jìn)行必要的說明。

3會議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對議程進(jìn)行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會議效率。

4屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時提交與會人表明意見;對未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加以歸納并引導(dǎo)會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。

5主持人應(yīng)將會議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施部門、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完成時限等會后跟進(jìn)安排向與會人員明確。

第九條

參會人員須遵守以下規(guī)定：

1應(yīng)準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到;

2準(zhǔn)確、充分地表達(dá)自己的立場，會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題;

3會議討論過程中，與會者應(yīng)注意文明用語。

4遵循會議主持人對議程控制的要求;

5屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進(jìn)行討論性發(fā)言;

6遵守會議紀(jì)律，與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場;

7做好本人的會議紀(jì)錄。

第五章會議記錄

第十條

公司各類會議均應(yīng)設(shè)專用記錄本進(jìn)行會議記錄并由會議召集人確定專人負(fù)責(zé)記錄。會議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀(jì)要;

2會議記錄應(yīng)堅持實(shí)事求是的原則，盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性，記錄員應(yīng)署名;

3對會議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣;

4會議原始記錄應(yīng)于會議當(dāng)日、會議紀(jì)要最遲不遲于會議后2個工作日呈

報會議主持人審核簽名;

5負(fù)責(zé)會議考勤記錄，并報會議主持人核準(zhǔn);

6做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。

第十一條會議紀(jì)要和會議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：

1公司級會議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會議主持人確定，并由辦公室存檔備查，按年度移交公司檔案室。

2各部門的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管;

3會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

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