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信息技術(shù)下的檔案管理
�。蹆�(nèi)容摘要］
因為，檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來；借助檔案，促進(jìn)各項工作順利開展。
隨著信息技術(shù)在幼兒園的應(yīng)用，《信息技術(shù)在幼兒園檔案管理的實驗研究》作為幼兒園總課題的子課題，探索研究運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案的辦法。在專家的幫助下，我園最早開發(fā)出了檔案管理平臺，工作也應(yīng)借助信息技術(shù)管理檔案，使其更加規(guī)范、合理、科學(xué)。
�。坳P(guān)鍵詞］多媒體技術(shù) 檔案管理
隨著科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，電腦、多媒體逐漸走進(jìn)幼兒園，成為幼兒園各項工作中不可或缺的好助手。我園獨(dú)立承擔(dān)的省級“十五”立項科研課題《將信息技術(shù)運(yùn)用于幼兒園教學(xué)與管理的實驗研究》，歷時三年，經(jīng)過我們不懈努力的實驗研究，開發(fā)并建立了適合幼兒園各項工作的辦公平臺和管理軟件。隨著信息技術(shù)在幼兒園的應(yīng)用，《信息技術(shù)在幼兒園檔案管理的實驗研究》作為幼兒園總課題的子課題，探索研究運(yùn)用信息技術(shù)管理檔案的辦法。在專家的幫助下，我園最早開發(fā)出了檔案管理平臺，工作也應(yīng)借助信息技術(shù)管理檔案，使其更加規(guī)范、合理、科學(xué)。因為，檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，我們能夠較好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來；借助檔案，促進(jìn)各項工作順利開展。
一、借助辦公平臺的宣傳，提高檔案的利用率及效果
檔案是一個單位保留下來有參考、借鑒價值的、有幫助單位順利、開展各項工作作用、給以后的工作提供啟示、開闊思路的可利用的重要資料。為了使這些有利用價值、靜態(tài)的資料變?yōu)榭苫顒拥�、為我們所用的資料，借助幼兒園辦公平臺進(jìn)行大力宣傳檔案的作用，利用的好處，老師們只要進(jìn)入辦公平臺就能接收到有關(guān)宣傳檔案的信息，即省時、省力、又能提高工作效率。
比如開學(xué)初和學(xué)期末，各教學(xué)班班長借閱班級工作計劃總結(jié)做參考，為開展工作開闊了思路。特別是對新當(dāng)選的年輕的教學(xué)班班長起到了典型引路的作用，就象年輕的新當(dāng)選的班長老師在“檔案利用效果反饋”中這樣寫到：我是一名新教師當(dāng)選了班長，即是高興的事情，又是發(fā)愁的事情。因為班長要全盤考慮班級各項工作，撰寫班級工作計劃、總結(jié)，作為一名年輕的教師，初次當(dāng)班長，哪有這種經(jīng)驗，向別人請教呢，這時，人人都很忙，也不可能向你說得很仔細(xì)。在我躊躇滿志時，看到辦公平臺上檔案員老師對檔案作用的宣傳后，借閱了最新的一卷班級計劃檔案，如獲家珍的細(xì)讀，當(dāng)時茅塞頓開，第一次寫的班級計劃就受到領(lǐng)導(dǎo)的好評。老師們通過辦公平臺，了解檔案的作用與好處后，紛紛借閱檔案資料。根據(jù)各工作崗位的不同，所借閱檔案的類別也就不同。教研組長借閱教研檔案、財會人員借閱財務(wù)檔案、保健員借閱衛(wèi)生保健檔案等等。有效的幫助了各個崗位的人員順利開展創(chuàng)新工作，真正發(fā)揮檔案所應(yīng)有的作用。當(dāng)老師們在工作中遇到困難時，都會想到檔案這位“助人為樂”的好朋友。
二、借助多媒體，提高檔案案卷的質(zhì)量
檔案管理從某種程度上講可以體現(xiàn)一個單位的管理水平，展示一個單位風(fēng)貌的窗口。所以，檔案的質(zhì)量至關(guān)重要。檔案要體現(xiàn)出它最大價值，發(fā)揮出它最大的、所擁有的作用，質(zhì)量是關(guān)鍵。利用多媒體技術(shù)實現(xiàn)了這一點(diǎn)。
首先，利用多媒體技術(shù)，使歸檔資料格式統(tǒng)一、紙張統(tǒng)一、字體統(tǒng)一，避免了手寫體的字體、筆的色跡不統(tǒng)一；格式也會有差別；紙張雖能保證統(tǒng)一，但不能保證它的規(guī)整。統(tǒng)一打印的檔案資料字跡清晰、規(guī)整，便于借閱，給人有賞心悅目之感。
其次，在檔案管理工作中，自主探索、實踐，利用多媒體技術(shù)打印卷皮，充分體現(xiàn)辦公自動化，實現(xiàn)無紙化辦公。根據(jù)卷皮的大小、固有的格式、設(shè)計打印格式。根據(jù)卷皮題目內(nèi)容、起止年月、保管期限、件數(shù)、頁數(shù)及案卷號等所在卷皮的位置，進(jìn)行細(xì)致的調(diào)整，使打印的內(nèi)容正好是所在卷皮的位置，這樣卷皮上沒有手寫字，為整個案卷又增添了色彩。
如在我園省級“十五”重點(diǎn)研究課題結(jié)題檔案整理中，充分運(yùn)用多媒體技術(shù)，對所有的案卷材料統(tǒng)一一個格式打印，卷皮全部打印，整個檔案材料清晰、規(guī)整，得到與會專家、領(lǐng)導(dǎo)、老師們的廣泛贊譽(yù)，特別是案卷皮的打印，更是得到充分認(rèn)可，同行紛紛咨詢卷皮的打印方法。區(qū)教科室的領(lǐng)導(dǎo)老師還要去了打印格式。檔案為課題結(jié)題發(fā)揮了極大的作用，也起到了骨干輻射作用，兄弟園所也逐步開始實施案卷皮的打印。也為2004年檔案升級考核順利通過奠定了基礎(chǔ)。
利用多媒體技術(shù)對檔案進(jìn)行修飾、整理，提高了檔案的質(zhì)量，為更好的保存檔案提供了有力的保證；為檔案利用效果提供了有利的的保證；為實現(xiàn)檔案的價值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證。
三、借助網(wǎng)絡(luò)，促進(jìn)電子檔案機(jī)讀目錄的進(jìn)一步完善
我們幼兒園是全區(qū)最早開發(fā)檔案管理平臺的，也是最早使用計算機(jī)管理檔案的單位，即電子檔案機(jī)讀目錄。開始，把檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)輸入電子檔案，然后在各類的保管期限下是各類的案卷目錄。但是，卷內(nèi)文件目錄就沒有了，這樣就不能實現(xiàn)網(wǎng)上查找檔案的愿望。經(jīng)過區(qū)電教站齊魯網(wǎng)校的領(lǐng)導(dǎo)老師精心研究開發(fā)，開發(fā)出了更科學(xué)、更合理、更實用的能根據(jù)類別、保管期限輸入案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。這樣，全區(qū)統(tǒng)一使用這一個、只有檔案管理員才能有權(quán)限進(jìn)入的檔案管理軟件，由區(qū)辦公平臺統(tǒng)一管理使用。我園借助網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，把所有室藏檔案已逐步輸入市中區(qū)辦公平臺的檔案管理平臺，實現(xiàn)了電子檔案機(jī)讀目錄，還可以把原始材料保存到管理軟件中。要查找檔案，按類別、保管期限就可找到要查閱的案卷及卷內(nèi)文件內(nèi)容目錄，根據(jù)它的卷號很快找到實際的案卷材料，即省時、省力、省物，又便于保存、查找。
四、借助信息技術(shù)，幼兒園檔案管理工作逐年升級
2002年幼兒園檔案管理平臺建立，隨之幼兒園檔案機(jī)讀目錄也應(yīng)運(yùn)而生。但是檔案案卷質(zhì)量還是以往的面貌：卷皮中的單位名稱、類別、保管期限是印章字，用墨不均勻，使字跡時而一片黑，時而不清晰；案卷題名、起止時間、頁數(shù)等是手寫字，再好的硬筆書法，寫在案卷皮上也不顯整齊。整個案卷給人第一感覺就是從卷皮上反映，不清晰、不美觀，再加上由于種種原因卷皮有些改動，更顯齷齪。卷內(nèi)文件雖然采用了打印，但對文章格式、字體、字號沒有統(tǒng)一要求，使之五花八門，翻看一卷材料還是有零亂之感，所以，這時的檔案管理在考核中勉強(qiáng)達(dá)到合格等級。
2004年通過競崗雙向選擇，我競選上檔案管理崗位，開始圍繞《信息技術(shù)在幼兒園檔案管理的實驗研究》課題不斷深入的研究、探索，探索出了使檔案管理更規(guī)范、更科學(xué)、更合理、更美觀工作方法：設(shè)計出卷皮打印格式、存檔材料統(tǒng)一格式。對2000年以后的全部案卷皮進(jìn)行修改打印，對這時以后的存檔材料都有我一人經(jīng)手，嚴(yán)格格式要求打印。所以，案卷質(zhì)量迅速提高，并把幼兒園所有室藏檔案輸入市中區(qū)教育局統(tǒng)一管理的檔案管理平臺，實現(xiàn)真正意義上的電子檔案機(jī)讀目錄，因為他較之幼兒園檔案管理平臺更完善、更實用、更清晰，在年終檔案升級考核中獲得了省二級的最高分89.5分。當(dāng)時，考核祖的領(lǐng)導(dǎo)在反饋意見時說：“根據(jù)申報等級不能越級升級，所以只能打分89.5分”。
2005年根據(jù)考核組給我們提出的改進(jìn)意見，對照考核書目標(biāo)逐一修改完善，各項制度、辦法、責(zé)任書重新修訂、簽定，根據(jù)制度增設(shè)了“幼兒園重大活動（會議）記錄表”、“檔案鑒定、銷毀登記簿”，并根據(jù)幼兒園當(dāng)年舉行的重大活動或召開的重大會議，做了文字記錄說明，在2005年升級考核中，幼兒園檔案達(dá)到了省一級水平，而且是省一級的最高分97分，實現(xiàn)了幼兒園檔案管理最高目標(biāo)。
總之，在高科技、信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，對人的綜合素質(zhì)要求就越來越高。隨著信息技術(shù)不斷迅速的提高，檔案管理的要求也就會更高，對檔案管理人員的要求也會越來越高。為管理好檔案，就要不斷提高操作、探索、掌握信息技術(shù)。運(yùn)用多媒體信息技術(shù)管理檔案，不僅提高檔案的質(zhì)量，而且能提高檔案的利用率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實現(xiàn)它的最大效能。這就是信息技術(shù)下的檔案管理。
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李曉瑩、女，小教高級教師，從教26年，撰寫的各種論文參加省市區(qū)論文評比一、二、三等獎
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