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以高校評(píng)估為契機(jī)加強(qiáng)高校檔案工作論文
[摘要]國(guó)家通過在各高校開展各種形式的評(píng)估活動(dòng)，對(duì)一所高校整個(gè)工作進(jìn)行全面檢查，又能促進(jìn)高校進(jìn)一步明確辦學(xué)的指導(dǎo)思想，對(duì)高校加快落實(shí)教育工作的中心地位、改善辦學(xué)條件、深化教學(xué)改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。
[關(guān)鍵詞]高校 評(píng)估 檔案
對(duì)高等教育實(shí)行評(píng)估制度,是國(guó)家繼“211工程”之后高等教育領(lǐng)域的又一項(xiàng)重大舉措。通過在各高校開展教學(xué)評(píng)估、科研評(píng)估、校園文明建設(shè)評(píng)估、學(xué)校治安綜合治理評(píng)估等各種形式的評(píng)估活動(dòng)，對(duì)一所高校整個(gè)工作進(jìn)行全面檢查，又能促進(jìn)高校進(jìn)一步明確辦學(xué)的指導(dǎo)思想，對(duì)高校加快落實(shí)教育工作的中心地位、改善辦學(xué)條件、深化教學(xué)改革等，都具有極其重要的現(xiàn)實(shí)意義。
一、充分認(rèn)識(shí)高校檔案工作的重要性和必要性
以往，許多高校對(duì)檔案工作缺乏認(rèn)識(shí)，沒有給予檔案工作足夠的重視和支持，檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)立、人員配備和設(shè)備購(gòu)置等難以得到保證，嚴(yán)重影響了檔案部門的信息服務(wù)能力。評(píng)估是國(guó)家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，評(píng)估的結(jié)果直接影響一所高校的聲譽(yù)和地位，是關(guān)系到學(xué)校命運(yùn)和前途的大事。所以，檔案既是學(xué)校評(píng)估、改革和發(fā)展不可缺少的基礎(chǔ)和前提條件，也是學(xué)校積累的寶貴財(cái)富，只有切實(shí)做好檔案工作才能保證檔案工作更好地為教學(xué)、科研以及學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)，才能在學(xué)校接受評(píng)估時(shí)發(fā)揮應(yīng)有的作用。
二、摸清底數(shù)，找準(zhǔn)高校檔案工作存在的問題
隨著高校迎評(píng)工作的開展，高校檔案工作正面臨難得的機(jī)遇，同時(shí)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。一方面，高校檔案工作的重要性日益顯現(xiàn)，另一方面，高校檔案工作的滯后與被動(dòng)也更為明顯。從我院的情況看，檔案工作主要存在五個(gè)方面的問題：一是個(gè)別系部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，直接影響了檔案工作的正常開展；二是檔案基本工作比較薄弱，個(gè)別系部沒有及時(shí)建檔、歸檔，導(dǎo)致一些檔案資料流失；三是資金投入不到位，導(dǎo)致檔案保管條件差，設(shè)施陳舊、裝具不足，不符合“七防”要求；四是大部分檔案工作人員未經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和基本操作技能，案卷質(zhì)量達(dá)不到規(guī)范要求；五是所有檔案工作人員都是身兼數(shù)職，工作多、任務(wù)重、精力分散，造成歸檔不及時(shí)，收集不齊全，整理不規(guī)范。
三、六措并舉，全面推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化
1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督，健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)
�。�1）高等學(xué)校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督。也就是通常所說的“三納入”、“四同步”，即納入學(xué)校計(jì)劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
（2）建立和健全各學(xué)院及各系部檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各學(xué)院的綜合檔案室是日常具體負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)工作的管理機(jī)構(gòu)，也是全學(xué)院檔案工作的基礎(chǔ)和落腳點(diǎn)。健全學(xué)院綜合檔案室，根據(jù)工作需要設(shè)置一名或多名專職檔案人員負(fù)責(zé)日常工作，對(duì)搞好高校檔案工作具有至關(guān)重要的作用。
各系部也必須指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本系部有關(guān)檔案材料收集、整理歸檔、查閱工作，使日常工作中形成的檔案材料能及時(shí)完整歸檔。
2.全員參與，提高群體檔案意識(shí)
平時(shí)在工作中，檔案人員常遇到的問題是檔案材料收集難，案卷材料不齊全不完整，從而造成案卷質(zhì)量不能達(dá)到要求。究其原因，主要是群體檔案意識(shí)薄弱。在迎評(píng)工作中，檔案建設(shè)需要各方面的各層面的人員積極參與。全員參與的過程有助于全面促進(jìn)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)深化，所以，評(píng)估對(duì)人們檔案意識(shí)的影響是十分廣泛的。通過教育教學(xué)評(píng)估，學(xué)校廣大教職工能夠深切體會(huì)到檔案的重要性，這無疑是提高檔案管理水平的重要保證之一，也是提高檔案工作在學(xué)校管理工作中地位的良好思想基礎(chǔ)。
3.加強(qiáng)檔案法律法規(guī)宣傳，完善管理制度
�。�1）在檔案人員中加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的宣傳，要求他們認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》、《河北省檔案工作條例》，利用一切可利用的機(jī)會(huì)，加大檔案宣傳的力度，這樣才能讓大家真正從思想上和行動(dòng)上自覺配合檔案部門的各項(xiàng)工作。
�。ǎ玻┙⑼晟票緦W(xué)院、系部的檔案管理制度。主要包括各門類檔案立卷歸檔制度，檔案人員職責(zé)范圍、考核制度、檔案的保管、借閱制度，各門類檔案材料的歸檔范圍和保管期限表等，并對(duì)院系教學(xué)檔案管理者提出明確的工作目標(biāo)和工作要求。
（3）實(shí)行檔案管理責(zé)任制。通過實(shí)行檔案管理責(zé)任制，使院系所有教師都承擔(dān)一定的教學(xué)檔案責(zé)任，對(duì)各自的教學(xué)檔案進(jìn)行收集和整理，定期或不定期地移交檔案管理員，經(jīng)檔案員統(tǒng)一驗(yàn)收合格后存檔。這種責(zé)任制能有效地將這項(xiàng)工作細(xì)化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學(xué)檔案長(zhǎng)期有效地收集和保存。
4.加強(qiáng)對(duì)檔案員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)
普通高校院系級(jí)檔案管理工作起步較晚，制度不夠健全，系里檔案管理人員大多是兼職，工作繁忙，頭緒多，并且由于教學(xué)檔案內(nèi)容繁雜，涉及范圍廣，工作量大，他們當(dāng)中部分人不愿意從事這項(xiàng)工作，因此造成頻繁換人，對(duì)業(yè)務(wù)始終不熟悉，給教學(xué)檔案管理帶來了不利影響，在工作中出現(xiàn)一些漏洞。如：有些人需要文件時(shí)亂翻亂拿，借閱、轉(zhuǎn)閱從不登記；自己不妥善保管也不及時(shí)歸還；相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散失于個(gè)人手中。教學(xué)檔案收集不全、流失、歸檔材料質(zhì)量不高的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，必須加大對(duì)檔案員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，定期對(duì)他們進(jìn)行檔案崗位培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使其掌握檔案管理工作的基本知識(shí)和技能，貫徹落實(shí)好相關(guān)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
5.強(qiáng)化檔案部門服務(wù)意識(shí)
學(xué)校檔案部門必須能夠滿足高校評(píng)估專家們方便快速地檢索、調(diào)取，并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強(qiáng)化了檔案部門的服務(wù)意識(shí)。如今，高校檔案部門在職能上已從傳統(tǒng)的管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變，圍繞高校的教育教學(xué)工作，為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，為高校教學(xué)、科研、為廣大師生員工提供全面、及時(shí)、有效的服務(wù)。并在實(shí)踐中大力開發(fā)館藏檔案信息資源，不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域，深化服務(wù)內(nèi)容，優(yōu)化服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)功能。檔案工作者只有抓住服務(wù)這個(gè)根本，檔案工作才有市場(chǎng)、有價(jià)值、有地位，才會(huì)充滿生機(jī)活力，才能充分發(fā)揮出檔案巨大的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。
6.納入系部評(píng)優(yōu)考核范圍
由于檔案工作任務(wù)繁重，又沒有任何監(jiān)督、獎(jiǎng)勵(lì)和考核機(jī)制，給人的感覺是干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣，干與不干差不多，而檔案管理人員大多是兼職，工作本來就很繁忙，因此很多檔案管理人員對(duì)待檔案工作并不認(rèn)真，而且人員更換頻繁。如果把系部的檔案工作列入年底的評(píng)優(yōu)及考核范圍，同時(shí)對(duì)干得好的單位及個(gè)人給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，不僅會(huì)引起系部領(lǐng)導(dǎo)的重視，而且會(huì)加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心和工作熱情，從而對(duì)檔案工作的順利開展起到很好的推動(dòng)作用。
總之，高校評(píng)估的開展為高校檔案工作提供了良好的發(fā)展契機(jī)，學(xué)校檔案部門應(yīng)當(dāng)利用“迎評(píng)促建”的強(qiáng)大助推力，同學(xué)校的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合起來，抓住時(shí)機(jī)，發(fā)展自己，使檔案工作更上一層樓。
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