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文秘工作與文書檔案管理的一體化研究論文
【摘要】文秘工作與文書檔案管理工作有著一定的內(nèi)在關(guān)系，二者即是緊密聯(lián)系的又是相互獨(dú)立的，對(duì)此在進(jìn)行工作開展過程中，要明確二者的內(nèi)在關(guān)系，通過對(duì)其一體化的研究，提升整體的工作效率與質(zhì)量。對(duì)此本文主要探究了文秘工作與文書檔案管理之間的關(guān)系，對(duì)其一體化管理模式進(jìn)行了探究分析。
【關(guān)鍵詞】文秘工作；文書檔案管理；一體化
公文工作是文秘工作以及文書檔案管理工作的重要銜接點(diǎn)，其中文秘工作人員負(fù)責(zé)對(duì)文書檔案資源進(jìn)行處理，是檔案的來源，檔案管理就是對(duì)文書的檔案的管理者。對(duì)此通過“文檔一體化”的管理，可以對(duì)二者的內(nèi)在關(guān)系進(jìn)行系統(tǒng)的銜接，可以有效地規(guī)范各種檔案管理工作的操作流程進(jìn)行規(guī)范，對(duì)于檔案干了的效率提升有著一定的推動(dòng)作用，文檔管理的一體化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的重要發(fā)展趨勢(shì)。
一、文檔工作概述
�。ㄒ唬┪拿毓ぷ髋c文書檔案管理的關(guān)系
文書檔案管理工作與文秘工作內(nèi)容直接是相對(duì)獨(dú)立的系統(tǒng)，但是不可否認(rèn)的是在二者之間有著一定的密切關(guān)系。在日常工作的開展過程中，會(huì)形成大量的公文資料信息，這就需要大量的工作人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的處理，對(duì)于文秘工作來說，公文是主要的工作內(nèi)容，公文質(zhì)量的優(yōu)劣對(duì)于檔案的管理有著重要的關(guān)系，具備優(yōu)質(zhì)公文的質(zhì)量，可以有效地提升檔案管理的整體質(zhì)量。所以，文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是重點(diǎn)所在。
�。ǘ┪臋n工作的一體化概述
在信息時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及普及，推動(dòng)了文書檔案管理以及文秘工作的一體化發(fā)展趨勢(shì)，在整個(gè)“文檔一體化”的發(fā)展過程中，要充分的融合計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)，對(duì)二者進(jìn)行深入的融合，要把相關(guān)公文資料的形成、處理以及歸檔等流程統(tǒng)一起來，通過系統(tǒng)的跟蹤，形成同意的文書檔案資料，進(jìn)而保障相關(guān)文書檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及一體化發(fā)展，這是今后工作的發(fā)展趨勢(shì)。
二、文檔管理工作一體化的有效措施
�。ㄒ唬�(gòu)建“文檔一體化”的工作管理意識(shí)
“文檔一體化”工作管理意識(shí)，對(duì)于文書檔案管理工作的開展、檔案質(zhì)量的提升以及相關(guān)管理部門工作程序的簡(jiǎn)化有著一定的簡(jiǎn)化作用，可以有效地提升工作的科學(xué)化，規(guī)范了具體的工作流程，避免各種冗雜工作的產(chǎn)生，有效地節(jié)約了各種資源的利用率。文秘工作作為“文檔一體化的”基礎(chǔ)工作開展人員，其自身的素質(zhì)能力對(duì)于整個(gè)工作的開展有著直接的影響，對(duì)此相關(guān)文秘工作人員必須要具備一定的文書檔案管理一體化的意識(shí)，保障在工作開展過程中對(duì)于相關(guān)公文的文書檔案處理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提升其整體質(zhì)量。在一個(gè)方面來說，要保障公文紙張的整體質(zhì)量，明確規(guī)范其具體的尺寸規(guī)格，嚴(yán)格遵守相關(guān)排版規(guī)范；同時(shí)，要對(duì)公文的簽發(fā)手續(xù)以及具體的審批權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的審查，對(duì)于相關(guān)公文的標(biāo)題、主送單位以及抄送單位的資質(zhì)進(jìn)行審查，相關(guān)工作人員在進(jìn)行相關(guān)公文的草擬以及定稿的過程中，要對(duì)其進(jìn)行記錄以及簽字，保障相關(guān)字跡的清晰，為今后的檔案的管理以及審查奠定基礎(chǔ)。
�。ǘ┨岣邔�(duì)文秘部門的文書立卷工作的重視
在開展相關(guān)文書檔案管理工作過程中，較為重要的一個(gè)內(nèi)容就是公文的文書立卷，文書立卷對(duì)于整個(gè)檔案文書的管理有著條理化、體系化以及安全性的重要意義。在實(shí)踐的工作過程中，相關(guān)公文資料在處理之后，要通過專門的工作人員對(duì)其進(jìn)行梳理，通過公文的立卷、歸檔以及相關(guān)整理工作的開展。文書立卷工作在文秘工作以及文書檔案管理工作銜接過程中，是二者的過渡環(huán)節(jié)。也就是說，在“文檔一體化”的研究過程中，要通過二者的合作，通過對(duì)相關(guān)工作制定詳細(xì)的預(yù)案，根據(jù)相關(guān)操作流程以及標(biāo)準(zhǔn)，確定具體的工作流程，進(jìn)而有效的保障相關(guān)文書資料的真實(shí)性以及完整性，為相關(guān)工作的開展做好前期工作。
（三）“文檔一體化”標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建
此種模式是在文秘工作以及相關(guān)檔案工作的基層上開展的，要想促進(jìn)其標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與發(fā)展，就要與國(guó)家的相關(guān)部門規(guī)范融合起來，對(duì)于具體的內(nèi)外部環(huán)境因素進(jìn)行綜合的整合，構(gòu)建系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而提升“文檔一體化”相關(guān)系統(tǒng)軟件的應(yīng)用能力以及通用性，進(jìn)而全面的增強(qiáng)“文檔一體化”的管理模式，通過二者的緊密銜接，充分發(fā)揮工作一體化的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)，通過各種資源的共享以及分析，提升整體的工作質(zhì)量以及效果。
（四）完善現(xiàn)有“文檔一體化”的基本管理模式與制度
完善的管理制度可以有效地推動(dòng)文檔一體化的整體工作進(jìn)程，是其相關(guān)工作開展的有效保障，通過相關(guān)組織制度的構(gòu)建可以對(duì)具體的工作開展進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)籌與建設(shè)，通過同意的監(jiān)督以及管理，對(duì)各種文書資料進(jìn)系統(tǒng)的處理以及收集，在進(jìn)行相關(guān)工作的開展，可以有效的促進(jìn)文秘工作以及相關(guān)檔案管理工作之間的交流與溝通，進(jìn)而保障管理部門的工作有效性，利用集體協(xié)商以及系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)二者內(nèi)部的系統(tǒng)銜接，明確工作中文秘工作以及檔案相關(guān)管理人員的具體責(zé)任以及權(quán)限，進(jìn)而對(duì)二者開展一致的管理，通過系統(tǒng)的“文檔一體化”管理制度構(gòu)建，將文秘工作以及文書檔案管理工作有效的融合起來。
三、結(jié)語
要想全面有效的促進(jìn)文秘工作以及文書檔案管理工作的一體化發(fā)展，就要對(duì)于二者進(jìn)行詳細(xì)的探究，通過二者工作的銜接點(diǎn)切入，強(qiáng)化工作人員自身的“文檔一體化”管理意識(shí)，在實(shí)踐過程中，不斷完善相關(guān)制度的構(gòu)建，通過標(biāo)準(zhǔn)化的制度設(shè)定，推動(dòng)其整體發(fā)展，進(jìn)而提升整體的工作效率與質(zhì)量。
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