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探討建設工程項目信息化,在華北油田工程建設中的應用論文
一、華北油田工程建設管理現(xiàn)狀
華北油田礦區(qū)服務事業(yè)部計劃財務處是事業(yè)部計劃項目管理的歸口管理部門。負責指導項目的前期工作,組織安排、評審項目建議書和可行性研究報告;組織項目的初步設計方案審查、施工圖設計;負責項目的概算、預算和結算初步審查;監(jiān)督檢查項目執(zhí)行情況;對計劃項目完成情況進行考核;組織項目后評價工作。
華北石油礦區(qū)建設工程監(jiān)督管理實行兩級管理制度。華北石油管理局礦區(qū)建設管理處和礦區(qū)服務事業(yè)部礦區(qū)建設管理處合署辦公,對華北油田建設工程以監(jiān)管為主并做好對華北油田礦區(qū)重點建設工程的協(xié)調、監(jiān)管工作;華北油田公司各二級單位的礦建管理部門對本單位的工程項目進行監(jiān)管,主要負責工程項目全過程管理工作。
二、華北油田礦區(qū)建設項目管理工作特點
(一)涉及面廣礦區(qū)建設施工項目管理是一個多部門、多專業(yè)的綜合全面的管理。它不單包括施工過程中的生產(chǎn)管理,還涉及到技術、質量、材料、計劃、安全和合同等方方面面的管理內容。(二)工作量大一個建筑物的形成,需要消耗的物資種類繁多,需要大量的施工活動共同參與。對所有這些施工環(huán)節(jié)及其用到的資源都做到管理工作的深入到位,而這些僅僅是項目管理中的生產(chǎn)管理和材料管理兩個側面。(三)制約性強項目管理工作必然要符合建設工程項目從計劃決策到竣工驗收這樣一個循序漸進的內在規(guī)律。因此,建筑施工項目管理不僅要符合建筑工程有關規(guī)范規(guī)定的要求,還要做到彼此協(xié)作、安排有序。(四)信息流量大信息與物質、能源一樣,是構成社會經(jīng)濟發(fā)展的重要資源。任何一項管理活動都離不開某種信息的處理工作。建筑施工項目各方面的管理活動并不孤立,它們之間既互為依托又互相制約,如何將工程管理方面的信息最快的反映到工程管理層,是保障工程項目管理效率的關鍵。
三、項目管理信息化建設的特點及優(yōu)勢
當前,計算機技術在各個行業(yè)已經(jīng)被廣泛應用,當然在建筑業(yè)也不例外,在建筑行業(yè)中從設計到施工到后期維護使用各個環(huán)節(jié)計算機技術的作用顯得日益重要,特別是在施工階段涉及專業(yè)廣、管理項目繁多、工期緊張,計算機技術尤其是專業(yè)軟件的應用對提高施工管理人員的工作效率效果顯著,從而使專業(yè)軟件在施工管理人員在工作中廣泛應用,在施工項目的成本控制、質量控制和進度控制中都計算機技術都發(fā)揮著重要輔助作用。
建設項目管理信息化指的是建設項目管理信息資源的開發(fā)和利用,以及信息技術在建設項目管理中的開發(fā)和應用。通俗的說就是利用計算機和網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術手段,將現(xiàn)有建設項目管理內容進行有機整合和集成,以便提高管理水平、降低管理成本、提高管理效率。信息技術在建設項目管理中的開發(fā)和應用,包括在建設項目決策階段的開發(fā)管理、實施階段的項目管理和使用階段的設施管理中開發(fā)和應用信息技術。目前總的發(fā)展趨勢是基于網(wǎng)絡的建設項目管理平臺的開發(fā)和應用。
建設項目管理信息化存在以下特點和優(yōu)勢:
(一)及時準確地提供項目決策的有關信息。它可基于信息技術提供的可能性,對管理過程中需要處理的所有信息進行高效地采集、加工、傳遞和實時共享,減少部門之間對信息處理的重復工作。共享的信息為項目管理服務、為項目決策提供及時、直觀的工程進度、資金使用等情況,使領導能從宏觀角度進行宏觀控制和管理。
(二)保障工程項目計劃和管理科學合理。它使監(jiān)督檢查等控制及信息反饋變得更為及時有效,使以生產(chǎn)計劃和物資計劃為典型代表的計劃工作能夠依據(jù)已有工程的計劃經(jīng)驗而變得更為先進合理,使建筑施工活動以及項目管理活動流程的組織更加科學化,并正確引導項目管理活動的開展,以提高施工管理的自動化水平。
(三)為項目成本核算與財務分析提供數(shù)據(jù)依據(jù)。無論是從一個項目的角度,還是從公司整體的角度,都可將項目的成本計劃與跟蹤工作細化,將人力資源成本、費用、采購、材料設備等成本要素分解到項目各個工作環(huán)節(jié),為公司級的成本核算與財務分析提供基礎數(shù)據(jù)。
(四)便于項目相關部門、人員之間的溝通。由于每個項目都要涉及到各個相關部門及不同的供應商,每個部門及相關人員從不同的角度都需要了解項目的各個方面進度情況,提供一個有效的項目數(shù)據(jù)平臺是解決各個相關群體和個人之間溝通協(xié)調的捷徑。
(五)項目的跟蹤報告機制。隨著項目工作的展開,工程進度、合同執(zhí)行情況、資金使用情況、物資及人力資源調配情況是公司、項目管理機構及各個專業(yè)工程師都非常關心的問題,通過各個相關部門都及時報送相關的項目數(shù)據(jù),可以保障各級領導及時了解項目的進展情況,進行動態(tài)地分析、控制、管理工作。
(六)信息的有效性傳遞。由于個人理解差異、部門利益考慮、過程延誤等原因,組織內部上下級之間的信息、指令的在傳遞過程中也存在著信息失真與信息延誤等現(xiàn)象,組織內部自上而下形成的信息漏斗效應。在信息流通量與協(xié)同管理量非常大的現(xiàn)代工程建設項目管理中,信息的有效性傳遞可以有效避免很多扯皮、推委現(xiàn)象的發(fā)生,使得項目高層管理人員(項目經(jīng)理)的協(xié)調工作得心應手。
四、項目管理系統(tǒng)設計原則
(一)貼近實際業(yè)務,簡單易用
工程項目管理系統(tǒng)操作符合實際工程管理業(yè)務方式,使用方法易于理解、操作簡單,掌握起來快捷、方便。完整的隨機幫助及操作向導輔助學習操作。系統(tǒng)的初始界面要簡潔明確,將項目的決策、立項、基本建設程序、進度、資金、結算等最基本情況顯示出來,便于領導層及時掌握工程項目情況,以做出科學決策。
(二)先進的管理思想及軟件技術
系統(tǒng)要以國際先進的PMBOK(《項目管理知識體系》)為基礎、運用領先的項目管理理論及數(shù)學模型,同時要結合中國國情。產(chǎn)品要既適用,又具有先進性,具有生命力、有雄厚持續(xù)發(fā)展能力的主流技術,在今后的一段時間內不會過時、并且健康發(fā)展的技術平臺。
(三)良好擴展性和適應性
能針對不斷發(fā)展的企業(yè)經(jīng)營活動和組織結構,滿足各級組織、員工的門戶界面擴充和變化的需要。能夠滿足工程管理系統(tǒng)與現(xiàn)工程管理業(yè)務雙軌制運行的要求。具備門戶單一密碼登錄、各職能應用通行的能力。同時可以要提供系統(tǒng)基礎數(shù)據(jù)導入、導出接口,便于本系統(tǒng)與其它系統(tǒng)(如財務系統(tǒng)、OA、Erp、公司網(wǎng)站)的數(shù)據(jù)銜接。
(四)高可靠性、高安全性
多級權限控制,防止非法操作和擅自使用,并具有操作全面跟蹤記錄功能。最好設置代理服務功能,實現(xiàn)內外網(wǎng)隔離和數(shù)據(jù)加解密功能保護內網(wǎng)數(shù)據(jù)安全。具有普通員工、部門管理員、部門負責人、公司領導及網(wǎng)絡管理員等多種權限設定。提供完整的歷史追溯功能�？梢詾槊總�項目管理人營造一個量身定制的辦公空間。
(五)智能預警機制
動態(tài)預警機制,突出監(jiān)督時效,針對項目管理工作周期長、對象多、任務重的客觀情況,系統(tǒng)在業(yè)務處理過程中,新增了智能預警機制,對于即將到來的合同、進度報告等工作,系統(tǒng)會自動報警,體現(xiàn)管理的時效性。
五、項目管理系統(tǒng)主要功能展示
(一)進度計劃模塊
進度計劃模塊包括項目計劃、項目進度等功能,通過對項目的WBS分解,針對每個工作包可以從時間、費用、資源、材料設備、工程量、合同資金、質量、文檔、責任人等多個角度制訂項目計劃,并從上述各個側面報告進度情況,便于跟蹤、對比分析;項目進度報告、形象進度報告等報表隨時 反映項目進展情況。
WBS編碼設置功能,可以對不同的項目任意設置編碼規(guī)則。軟件項目模版功能,允許用戶將WBS保存為模版或從模版生成,并據(jù)此與P3、MS Project進行數(shù)據(jù)交換。
(二)合同管理模塊
合同管理模塊以甲乙方、合同金額等關鍵數(shù)據(jù)信息為核心,輔助以合同付款計劃與實際撥付、合同變更管理、合同違約索賠管理、合同模板等功能,并與WBS關聯(lián),方便、快捷地產(chǎn)生合同臺帳等各種匯總和明細合同報表,從而實現(xiàn)合同信息的存儲、查詢、分析等管理目標。
(三)材料管理模塊
根據(jù)加載到WBS上的材料和設備需求,可以對項目形成總的材料設備需求計劃,根據(jù)工程進度,材料進場日期和企業(yè)采購提前期,進行資源運算,得到不同時期的采購計劃,采購申請單經(jīng)過批準后,產(chǎn)生采購單、入庫單、出庫單等業(yè)務單據(jù),全面跟蹤、控制材料設備的計劃、采購、入庫、領用及庫存情況。
采購單、入庫單與采購合同關聯(lián),便于分析控制撥款計劃與實際付款。
(四)資源管理模塊
以WBS為核心的資源管理,囊括了onmouse人力資源和機械設備等資源要素,通過分析工作包的資源計劃、資源負荷,可對驅動資源進行合理配合、資源優(yōu)化;對工作包明確責任部門及人員,是責任矩陣和資源中心的基礎。
(五)文檔管理模塊
文檔管理模塊不僅是對各種文件、技術資料的簡單分類保存,實現(xiàn)WORD、EXCEL文件的在線編輯,還可與WBS關聯(lián),實現(xiàn)按項目、類別的雙向管理。文檔查詢可按各種要素進行資料快速檢索、借閱管理記錄資料文件來龍去脈;基于文件級別的權限控制,不僅保障文件安全,還便于相關人員進行文件編輯。
(六)項目跟蹤與報告模塊
項目跟蹤模塊將項目執(zhí)行過程中常用的、需特別關注的項目信息匯集生成項目對比報告,從時間、資源、費用、材料設備和成本等各個側面,將項目的實際進度與計劃進行對比,發(fā)現(xiàn)偏差、找出原因,是項目控制的基礎。同時,還將一些即將發(fā)生的工作、滯后的工作、關鍵工作等信息及時報告給項目高層領導和管理人員。
(七)資金管理模塊
資金管理模塊包括前期資金估算、資金計劃、資金收支和資金報表等功能,以核算項目為中心、以資金收支類別為基礎、圍繞項目WBS,全面實時地反映項目資金的計劃和使用情況,包括現(xiàn)金流量的估算、計劃、記錄、預測的匯總和明細報告。資金收入、支出的記錄,可與合同撥款關聯(lián),并可通過預設的憑證模版,實現(xiàn)與財務軟件的完美對接。
(八)招標管理模塊
實現(xiàn)招標、評標、定標全過程的管理。招標項目/子項目劃分,項目評分標準及權重多級定義、專家評分匯總,自動生成評標匯總表,便于決策層定標。
(九)協(xié)同辦公模塊
以工作流引擎為核心協(xié)同辦公模塊,包括工作計劃、消息中心、資源中心等功能,基于項目業(yè)務平臺,實現(xiàn)對合同撥款、合同變更、進度計劃調整、材料招標等業(yè)務的網(wǎng)上流轉、審批。智能提醒功能可實現(xiàn)新的工作任務需要處理時,系統(tǒng)自動彈出提醒消息窗口,對于離線用戶支持手機短信通知,方便高效處理工作。
(十)安全管理模塊
安全管理包括安全文檔和安全設施等功能,安全文檔實現(xiàn)各種安全法規(guī)制度、安全備案、安全交底、安全會議的信息管理;安全措施與WBS關聯(lián),管理安全設施、施工安全問題、隱患整改等業(yè)務功能,實現(xiàn)安全工作報表的匯總分析。
(十一)質量管理模塊
質量管理模塊包括質量資質、質量規(guī)劃、質量報告等功能,可以根據(jù)WBS制定相應的質量工作結果、質量檢查計劃、操作描述、檢查表格。對于常見質量問題,系統(tǒng)可以生成因果分析圖。
六、結語
信息化工具已經(jīng)很豐富了,管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不是一個陌生的產(chǎn)品,所以我們的關注核心就是如何選擇一款合適的產(chǎn)品,既結合企業(yè)實際,又能持續(xù)發(fā)展,鑒于目前我們已經(jīng)建設財務管理、協(xié)同辦公系統(tǒng)、再通過此次的項目管理系統(tǒng)建設,向下一步綜合管理方向又邁進一步,為盡早實現(xiàn)華北油田礦區(qū)建設工程更加科學化、合理化而努力
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