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論進一步做好檔案工作的思考論文
地勘單位屬地化以來，在《檔案法》及其實施辦法的指引下，檔案事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，管理體制不斷完善，各種門類檔案資料不斷豐富，并實現(xiàn)了統(tǒng)一管理。很多地勘單位還實現(xiàn)了達標升級。但是，隨著社會發(fā)展和科學技術進步，尤其是單位各項事業(yè)的快速發(fā)展，給檔案工作提出了更高的要求。 就本單位來看，按照檔案規(guī)范化管理的標準，逐
一對照，仍有一定差距，如，基礎工作不夠扎實，檔案數(shù)字化較慢，信息化服務不夠，發(fā)展規(guī)劃不明確，缺少深層次編研成果，缺乏有特色檔案，開放利用程度不夠等。
這些問題的存在，給我們檔案工作者提出來了一個新的課題，即，在當前形勢下，如何進一步搞好檔案工作？如何發(fā)揮檔案的積極作用？去服務于單位快速發(fā)展的各項事業(yè)，滿足各項事業(yè)發(fā)展的需要。
鑒于此，本人認為，要進一步做好檔案工作，充分發(fā)揮它的積極作用，還需要我們進一步作好以下幾個方面的工作。
一、 抓好檔案資源建設
檔案資源是檔案事業(yè)發(fā)展中的基礎，是一個單位最基本的基礎條件，是信息資源建設的主要組成部分。因此，要增強工作的主動性，不斷拓寬資源獲取的渠道和范圍，凡是對本單位發(fā)展有用的檔案，有收藏價值的檔案，都應納入檔案資源，勿使檔案工作成為“無源之水，無本之木”。為此，可以從以下方面做起，一是先從單位內(nèi)部，在已有文書、科技檔案的基礎上，拓寬歸檔范圍，收集充實實物檔案、音像檔案等，形成門類齊全、結(jié)構合理是總體格局。二是豐富、完善和充實各類檔案內(nèi)容，三是收集或征集一些本單位在發(fā)展過程中有影響的人或事件的專題檔案。這樣，本單位只有擁有了豐富的檔案資源，才談得上提供提供利用的源泉。
二、抓好檔案數(shù)字化建設
有了充足的檔案資源后，就要求我們更好地發(fā)揮它的作用，要發(fā)揮好它的作用，除了一些傳統(tǒng)的方法外，還要求我們充分把檔案信息化、數(shù)字式化，當然，檔案信息化的內(nèi)涵很豐富，但在目前狀況下，本人認為，要做好三個層面上的工作：
一是要把當前歸檔的的全部內(nèi)容數(shù)字化，即利用現(xiàn)有科技手段，把現(xiàn)在所形成的文字材料、整理文檔過程中形成的數(shù)據(jù)錄入軟件中，形成最基本的文件級目錄，以及每個文件的全部電子文件，二是建立健全各類檔案的基礎數(shù)據(jù)庫，匯編出案卷級目錄，整理出各類檔案的目錄數(shù)據(jù)，設計出各類檢索檢索工具。三是在一定范圍內(nèi)逐步實現(xiàn)檔案資源的共享，構建檔案信息系統(tǒng)。這樣就可以改變過去傳統(tǒng)的檔案實體服務方式，輔以現(xiàn)代的電子文檔服務方式。既保護了檔案實體原件，又提高了檔案利用的工作效率，從而發(fā)揮檔案的最大作用。
三、加強檔案機制建設
加強檔案法律、法規(guī)和制度建設，做到有法可依，克服和防止工作的隨意性和盲目性，促進檔案工作的制度化、程序化和規(guī)范化。在實際工作，一方面要堅持以制度管事。用規(guī)范的管理制度、完整的工作流程來指導和開展檔案工作，以此促進檔案規(guī)范化管理，提升檔案管理水平；一方面要堅持以制度管人。完善崗位目標管理責任制度，嚴明崗位紀律，真正形成一套職責明確，程序嚴謹，落實有效，運轉(zhuǎn)靈活的工作機制，促進檔案管理人員遵章守法，發(fā)揮主觀能動性，為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。同時注重服務機制的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案工作服務由被動向主動服務轉(zhuǎn)變，由單一服務向全方位服務轉(zhuǎn)變，由一般服務向深層次服務轉(zhuǎn)變，使檔案工作緊跟本單位的發(fā)展步伐，真正體現(xiàn)檔案工作落實的“四同步”，以促進檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
四、做好檔案服務工作
服務是檔案工作永恒的主題。為單位各項工作提供檔案信息服務，應當根據(jù)具體情況，不斷調(diào)整服務方式，創(chuàng)新開發(fā)多渠道的信息資源，積極主動地為經(jīng)濟建設服務。 這就要求我們：一是首先樹立“以人為本、服務先行”的意識。要采取積極有效的措施，宣傳檔案法，普及檔案知識，讓更多的人了解檔案，宣傳檔案，使檔案真正服務單位。二是要增強和提高檔案服務的主動性、針對性和及時性。了解和知曉本單位的主要工作職責、程序、步驟，有所考慮、有所準備相關的資料或目錄。三是樹立信息服務的理念。利用現(xiàn)成的、質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源，以及得天獨厚的庫存優(yōu)勢，圍繞本單位的中心工作，整理匯編相關的信息數(shù)據(jù)，主動地為各級領導決策提供參考，定期編制檔案信息簡報，有針對性地為部門提供文檔服務，為各部門提供檔案信息服務。四是在服務過程中增強保密意識和創(chuàng)新意識，在提供利用的同時，要處理好利用與保密的關系，對涉及本單位秘密的檔案要履行好保密職責；同時在服務中要有創(chuàng)新意識，在堅持一定原則的基礎上，創(chuàng)新服務方式，改進工作方式方法，大膽嘗試，合理合規(guī)，以期達到最好的利用效果。
五、提高檔案人員的能力
隨著時代的進步，人們需求的變化，不僅僅對檔案實體提出了新的標準，而且對檔案管理的人員也提出了更高的要求，這就迫使我們檔案檔案管理人員必須具備一定的素質(zhì)和能力，一，首先是學習的能力，由于檔案是一門學科，是一門專門的理論，這就意味著管理檔案的人員必須要學好相關的理論知識，而且要養(yǎng)成終身學習的能力，以適應事業(yè)發(fā)展的需要。二是業(yè)務能力，要親自動手，善于動手，對檔案材料整理、錄入、鑒定、保管等各環(huán)節(jié)操作性很強的工作，要做到認真致細，精益求精。嚴格按照規(guī)定對材料進行分類、整理、裝訂、編目，在現(xiàn)代辦公自動化環(huán)境下，對形成的數(shù)據(jù)要熟練進行操作，準確做好錄入、導出、備份、存儲等工作，三是具備一定的科研能力或調(diào)查分析能力，一方面要能夠?qū)π纬傻臄?shù)據(jù)資料開展深層次編研工作，另一方面，要求對形成的數(shù)據(jù)進行分類、對比或歸納、總結(jié)，從中發(fā)現(xiàn)有規(guī)律性的問題，分析研究本單位各類檔案的數(shù)量、規(guī)模，并與同行業(yè)、同部門的相關單位相比，找出存在的差距或自己的優(yōu)勢。通過總結(jié)分析，從而提高個人的各方面工作能力。
綜上所述，隨著檔案工作的重要性日益突現(xiàn)，對檔案的依賴程度越來越高，這就要求檔案管理工作人員充分認識工作的重要意義，從而進一步提高自己各方面的能力，對待工作認真致細，盡心盡責，以適應檔案工作之需要。
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