通知的格式

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通知的格式

　　在當今社會生活中，用到通知的地方越來越多，下達指示、布置工作、傳達有關事項、傳達領導意見、任免干部、決定具體問題，都可以用通知。通知的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編整理的通知的格式，歡迎閱讀，希望大家能夠喜歡。

通知的格式

　�、贅祟}：寫在第一行正中�？芍粚憽巴ㄖ倍郑绻虑橹匾蚓o急，也可寫“重要通知 ”或“緊急通知”，以引起注意。有的在“通知”前面寫上發(fā)通知的單位名稱，還有的寫上通知的主要內(nèi)容。

　�、诜Q呼：寫被通知者的姓名或職稱或單位名稱。在第二行頂格寫。(有時，因通知事項簡短，內(nèi)容單一，書寫時略去稱呼，直起正文。)?

　�、壅模毫砥鹨恍校諆筛駥懻�。正文因內(nèi)容而異。開會的通知要寫清開會的時間、地點、參加會議的對象以及開什么會，還要寫清要求。布置工作的通知，要寫清所通知事件的目的、意義以及具體要求和作法。

　�、苈淇睿悍謨尚袑懺谡挠蚁路剑恍惺鹈�，一行寫日期。

　　寫通知一般采用條款式行文，可以簡明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照執(zhí)行。

　　怎樣寫通知

　　通知一般用于上級對下級組織對成員布置工作傳達事情及召集會議等。通知就其形式而言，可分為書面通知和口頭通知兩種形式.對通知的考查側重于對通知格式及通知正文時態(tài)的應用等方面。寫好一份通知，需要掌握下面三點：

　　一、通知的形式

　　通知有多種分類。從形式上可分為書面通知(written notice)和口頭通知(an nouncement)。書面通知強調(diào)語句簡練，用詞貼切，用語書面化;而口頭通知比較靈活簡練，用詞表達可隨便些，較為口語化。

　　二、通知的結構

　　通知一般由標題、正文和結尾三部分組成。標題部分包括常用標題語和發(fā)出通知的單位名稱;正文包括事情、通知對象、要求、時間(有時還包括地點)等;結尾部分主要包括發(fā)通知的具體日期。英文通知的格式一般是將NOTICE(每個字母都大寫)寫在通知正文上面一行的正中間。發(fā)出通知的單位名稱可以寫在NOTICE上面，也可以寫在通知正文的右下角;發(fā)通知的日期一般寫在通知正文的左下角。書面通知的格式如圖所示：

　　三、通知的書寫

　　1.發(fā)出通知的單位和對象在一般情況下用第三人稱，如要求同學們按時到會，不說“We must to…”或“You should…”，而應寫成：All the students are requested to be there on time.

　　2.在語言上，口頭通知的句型應該做到口語化，多用簡單句和祈使句，語言上盡可能用精煉的文字表達明確的信息，通知中提及的事情都是計劃要做的，時態(tài)多用將來時，語態(tài)多用被動式。

　　在句式上，常以“Boys and girls/Ladies and gentlemen”等作為稱呼語。開頭常用句式是“May I have your attention，please?/Attention，please./I've got some- thing important to say./I'm very glad to tell you that.../Please be quiet,everyone! I have something to say./I have some good news for you!/There will be a talk tomor row./The sports meeting will be held.../It has been decided that we'll pay a visit to…”，在通知結尾處常用句式“Please be there on time”并以“That's all. Thank you”作為客套結束語。

　　3.書面通知常以布告形式張貼或寫在布告牌、黑板上，把事情通知到有關人員等。為醒目起見，標題的每個字母可以用大寫(如NOTICE)。一開頭需要交代說明何事(what)、何地(where)、何時(when)、何人(who)。

　　4.在句式寫法上必須注意以下幾點：

　�、俦M可能用精煉的文字表達明確的信息，多用簡單句或短句、單句，以避免繁雜;

　�、谕ㄖ貙顒觾�(nèi)容、對象進行說明，多用被動語態(tài)，如“The class meeting will be held…”(班會將舉行……)等等;

　　③通知是要求下級成員該做什么或注意什么，多用祈使句;

　　④通知中所告的事情大部分是未進行的，故多用將來時態(tài)。

　　簡而言之，一份好的書面通知應具備以下三點：

　　1.四多一少。四多：被動語態(tài)多，將來時態(tài)多，簡單句多，祈使句多。一少：修飾性詞語少。

　　2.通知的開頭要交代清楚活動的內(nèi)容、對象、時間和地點。我們稱之為四

　　“W”。即：what，who，when，where.

　　3.層次清晰。一個層次表達一件事，切忌在一個句子中表達多件事情。

　　各種通知寫作格式

　　1、印發(fā)、批轉、轉發(fā)性通知的寫法

　　標題由發(fā)文機關、被印發(fā)、批轉、轉發(fā)的公文標題和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文須把握三點：對印發(fā)、批轉、轉發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如"同意"、"原則同意"、"要認真貫徹執(zhí)行"、"望遵照執(zhí)行"、"參照執(zhí)行"等；寫明所印發(fā)、批轉、轉發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫明發(fā)文日期。

　　2、批示性通知的寫法

　　標題由發(fā)文機關、事由和文種組成，也可省去發(fā)文機關名稱。正文由緣由、內(nèi)容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明了，說理充分。內(nèi)容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現(xiàn)指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便于受文單位具體操作。

　　3、知照性通知的寫法

　　這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據(jù)通知的內(nèi)容，交代清楚知照事項。

　　4、事務性通知的寫法

　　通常由發(fā)文緣由、具體任務、執(zhí)行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內(nèi)容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等。

　　5、任免、聘用通知的寫法

　　一般只寫決定任免、聘用的機關、依據(jù)，以及任免、聘用人員的具體職務即可。

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