年度會(huì)議組織要點(diǎn)與代表座次
年會(huì)是企業(yè)激勵(lì)員工、展示業(yè)績(jī)、聯(lián)系客戶(hù)的重要手段。通過(guò)豐富多彩的活動(dòng)、豐厚的獎(jiǎng)品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶(hù)美好的體驗(yàn)。下面，按照年會(huì)的七個(gè)環(huán)節(jié)（確定活動(dòng)立項(xiàng)/制定預(yù)算/選定會(huì)務(wù)代理/確定方案/確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)/結(jié)算/總結(jié)），就年會(huì)的組織要點(diǎn)，綜述如下，供大家參考：
年會(huì)的組織有五個(gè)要素是我們必須首先確定的：預(yù)算、人數(shù)、參會(huì)人員組成、會(huì)議主要議題、會(huì)議時(shí)間，這五個(gè)要素牽涉到在整個(gè)年會(huì)組織過(guò)程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動(dòng)安排等一系列決策。項(xiàng)目立項(xiàng)不是我們?cè)谶@里的討論范疇，但如果您是新人，接手行政工作后可以查看往年的工作記錄，以便未雨綢繆。在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會(huì)議綜費(fèi)、禮品，有的年會(huì)還要加上會(huì)后的旅游預(yù)算。
選定會(huì)務(wù)代理是組織年會(huì)便捷可靠的方法。第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢(qián)可以辦更多的事。不可理解？這就要了解酒店的定價(jià)體系,一般而言,酒店的價(jià)格從高到低會(huì)分為:門(mén)市價(jià)、前臺(tái)折扣價(jià)、商務(wù)公司價(jià)格、會(huì)議團(tuán)價(jià)、旅游團(tuán)價(jià)五個(gè)檔次。這就是為什么有的網(wǎng)友抱怨直接向酒店訂場(chǎng)地和客房反而比通過(guò)會(huì)務(wù)公司報(bào)價(jià)高的原因。隔行如隔山,其中有許多的操作技巧是業(yè)外人士所不知道的。第二，可以節(jié)省時(shí)間、簡(jiǎn)化操作流程。專(zhuān)業(yè)的會(huì)展代理對(duì)酒店場(chǎng)地及提供的服務(wù)都比較熟悉，按照您的年會(huì)組織五要素，他們可以很快推薦合適的地點(diǎn)給您。如果您選的會(huì)務(wù)代理公司經(jīng)驗(yàn)豐富，他們應(yīng)該可以很快報(bào)出初步的預(yù)算供您參考。第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會(huì)議的順利進(jìn)行。年會(huì)的`組織實(shí)施是個(gè)繁瑣的服務(wù)過(guò)程，它是一個(gè)需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會(huì)務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會(huì)務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季（對(duì)上海而言,就是3-5月以及9-11月）,如果您的會(huì)務(wù)活動(dòng)人數(shù)眾多（比如用房數(shù)在100間以上）,而酒店在前一天是滿(mǎn)房的情況下,就會(huì)造成大批客人到店后無(wú)法入住的情況,這時(shí)候就需要會(huì)務(wù)代理公司動(dòng)用人脈和酒店各部門(mén)（前臺(tái)、禮賓部、客房部等）進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問(wèn)題.又或者在會(huì)場(chǎng)搭建時(shí)的提前進(jìn)場(chǎng)時(shí)間,需要和酒店工程部、宴會(huì)廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒(méi)有會(huì)務(wù)公司的協(xié)作,組織者會(huì)增加很大的難度.
在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動(dòng)的核心議題合理地安排到會(huì)議議程當(dāng)中。主會(huì)場(chǎng)、舞臺(tái)及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會(huì)后旅游這七項(xiàng)是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。接下來(lái)就是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動(dòng)順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個(gè)方面：
1、邀請(qǐng)的貴賓及確認(rèn)其成行；
2、舞臺(tái)設(shè)計(jì)、場(chǎng)地搭建、燈光音響布置的完成；
3、文書(shū)工作、會(huì)議資料的準(zhǔn)備；
4、房間分配表；
5、用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺(tái)卡）；
6、交通安排；
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