行政辦公物品管理制度

行政辦公物品管理制度

行政辦公用品管理制度 行政辦公用品管理制度第一章 總則 第一條 目的為適應(yīng)公司快速發(fā)展的需要，推進(jìn)行政辦公物品的規(guī)范化 管理，控制辦公費(fèi)用，本著節(jié)約高效的原則，特制定本制度。 第二條 適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。 本制度所指辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、 筆記本、釘書器等）、辦公自動(dòng)化所需用的耗材（含 U 盤、錄 音筆、5 墨盒等）、辦公設(shè)備（含電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真 機(jī)等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。辦公用品分類 第二章 辦公用品分類第三條行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)（辦 公固定資產(chǎn)和辦公低值資產(chǎn)統(tǒng)稱辦公資產(chǎn)）、辦公用品。 1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過(guò)程中保 持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在 2000 元及以上的各種辦公家具 及辦公設(shè)備。1

2、 辦公低值資產(chǎn)指使用期限較長(zhǎng)， 在使用過(guò)程中不易消耗， 單位價(jià)值在 2000 元以下 500 元以上的各種辦公家具及辦公設(shè) 備。 3、辦公用品指使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過(guò)程中容 易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。第三章行政辦公物 行政辦公物品的管理職責(zé)第四條辦公室的主要職責(zé)：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)行政辦公物品費(fèi)用支出情況進(jìn)行監(jiān)督、控 制，其管理職責(zé)主要包括： 1、供應(yīng)商選擇及管理： 2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控； 3、年度、每月辦公物品開支計(jì)劃的編制、報(bào)批和執(zhí)行： 4、行政辦公物品的分配、調(diào)撥、維修和報(bào)廢； 5、配合財(cái)務(wù)部對(duì)辦公物品進(jìn)行盤點(diǎn)，建立行政辦公物品臺(tái) 賬，負(fù)責(zé)日常維護(hù)和修理。 第五條 部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人的主要職責(zé)：認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；部長(zhǎng)負(fù)責(zé)本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn) 移、維護(hù)、報(bào)廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部室內(nèi)的辦公設(shè)備等 資產(chǎn)。 第六條 資產(chǎn)使用人的主要職責(zé)：應(yīng)該愛(ài)護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，合2

理使用辦公設(shè)備，由人力資源總部協(xié)助負(fù)責(zé)培訓(xùn)員工愛(ài)護(hù)國(guó)有 資產(chǎn)意識(shí)，正確使用辦公設(shè)備。如果因使用不當(dāng)，人為破壞， 由使用人自行付費(fèi)維修，并報(bào)送辦公室進(jìn)行維修登記。第四章行政辦公物品采購(gòu)第七條 辦公用品采購(gòu) 1、 辦公室每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃、 編制資金 使用計(jì)劃，納入公司全面預(yù)算，報(bào)公司財(cái)務(wù)部列入每月全公司 資金計(jì)劃。 2、 辦公室持相關(guān)票根據(jù)公司相關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定報(bào)銷， 費(fèi)用計(jì)入 各部門的年度預(yù)算執(zhí)行臺(tái)帳。 3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購(gòu)買， 并由辦公室主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)進(jìn)。購(gòu)進(jìn)消耗材料統(tǒng)一保管。 第八條 辦公類服務(wù)采購(gòu) 辦公類服務(wù)采購(gòu)指公司各部門對(duì)外印刷品、 宣傳品、 名片、 標(biāo)牌等服務(wù)類的采購(gòu)。 1、 公司辦公室辦公室進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后按程 序選擇服務(wù)供應(yīng)商。 2、公司各部門有對(duì)外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管 領(lǐng)導(dǎo)審批后在公司辦公室公布服務(wù)供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇。 第九條 辦公資產(chǎn)采購(gòu)3

1、辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃 辦公資產(chǎn)使用部門編制 《年度辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃》 并納年度 預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后提交辦公室匯總。 辦公室匯總各部門 《年度辦公資產(chǎn)采購(gòu)計(jì)劃》 后

第一文庫(kù)網(wǎng) 編制公司年 度采購(gòu)計(jì)劃，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后由辦公室執(zhí)行采 購(gòu)計(jì)劃。 2、辦公資產(chǎn)臨時(shí)采購(gòu)報(bào)批 各部門臨時(shí)需要購(gòu)置辦公資產(chǎn)時(shí)，填寫《資產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)單》 （見附件二），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)并簽字后，提交辦公室實(shí) 施采購(gòu)。 3、實(shí)施采購(gòu) 辦公室進(jìn)行貨比三家的方法進(jìn)行詢價(jià)后，連同資產(chǎn)申請(qǐng)表 和詢價(jià)后的采購(gòu)報(bào)價(jià)單上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后方可到財(cái)務(wù)部 領(lǐng)取支票進(jìn)行購(gòu)買。 4、驗(yàn)收 辦公室匯同使用部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃或申請(qǐng)表、購(gòu)物發(fā)票、 購(gòu)物明細(xì)驗(yàn)收采購(gòu)辦公資產(chǎn)，驗(yàn)收完畢后填寫驗(yàn)收單并簽字確 認(rèn)，辦公室和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺(tái)帳，填制固定資產(chǎn) 卡片。財(cái)務(wù)部根據(jù)入庫(kù)單和購(gòu)物發(fā)票進(jìn)行賬務(wù)處理。《資產(chǎn)購(gòu) 買申請(qǐng)表》和購(gòu)物明細(xì)復(fù)印件由辦公室統(tǒng)一保管。第五章辦公物品的管理4

第十條 辦公用品配發(fā) 1、各部門指定一名專人負(fù)責(zé)本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā) 放。 2、辦公用品每月領(lǐng)用一次，由辦公室于每月 25 日配發(fā)。 辦公室負(fù)責(zé)辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認(rèn)真填寫文具領(lǐng)用登記 單（見附件一），并進(jìn)行臺(tái)帳登記，寫明物品的名稱、規(guī)格、 單價(jià)、購(gòu)買日期、使用人等。 3、辦公用品原則每月一次領(lǐng)清，不得另行申領(lǐng)。如有特殊 需求提前與辦公室申請(qǐng)。單價(jià)超過(guò) 100 元以上的辦公文具由辦 公室主管主任審批。配發(fā)后辦公室登記臺(tái)帳，寫明物品的名稱、 規(guī)格、單價(jià)、購(gòu)買日期、使用人等。 4、員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，其使用的辦公用品可以帶走。 第十一條 辦公資產(chǎn)的管理 1、資產(chǎn)調(diào)撥 部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設(shè)備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥 單》 （見附件三） 。必須嚴(yán)格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào) 出部門負(fù)責(zé)人—調(diào)入部門負(fù)責(zé)人—辦公室確認(rèn)簽字后，方可轉(zhuǎn) 移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設(shè)備等資產(chǎn)。 2、資產(chǎn)報(bào)廢 由部門負(fù)責(zé)人填寫《資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單》 （見附件四） ，報(bào)公 司辦公室，辦公室會(huì)同財(cái)務(wù)部門進(jìn)行資產(chǎn)損壞鑒定后，由辦公5

室主管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批后方可報(bào)廢。辦公室與財(cái)務(wù)部門同時(shí)銷 帳。有再使用價(jià)值的，由辦公室收回統(tǒng)一維修、保管、再分配， 資產(chǎn)臺(tái)帳做相應(yīng)調(diào)整。在報(bào)廢前，部門不得隨意丟棄，否則本 部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。 3、資產(chǎn)的租用、出租和外借 （1） 公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬 需要，租用部門必須報(bào)公司辦公室審批，辦公室應(yīng)盡量考慮在 公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配確有困難而且購(gòu)買不經(jīng)濟(jì)合算的情況下， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可租用，租用手續(xù)由公司辦公室統(tǒng)一辦理。 （2）公司長(zhǎng)期不使用的行政辦資產(chǎn)品可考慮對(duì)外出租和 外借。辦公室定期對(duì)所有閑置的辦公資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，對(duì)其 中達(dá)到報(bào)廢條件的按相關(guān)制度辦理報(bào)廢手續(xù)，對(duì)長(zhǎng)期閑置的物 品主動(dòng)尋求外租，對(duì)今后沒(méi)有使用價(jià)值的物品進(jìn)行出售。 4、辦公資產(chǎn)的日常維護(hù)、維修 （1）辦公室是辦公資產(chǎn)日常維護(hù)、維修的責(zé)任部門。 （2）辦公室編制辦公資產(chǎn)維修計(jì)劃，并納入預(yù)算和經(jīng)營(yíng)計(jì) 劃。根據(jù)維修計(jì)劃對(duì)各部門辦公資產(chǎn)進(jìn)行檢查，按期進(jìn)行維護(hù)， 保證各物品正常工作。 （3） 各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時(shí)， 由部門負(fù)責(zé)人填寫 《辦 公設(shè)備維修申請(qǐng)表》報(bào)送辦公室。不經(jīng)過(guò)部門資產(chǎn)負(fù)責(zé)人而私 自報(bào)送維修申請(qǐng)，則辦公室不予受理。 （4）辦公室接到申請(qǐng)單后，需對(duì)報(bào)修設(shè)備進(jìn)行鑒定，進(jìn)行6

相應(yīng)的維修、更換，一般性修理應(yīng)在三個(gè)工作日內(nèi)修理完畢， 其它較為復(fù)雜的修理應(yīng)在七個(gè)工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后 及時(shí)登記《辦公設(shè)備維修記錄表》 （見附件五） ，資產(chǎn)使用部門 負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。 （6）若聘請(qǐng)外部單位進(jìn)行維修，相關(guān)付款事項(xiàng)執(zhí)行資金支 付程序。 （5）由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，要按照物品的原價(jià) 進(jìn)行賠償。 5、辦公資產(chǎn)的年終盤點(diǎn) （1）年終資產(chǎn)清查由辦公室對(duì)各部(室)進(jìn)行實(shí)物清查， 丟失的辦公資產(chǎn)由丟失部門按照原值賠償。資產(chǎn)清查結(jié)束后， 由辦公室將年終清查報(bào)告上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。具體清查程序可參照 《固定資產(chǎn)管理辦法》 （2）辦公物品丟失、損壞屬于過(guò)失人責(zé)任的，過(guò)失人應(yīng) 承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。 6、各部門部長(zhǎng)要調(diào)離本部門時(shí)，人力資源要及時(shí)通知辦 公室，辦公室根據(jù)辦公資產(chǎn)臺(tái)帳清點(diǎn)調(diào)出人負(fù)責(zé)部門所使用的 資產(chǎn)，有短缺者，按照物品原價(jià)賠償，待辦理完辦公設(shè)備移交 手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部長(zhǎng)負(fù)責(zé) 該員工使用資產(chǎn)的移交，由人力資源部協(xié)助完成。第六章 附7則

第十二條 監(jiān)督實(shí)施。本制度由公司辦公室負(fù)責(zé)制定、解釋、修訂并第十三條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件： 附件：1. 文具領(lǐng)用登記表 2. 資產(chǎn)購(gòu)買申請(qǐng)表 3. 資產(chǎn)調(diào)撥單 4. 資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)單 5. 辦公設(shè)備維修記錄表資產(chǎn) 購(gòu) 買申請(qǐng)日期：申 請(qǐng) 表申請(qǐng)人： 申請(qǐng)人： 采購(gòu)目的： 采購(gòu)目的：資產(chǎn)名稱1) 2)8申請(qǐng)部門： 申請(qǐng)部門：數(shù)量單價(jià)金額-

3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)-合計(jì)：-備注： 備注：注：請(qǐng)嚴(yán)格按照審批順序簽字申請(qǐng)部門： 申請(qǐng)部門： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 部門負(fù)責(zé)人簽字： 部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字： 部門主管領(lǐng)導(dǎo)簽字： 審核： 辦公室負(fù)責(zé)人 審核： 審批： 總經(jīng)理 審批：9

資 產(chǎn) 調(diào) 撥 單日期資 產(chǎn) 名 稱型號(hào)、 型號(hào)、機(jī)號(hào)原使用部門現(xiàn)使用部門原、現(xiàn)部門負(fù)責(zé)人簽字10

資 產(chǎn) 報(bào) 廢 申 請(qǐng) 單

注：請(qǐng)嚴(yán)格按照審批順序簽字

申請(qǐng)部門(1)： 辦公室簽字：

部門負(fù)責(zé)人簽字： 財(cái)務(wù)部門簽字： 總經(jīng)理簽字：

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辦公設(shè)備維修記錄表

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