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早期介入及前期物業(yè)管理服務內(nèi)容
早期介入及前期物業(yè)管理服務內(nèi)容
早期介入及前期物業(yè)管理服務的具體內(nèi)容可參照相關章節(jié)。在制訂此部分內(nèi)容的方案時，需要依據(jù)物業(yè)的實際情況和工程進度、存在的隱患或問題進行編制，并對工作計劃進行合理安排，使方案能夠全面真實地反映物業(yè)管理在早期介人和前期物業(yè)管理中起到的重要作用。 如在物業(yè)項目的管理方案中，早期介入及前期管理方案的內(nèi)容主要包括物業(yè)管理前期介人工作流程、施工期物業(yè)管理工作、設施設備調(diào)試期物業(yè)管理、項目竣工驗收及接管驗收期物業(yè)管理、其他前期準備工作、人駐準備預案、二次裝修管理、物業(yè)接管工作進度計劃、后續(xù)工 程的前期介入管理等。
8．常規(guī)物業(yè)管理服務綜述
在編制常規(guī)物業(yè)管理服務綜述中需要把握的重點是將各項管理服務內(nèi)容的工作要求、重點、運行管理及應急方案、計劃等進行詳細闡述，對于招標人或招標物業(yè)有特殊性服務需求的要進行突出的描述。
如某物業(yè)項目，招標人在招標文件中要求投標企業(yè)將常規(guī)物業(yè)管理服務需求內(nèi)容中房屋及共用設施管理、機電設施設備管理、安全管理、綠化管理、清潔管理進行分項闡述，并對重大活動等項目列出詳細的實施方案。在此項目的物業(yè)管理方案中，房屋及公用設施的管理包括管理重點和維護養(yǎng)護范圍、標準、計劃、實施細則等內(nèi)容；機電設施設備管理包括前期介入管理、日常運行維護管理措施及運作程序、緊急故障的處理等內(nèi)容；安全管理包括交通及車輛的管理、消防管理、保密管理、安全維護管理、緊急事件的處理等內(nèi)容；重大活動的實施方案等內(nèi)容。
早期介入的內(nèi)容
(一)可行性研究階段 1．內(nèi)容 (1)根據(jù)物業(yè)建設及目標客戶群的定位確定物業(yè)管理的模式； (2)根據(jù)規(guī)劃和配套確定物業(yè)管理服務的基本內(nèi)容；
(3)根據(jù)目標客戶情況確定物業(yè)管理服務的總體服務質(zhì)量標準；
(4)根據(jù)物業(yè)管理成本初步確定物業(yè)管理服務費的收費標準；
(5)設計與客戶目標相一致并具備合理性能價格比的物業(yè)管理框架性方案。
2．方法和要點
(1)組織物業(yè)管理專業(yè)人員向建設單位提供專業(yè)咨詢意見，同時對未來的物業(yè)管理進行總體策劃。
(2)除對物業(yè)檔次定位外，還應考慮物業(yè)的使用成本。
(3)選用知識面廣、綜合素質(zhì)高、策劃能力強的管理人員承擔項目管理工作。
【案例】物業(yè)項目的基本情況同上例。在該項目的論證階段，物業(yè)管理企業(yè)就參與了工作，并就該物業(yè)的市場定位、物業(yè)管理的基本思路和框架、物業(yè)管理的運作模式提供了專業(yè)意見，得到了建設單位的采納，具體內(nèi)容如下：
(1)考慮到整個工程項目的狀況，第一期消費者的定位是當?shù)刂械褪杖腚A層，在項目規(guī)劃上除合理控制建設成本外，還考慮到降低物業(yè)管理成本。按此思路，物業(yè)管理公司建議適當降低第一期的綠化率，并選擇稍便宜的設施設備。由于第二期、第三期的市場定位為當?shù)刂懈呤杖腚A層，因此在后續(xù)開發(fā)建設過程中應逐步提高綠化率，并相應提升設施設備選型配置檔次。
(2)對項目的配套設施建設提出意見，重點是提出配套設施的布局方案，使得小區(qū)的布局既方便未來業(yè)主的使用又避免對業(yè)主的生活產(chǎn)生影響和干擾。
(3)提出了人車分流的概念，這在該地屬于新的提法，也成為以后項目銷售的亮點。
(4)確定了物業(yè)管理早期介入和前期物業(yè)管理的時間、方式和工作內(nèi)容，明確了各配合方之間信息溝通的渠道，確定了分階段物業(yè)管理的目標和要求。
實踐證明，這幾條意見和建議對建設單位非常有益，能夠幫助建設單位更加準確地進行市場定位，提高了項目的性能價格比。第一期銷售的良好業(yè)績就是證明。
(二)規(guī)劃設計階段
1．內(nèi)容
(1)就物業(yè)的結(jié)構(gòu)布局、功能方面提出改進建議；
(2)就物業(yè)環(huán)境及配套設施的合理性、適應性提出意見或建議；
(3)提供設施設備的設置、選型及服務方面的改進意見；
(4)就物業(yè)管理用房、社區(qū)活動場所等公共配套建筑、設施、場地的設置、要求等提出意見。
2．方法和要點
(1)參與有關規(guī)劃設計的討論會，并從使用、維護、管理、經(jīng)營以及未來功能的調(diào)整和物業(yè)保值、增值等角度，對設計方案提出意見或建議。
(2)幫助建設單位優(yōu)化設計或從使用維護等角度上對設計方案進行調(diào)整，使項目在總體上更能滿足客戶的需求，從而有利于促進項目的成功，降低開發(fā)風險。設計上的預見性可以減少后續(xù)的更改和調(diào)整，為建設單位節(jié)約投資。
(3)從確定的目標客戶的角度考慮問題。在設計上，比較物業(yè)建設、使用、維護的成本與目標客戶的需求及經(jīng)濟承受力，使業(yè)主、建設單位與物業(yè)管理企業(yè)的目標利益相統(tǒng)一。
(4)要貫徹可行性研究階段所確定的物業(yè)管理總體規(guī)劃的內(nèi)容和思路，保證總體思路的一致性、連貫性和持續(xù)性。
(5)對于分期開發(fā)的物業(yè)項目，對共用配套設施設備和環(huán)境等方面的配置在各期之間的過渡性安排提供協(xié)調(diào)意見。
【案例】物業(yè)項目的基本情況同上例。在規(guī)劃設計階段，物業(yè)管理企業(yè)參與了多次論證會，就規(guī)劃方案提出了多項建議，并得到建設單位的采納，受到建設單位和業(yè)主的好評。建議的具體內(nèi)容如下：
(1)考慮到項目較大，且為分期開發(fā)，在設計方案時，建議采用分組團的布局，且各組團相對獨立和封閉。這樣對不同組團就能按服務對象的特點提供不同的服務內(nèi)容，確定不同的收費標準，滿足不同層次消費者的需求。
(2)對智能化系統(tǒng)的設計、商業(yè)配套設施的建設、中心會所及休閑區(qū)域的布局、會所功能的設置、幼兒園的設置等提供了主導性意見。由于物業(yè)管理企業(yè)在實際運作方面有豐富的經(jīng)驗，所以實施后深得建設單位和業(yè)主的好評。
(3)物業(yè)管理的基礎條件，如管理辦公用房以及物業(yè)管理企業(yè)員工宿舍、食堂、休息室、倉庫和清潔車停放場地等，在規(guī)劃設計時就得以落實。
(4)根據(jù)前期物業(yè)管理總體策劃方案的思路，制訂了詳細的物業(yè)管理方案，確定了實施進度表，包括人員的編制及招聘、培訓計劃、費用測算等，這些都得到了建設單位的支持和認可。
(三)建設階段
1．內(nèi)容
(1)與建設單位、施工單位就施工中發(fā)現(xiàn)的問題共同商榷，及時提出并落實整改方案。
(2)配合設備安裝，確保安裝質(zhì)量。
(3)對內(nèi)外裝修方式、用料及工藝等從物業(yè)管理的角度提出意見。
(4)熟悉并記錄基礎及隱蔽工程、管線的鋪設情況，特別注意那些在設計資料或常規(guī)竣工資料中未反映的內(nèi)容。
2．方法和要點
(1)派出工程技術(shù)人員進駐現(xiàn)場，對工程進行觀察、了解、記錄，并就有關問題提出意見和建議。
(2)仔細做好現(xiàn)場記錄，既為今后的物業(yè)管理提供資料，也為將來處理質(zhì)量問題提供重要依據(jù)。
(3)物業(yè)管理企業(yè)不是建設監(jiān)理單位，要注意介入的方式方法，既要對質(zhì)量持認真的態(tài)度，又不能影響正常的施工、監(jiān)理工作。
【案例】物業(yè)項目的基本情況同上例。在建設階段，物業(yè)管理企業(yè)跟蹤了整個過程，參與了多次專題討論會，提出改進意見(其中一次就提出了18項整改意見)，這些意見大部分都在建設中予以采納。典型的內(nèi)容如下：
(1)對生活垃圾的收集、清運和處理方式提出了具體要求。確定了垃圾桶的規(guī)格、數(shù)量和放置位置，提供了垃圾場地設計方案，要點是采用瓷片磚地面、配備清洗水源和污水集排設施。
(2)提供了單元門的安裝意見。既便于安裝可視對講系統(tǒng)，又便于安裝信報箱，還注意到美觀實用和便于維修。
(3)在進行綠化帶施工時，事先考慮灌溉管道的鋪設。
(4)在施工過程中發(fā)現(xiàn)部分室外基礎工程質(zhì)量不好，而該區(qū)屬填海區(qū)，易發(fā)生不均勻沉降，導致此處的埋地管網(wǎng)發(fā)生斷裂，因此建議重新施工。
(5)安排機電技術(shù)人員全程跟蹤機電設施設備的安裝，累計提出了200余項改進意見。
(6)提請建設單位留下一部分特殊的裝飾材料(彩色地磚、鍍膜玻璃、涂料等)，以便于將來的維修和更換。
(7)為前期物業(yè)管理做準備工作。陸續(xù)招聘物業(yè)管理企業(yè)員工并進行培訓，組織編寫各類管理服務文件和規(guī)章制度，準備業(yè)主入住資料等。
(8)協(xié)助建設單位同供電公司、自來水公司、煤氣公司等城市公共事業(yè)單位協(xié)商移交相應設施設備事宜，暫不能移交的則事先確定委托管理方式及收費標準。
(四)銷售階段
1．內(nèi)容
(1)完成物業(yè)管理方案及實施進度表；
(2)擬定物業(yè)管理的公共管理制度；
(3)擬定各項費用的收費標準及收費辦法，必要時履行各種報批手續(xù)；
(4)對銷售人員提供必要的物業(yè)管理基本知識培訓；
(5)派出現(xiàn)場咨詢?nèi)藛T，在售樓現(xiàn)場為客戶提供物業(yè)管理咨詢服務；
(6)將全部早期介入所形成的記錄、方案、圖紙等資料，整理后歸入物業(yè)管理檔案。
2．方法和要點
(1)準確全面展示未來物業(yè)管理服務內(nèi)容。有關物業(yè)管理的宣傳及承諾，包括各類公共管理制度，一定要符合法規(guī)，同時要實事求是。在銷售物業(yè)時應根據(jù)物業(yè)管理的整體策劃和方案進行，不應為了促銷而夸大其辭，更不能作出不切實際的承諾。
(2)征詢業(yè)主對物業(yè)管理服務需求意見，并進行整理，以此作為前期物業(yè)管理服務方案的制訂和修正依據(jù)。
【案例】物業(yè)項目的基本情況同上例。其在銷售階段的介入內(nèi)容為：
(1)在銷售前，整理并全面完成物業(yè)管理方案，將各項應使購房業(yè)主了解的內(nèi)容，以書面文件的形式納入有關《公約》、《協(xié)議》中；
(2)在銷售前對售樓人員進行物業(yè)管理培訓，使他們對物業(yè)管理的基本概念和基本知識有所了解，對將來該小區(qū)的物業(yè)管理內(nèi)容和模式有統(tǒng)一的理解；
(3)在售樓現(xiàn)場安排專職的物業(yè)管理咨詢?nèi)藛T，接受購房者的咨詢；
(4)為使業(yè)主或未來業(yè)主對物業(yè)管理有所了解，在銷售時，就在售樓處、樣板房等處展開規(guī)范的物業(yè)管理工作(如清潔、綠化、安全保護等)，使業(yè)主對物業(yè)管理有良好的印象。
(五)竣工驗收階段
竣工驗收是指工程全部建成后為檢查工程質(zhì)量而進行的一項工作程序。按照國家建設部關于建設工程質(zhì)量控制的有關規(guī)定，任何建設工程在竣工后都必須進行竣工驗收。
1．內(nèi)容
這一階段的介入內(nèi)容主要是參與竣工驗收。在各單項工程完工后，參與單項工程竣工驗收；在分期建設的工程完工后，參與分期竣工驗收；在工程全面竣工后，參與綜合竣工驗收。
2．方法和要點
物業(yè)管理企業(yè)參與竣工驗收，主要是為了掌握驗收情況，收集工程質(zhì)量、功能配套以及其他方面存在的遺留問題，為物業(yè)的承接查驗做準備。在參與驗收時，應隨同相關驗收組觀看驗收過程，了解驗收人員、專家給施工或建設單位的意見、建議和驗收結(jié)論。
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