如何寫好年終總結(jié)

如何寫好年終總結(jié)

年終總結(jié)與規(guī)劃對很多人力資源經(jīng)理來說并非易事：寫得太簡單，顯示不出一年的辛苦和業(yè)績;寫成長篇大論，老板也未必有時(shí)間細(xì)看，枉費(fèi)了心血與時(shí)間。到底該怎樣寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，并能更好地指導(dǎo)來年的工作呢?

李忠是廣州某I T公司人力資源經(jīng)理。該公司成立才兩年，由于業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，員工數(shù)量從2009年的60多人擴(kuò)展到現(xiàn)在的150多人。最近公司領(lǐng)導(dǎo)要他寫一份2010年工作總結(jié)與2011年公司人力資源供給需求規(guī)劃。李忠一下子緊張起來，去年就是因?yàn)槟杲K總結(jié)寫得太簡單，結(jié)果被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為一年啥都沒做，年終獎比別的部門經(jīng)理少了一大截，還險(xiǎn)些讓老板動了讓他走人的心。其實(shí)李忠去年寫總結(jié)的時(shí)候，雖然知道自己部門一年下來很辛苦，也取得了一些成績，但總不好意思寫進(jìn)總結(jié)里去，所以就寫得比較簡單。鑒于去年的前車之鑒，他決心一定要把今年的年終總結(jié)好好寫一寫，但由于自己大學(xué)畢業(yè)參加工作也沒幾年，對如何制定人力資源需求規(guī)劃以前并沒接觸過，不知如何下手才好，擔(dān)心自己花了心血寫出來的東西空泛而不切實(shí)際，老板會不滿意。他陷入了深深的憂慮之中。

其實(shí)，李忠遇到的問題是具有普遍性的，每到歲末年初，如果問各個(gè)企業(yè)的人力資源經(jīng)理最苦惱的是什么，十個(gè)有八個(gè)會訴苦說不知道如何寫好年終總結(jié)和規(guī)劃。寫得太簡單，老板那里交代不了，也突出不了自己一年下來的辛苦和成績;但有時(shí)候花了很多心血熬了幾個(gè)通宵寫出來了，老板要不就是一頓狠批，要不就是根本不重視，枉費(fèi)一番工夫，還把手頭的其他工作也耽誤了。

年終總結(jié)與規(guī)劃到底如何寫才能引起領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注和重視，并能更好地指導(dǎo)來年的工作呢?

"三心一意"寫好年終總結(jié)

自信心：當(dāng)仁不讓展現(xiàn)業(yè)績

受中國傳統(tǒng)文化影響，許多人把低調(diào)和謙虛奉為圭臬。的確，這是一種難能可貴的思想品質(zhì)。自古我們就有"滿招損，謙受益"之說，因此，"低調(diào)為人"是不少人力資源經(jīng)理常見的一種職業(yè)心態(tài)。但是很多人往往陷入到教條主義當(dāng)中，用低調(diào)來對待工作中的一切事務(wù)，即使在寫年終總結(jié)的時(shí)候，也時(shí)刻謹(jǐn)遵教條。

所以，我們可以看到，不少人力資源經(jīng)理的年度總結(jié)中充斥著諸如"在某某董事長的英明領(lǐng)導(dǎo)下"、"在公司各位領(lǐng)導(dǎo)的栽培下"之類的言詞，讓一篇總結(jié)工作得失的文字變成了歌功頌德和感恩的套話，讀來味同嚼蠟。還有的人力資源經(jīng)理對人力資源工作的重要性自身都沒有認(rèn)識，在年度總結(jié)中自我弱化人力資源部的作用和地位，為了表現(xiàn)自己謙虛甚至謙卑的作風(fēng)，在總結(jié)中不厭其煩地羅列工作中微不足道的失誤，但卻避而不談存在的真正問題。其實(shí)這種有選擇地"表現(xiàn)謙虛"的做法，非但不會為自己的職業(yè)發(fā)展加分，反而會讓明智的領(lǐng)導(dǎo)懷疑你的能力和為人。

我們常說在職場上除了低調(diào)為人外，更重要的是高調(diào)做事，如果只是一味地奉行低調(diào)的教條主義，而忘了工作的目標(biāo)，往往會適得其反。所謂高調(diào)做事，就是在工作中要滿懷自信，認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成自己的本職工作，并且如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)和同事展現(xiàn)自己工作中取得的成績。

隨著管理層級和幅度的增加，高層領(lǐng)導(dǎo)并不能充分了解每個(gè)部門和下屬的工作情況。因此，很多時(shí)候下屬需要主動抓住每個(gè)機(jī)會和上級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，而年度總結(jié)就提供了一次與高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，展現(xiàn)自己和部門過去一年取得成績的良好機(jī)會。當(dāng)然，展現(xiàn)成績并不是要自吹自擂、夸大其詞，而是要實(shí)事求是、恰如其分地把一年中取得的具有突出重要性的成績向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

在上文的案例中，正是因?yàn)槔钪胰狈ψ孕判�，沒有寫好去年的年終總結(jié)，導(dǎo)致自己陷于被動。如果他今年能夠充滿自信地寫出一份如實(shí)反映自己工作業(yè)績的年度總結(jié)，應(yīng)該會贏得公司高層領(lǐng)導(dǎo)更多的理解和支持。

責(zé)任心：實(shí)事求是反映問題

在寫年度總結(jié)時(shí)，很多人力資源經(jīng)理總是躊躇不定要不要寫工作中的失誤和存在的問題。寫了，怕被領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己無能，工作做得這么差;不寫，好像又過不了關(guān)。于是往往就輕描淡寫地寫上幾筆，不痛不癢，皆大歡喜。

其實(shí)，這種作風(fēng)是對工作不負(fù)責(zé)任的表現(xiàn)。在年度總結(jié)中，除了要如實(shí)展現(xiàn)自己過去一年中的成績，也要以強(qiáng)烈的責(zé)任心和內(nèi)省意識，如實(shí)、全面地反映工作中存在的關(guān)鍵問題。如前所述，年度總結(jié)是和上級領(lǐng)導(dǎo)溝通的良機(jī)，其中溝通就包括取得上級領(lǐng)導(dǎo)對自己工作的肯定和對存在問題的理解與建議。如果避而不談問題，既是對工作的不負(fù)責(zé)任，也會為今后的工作埋下隱患。因?yàn)楹芏嚓P(guān)鍵問題都是在取得上級領(lǐng)導(dǎo)的支持和理解，并提供相關(guān)資源支持的前提下得以解決的;如果上級領(lǐng)導(dǎo)連問題是什么都不知道，又何談解決。

當(dāng)然，在年終總結(jié)中談問題并非自我批判，具體要注意這樣幾點(diǎn)：首先，提出的問題應(yīng)該是比較重要的關(guān)鍵問題，不要雞毛蒜皮的事情都放進(jìn)來，否則非但不能引起上級領(lǐng)導(dǎo)的重視，反而會被認(rèn)為能力不足。其次，在問題提出的同時(shí)，應(yīng)該提出針對性的解決方案，否則問題就會變成自己真正的"問題"或"毛病"。有問題不可怕，可怕的是束手無策。在解決方案中可以向上級領(lǐng)導(dǎo)明確提出需要的支持和資源。

相信只要我們在年度總結(jié)中是憑著責(zé)任心如實(shí)地反映工作中存在的關(guān)鍵問題，并提出明確的解決對策，明智的領(lǐng)導(dǎo)會因此更清楚地了解和掌握到自己下屬的能力和工作態(tài)度。

細(xì)致心：日積月累全面細(xì)致

臨近年底通常是人力資源部最忙的時(shí)候，年終考核、年終獎金、應(yīng)屆生招聘，諸多工作忙得不可開交，可年終總結(jié)這時(shí)還要來"湊熱鬧"，既要忙業(yè)務(wù)又要寫總結(jié)，怎能會不出現(xiàn)臨陣磨槍、草草了事的情況?俗話說，巧婦難為無米之炊。

年終總結(jié)要寫好，沒有翔實(shí)的材料和精心的準(zhǔn)備是無法做到的，而這一點(diǎn)就要看我們平時(shí)的工作是否細(xì)致到位了。因此，一份好的年終總結(jié)不是臨陣磨槍、拍拍腦袋就能成就的，它需要日常的積累和階段性的總結(jié)。只有把平時(shí)的總結(jié)做好了，才能"多快好省"地寫出一份到位的年終總結(jié)。

我們來看看表1和表2，同樣是描述一年的工作成績，表1的數(shù)據(jù)翔實(shí)、清晰，非常具有說服力，而表2則簡單粗略，無法達(dá)到有效展現(xiàn)人力資源部工作業(yè)績的目的。用數(shù)據(jù)對工作進(jìn)行匯總，既簡單明了，又能清楚地說明總結(jié)者的工作能力。但要想臨時(shí)搜集、匯總、使用數(shù)據(jù)是很難的，這需要平時(shí)就對工作進(jìn)行認(rèn)真記錄，因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)來自于每季度、每月、每周，甚至每天的工作記錄和匯總。

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