讓會(huì)議溝通有效的方法
不知道你是否有過這樣的經(jīng)歷？就是你在向某個(gè)人表達(dá)你的意思時(shí)，你似乎總有很多想表達(dá)的，深怕自己說少了，別人會(huì)不理解，或者會(huì)誤解。但是真實(shí)的情況卻是，當(dāng)我們交流時(shí)，用越少的文字，會(huì)讓我們的交流更有意義。
溝通好才能協(xié)作好，溝通是協(xié)作的基礎(chǔ)，沒有一個(gè)好的溝通，密切協(xié)作不可能實(shí)現(xiàn)。
何為溝通，我們可以從自然現(xiàn)象中找一找答案。
溝通的內(nèi)涵
涓涓細(xì)流匯成大海，波濤洶涌的伏爾加河的源頭只是一個(gè)小泉眼，水一點(diǎn)一滴地匯積，成了大江大河，形成了一種資源，成了能載舟、能發(fā)電、能灌溉、能養(yǎng)育生命的資源。試想一想，如果沒有連綿的溝壑，水的匯集就沒有了通路，那么，所謂大江大河大海也就成了鏡花水月、太虛幻境。所以，有“溝”很關(guān)鍵，有了連綿的“溝”，水的聚集就有了可能，而水聚集到一定程度就成了一種資源，人們就可以利用這種資源做更大的事。
所謂的“溝”，也就是渠道，也就是媒介。
人類也是如此，它通過無數(shù)個(gè)“溝”把單個(gè)人的智慧聚集成大智慧，從而促成了社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。單一個(gè)體的智慧如同一滴水，只有通過適當(dāng)?shù)那肋M(jìn)行匯集才能成為江河，思想和智慧匯集到一定程度便有了力量成了資源。一個(gè)企業(yè)也是如此，僅靠一個(gè)人的智慧難以達(dá)成目標(biāo)，只有將許多人的思想和智慧匯聚在一起，才有可能形成一種力量，促進(jìn)事業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
這就是我所理解的溝通內(nèi)涵，也就是說，溝通是一種方式，一種讓個(gè)體智慧集聚成集體智慧，進(jìn)而成就宏偉事業(yè)的方式。
記住四點(diǎn)讓會(huì)議溝通更有效率
很多時(shí)候，更多的字對(duì)于外教和澄清什么是必要的，但是在信息時(shí)代，更多的字只會(huì)稀釋，并讓你傳遞的信息復(fù)雜化。Rene Shimada Siegel是高科技聯(lián)系公司的創(chuàng)始人和總裁。這家公司是在溝通和市場(chǎng)方面的咨詢專家。最近Rene Shimada Siegel指出了如何幫助你更好地簡練你的溝通，從而讓溝通更有效？
1、即可談到要點(diǎn)
Rene Shimada Siegel舉了她丈夫過去在語音郵件上犯的錯(cuò)誤。他會(huì)告訴他老板他想說什么，然后告訴他老板這個(gè)具體意味什么，然后會(huì)為他老板總結(jié)他所表達(dá)的。其實(shí)他老板早就已經(jīng)知道了。Rene Shimada Siegel指出在語音郵件中，只需要先自報(bào)家門，然后告訴對(duì)方你打電話的原因，給對(duì)方打回來的一個(gè)機(jī)會(huì)。對(duì)方需要給你打回來，還是只是供參考？讓對(duì)方明白。要仔細(xì)考慮，你應(yīng)該用發(fā)送信息來替代語音郵件嗎？
2、3是一個(gè)神奇的`數(shù)字
Rene Shimada Siegel原來的工作單位是3COM。這個(gè)公司做的每件事都是3來表達(dá)。現(xiàn)在當(dāng)Rene Shimada Siegel需要解釋一些復(fù)雜的事情，曾經(jīng)在3COM的經(jīng)歷就會(huì)提醒她將每件事減少到3個(gè)最重要的點(diǎn)。一般情況下，最重要的3點(diǎn)列出以后，你會(huì)發(fā)現(xiàn)其他的點(diǎn)都是額外的，或者是多余的。
3、使用編號(hào)
任何文件中的大塊文字對(duì)于讀者而言，很難集中注意力。幾乎沒有讀者有時(shí)間、耐性或者集中注意力在這樣的文字上受折磨，除非迫不得已。他們想獲取他們想知道的。項(xiàng)目編號(hào)是Rene Shimada Siege喜歡的l快速交流方式。事先告訴讀者你的信息是有關(guān)啥的，用編號(hào)概括你的點(diǎn)來組成簡短的詞匯，而非用完整的句子。最后，無論你希望讀者下一步做什么，用一個(gè)希望回饋的方式來結(jié)束。
4、讓會(huì)議聚焦
我們很多人都會(huì)在一種會(huì)議上感覺難受，就是某個(gè)人不斷的說，沒有什么時(shí)間交流。確信每個(gè)人都知道會(huì)議的目標(biāo)，讓時(shí)間限制在30分鐘內(nèi)，來保持一個(gè)緊急和專注的感覺。一些人會(huì)把日常的混亂帶入到會(huì)議上，做15分鐘的發(fā)言，這期間讓所有人都站著。同時(shí)，需要考慮是否筆記本電腦、平板電腦、智能手機(jī)是被允許還是被禁止帶到會(huì)議上。如果被允許，人們會(huì)不理會(huì)演講者，讀他們的郵件，這樣也會(huì)極大的降低效率，延長整個(gè)會(huì)議。
就像蘇格拉底曾經(jīng)說的，“有多少事我可以不需要？”讓你的溝通保持簡短，要求你停下來思考什么要說，以及如何表達(dá)最重要的事情。Rene Shimada Siege認(rèn)為通過簡明扼要，快速、清楚的溝通，你可以用更少的資源做更多。
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