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企業(yè)管理別讓同事“偷走”你的時(shí)間
很多公司特別重視資本管理，但對時(shí)間浪費(fèi)卻無動(dòng)于衷。時(shí)間就是金錢，貝恩公司的數(shù)據(jù)顯示，大多數(shù)公司通過制定更嚴(yán)格的時(shí)間管理規(guī)章，至少有機(jī)會(huì)節(jié)約20%集體共有時(shí)間。現(xiàn)在，一些有前瞻思維的公司采用截然不同的時(shí)間管理模式，希望高管們能夠?qū)r(shí)間作為稀缺資源對待，謹(jǐn)慎小心地利用和分配時(shí)間。此類公司不僅能降低日常開支，還能讓高管和員工避免工作效率低下，將節(jié)約下的時(shí)間用于創(chuàng)新、促進(jìn)利潤增長等方面。
我們發(fā)現(xiàn)了8項(xiàng)時(shí)間管理舉措收效顯著：
1、制定清晰簡明的議事日程
優(yōu)秀管理者應(yīng)具有能夠區(qū)分“緊急”和“重要”的判斷力。他們明白，團(tuán)隊(duì)中每位成員都需要達(dá)成共識(shí)，理解哪些活動(dòng)對成功至關(guān)重要。團(tuán)隊(duì)也應(yīng)就時(shí)間分配的輕重緩急達(dá)成共識(shí)。員工不僅應(yīng)該明確如何分配工作中可能出現(xiàn)的空閑時(shí)間，也應(yīng)該明確哪些事情需要延遲處理，哪些根本就不需要做。
2、用零基預(yù)算法管理時(shí)間
增加全體員工總生產(chǎn)率需要謹(jǐn)慎管理每一筆公司資產(chǎn)。因此，很多公司每年都將運(yùn)營和資本預(yù)算歸零，而不是將前一年的剩余預(yù)算作為起點(diǎn)。最明智的公司在管理時(shí)間上也是這樣，這種“從零開始”的心態(tài)可以這么理解：我們不會(huì)在會(huì)議上投入公司任何額外時(shí)間，如果把現(xiàn)有會(huì)議總時(shí)間比做時(shí)間銀行，那么每召開一次新會(huì)議時(shí)間，都應(yīng)該臨時(shí)從銀行中“支取”會(huì)議時(shí)間。
3、對每項(xiàng)倡議都進(jìn)行商業(yè)論證
公司經(jīng)常會(huì)陷入“倡議蔓延癥”陷阱，大量看似合理項(xiàng)目不斷積累和增加，但其中大多項(xiàng)目虎頭蛇尾，有始無終。當(dāng)蓋瑞·古登堡在2013年3月成為紐蒙特礦業(yè)公司CEO時(shí)，古登堡堅(jiān)持讓高管們對公司正在進(jìn)行和計(jì)劃進(jìn)行的所有項(xiàng)目進(jìn)行商業(yè)論證。在對任何項(xiàng)目投入時(shí)間之前，ELT必須認(rèn)真審查所有商業(yè)論證，然后決定是否批準(zhǔn)。每個(gè)項(xiàng)目的商業(yè)論證必須詳細(xì)說明該項(xiàng)目到底能產(chǎn)生多少經(jīng)濟(jì)效益，以及其需要的全部成本，包括占用高管們時(shí)間。每項(xiàng)倡議必須有一名高管作為擔(dān)保人，由其負(fù)責(zé)進(jìn)行全程管理，保證該倡議不會(huì)超支。
4、精簡組織
鑒于多數(shù)管理者造成的直接和間接成本，改善公司效率的方法之一，就是從高層開始精簡機(jī)構(gòu)。通過職能標(biāo)準(zhǔn)化和精簡工作，以及在這些單位之間分擔(dān)管理工作，節(jié)約大量時(shí)間。重組和精簡機(jī)構(gòu)，運(yùn)用更少資源，完成更多工作。
5、時(shí)間投入需要授權(quán)
就組織會(huì)議人員資格問題，很多公司設(shè)限頗多。但關(guān)于會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員、哪些人必須出席等具體細(xì)節(jié)，往往留給較低職位員工決定，結(jié)果是：在不經(jīng)嚴(yán)格審查情況下，開支高昂的會(huì)議被安排下來。
我們合作的另一家制造企業(yè)管理層僅運(yùn)用簡單兩步，就有效控制住低效會(huì)議時(shí)間。首先，他們將會(huì)議規(guī)定時(shí)間從1小時(shí)減到半小時(shí)。其次，管理層規(guī)定，將與會(huì)人數(shù)降低至7人及以下。任何超過90分鐘會(huì)議或與會(huì)人數(shù)超過7人會(huì)議，都要經(jīng)過會(huì)議發(fā)起人上級(jí)的上級(jí)(兩級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo))批準(zhǔn)。這一舉措大幅節(jié)省公司公共時(shí)間預(yù)算，相當(dāng)于200名全職員工在6個(gè)月內(nèi)的工作時(shí)間。
6、統(tǒng)一決策過程中的各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)
很多公司決策權(quán)和決策過程十分模糊，所以公司不得不花更多時(shí)間處理邊邊角角的外部事務(wù)，而不能直接聚焦在決策和執(zhí)行上。如此情況，以公司整體為基礎(chǔ)建立決策機(jī)制，能夠極大提高效率，并節(jié)約用于其他方面的時(shí)間。
7、公司上下制定用時(shí)規(guī)范
公司取消所有會(huì)議并不現(xiàn)實(shí)，因?yàn)榇龠M(jìn)合作和作出重大決定都需要開會(huì)研究。通過制定幾條簡單規(guī)定，許多公司就能大幅提高會(huì)議質(zhì)量。
議程目標(biāo)明確。
提前準(zhǔn)備。
按時(shí)開始。
盡早結(jié)束，尤其是在會(huì)議無法得出明確結(jié)果的情況下。
8、通過反饋管理公司“負(fù)擔(dān)”
人們都知道，如果沒有衡量標(biāo)準(zhǔn)，管理也就無從談起。但很少有公司能按時(shí)跟蹤那些影響員工生產(chǎn)率的關(guān)鍵變數(shù)，比如會(huì)議時(shí)間、會(huì)議缺席情況、電子郵箱容量等等。如果對這些變數(shù)不加監(jiān)督，就很難對其進(jìn)行管理，甚至很難弄清公司生產(chǎn)率存在問題的嚴(yán)重程度。如果沒有衡量生產(chǎn)率的參考基準(zhǔn)，就不可能制定改善目標(biāo)。
時(shí)間是公司最稀缺資源，但多數(shù)時(shí)間并沒有得到高效合理利用。再多的錢都買不到25小時(shí)的一天，也換不回因低效會(huì)議而浪費(fèi)的1小時(shí)。若想讓你的員工達(dá)到最高工作效率，必須珍視他們時(shí)間，制定規(guī)章合理分配時(shí)間，并投入精力盡可能為公司創(chuàng)造最大價(jià)值。
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