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大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)
摘要：為了目前高校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展日益蓬勃的趨勢，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，提高大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理水平，我們在對大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理全過程進行關(guān)鍵點分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)設(shè)計了一套適用于本校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理的WEB系統(tǒng)。相信該項目的開展對于我校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理質(zhì)量的控制和提高將起到重要作用，同時對兄弟院校類似系統(tǒng)的開發(fā)也能起到一定的參考作用。 關(guān)鍵詞：大學生創(chuàng)新項目管理創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目 中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）09-0144-03 近年來，隨著上海市及我校對大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目支撐力度越來越大，學生參與熱情迅速高漲，此類科創(chuàng)項目的管理工作量越來越大。為了積極面對著這種局面，提高管理效率，同部分兄弟院校[1-4]一樣，我校近年來在校院兩個層面一直努力探索建立良好有效的人事、財務(wù)和項目管理制度，并開展了部分管理研究工作[5，6]。然而，由于目前各學院對此類項目的管理一般采用傳統(tǒng)電子表格進行分散管理，這種管理方式效率不高且容易導(dǎo)致諸如隔年重復(fù)申請項目難以排查、申請書總體質(zhì)量不高、已結(jié)題項目成果共享不足、項目開展過程管理不嚴導(dǎo)致驗收質(zhì)量難以控制等弊端。 本文旨在針對如上弊端，面對院校兩級創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理人員、參與學生和指導(dǎo)教師，在對大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理全過程進行關(guān)鍵點分析的基礎(chǔ)上，結(jié)合WEB數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)技術(shù)的使用，研究開發(fā)一套適用于本校的大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理系統(tǒng)。 相信該項目的開展對于我校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理質(zhì)量的控制和提高將起到重要作用，同時，在本系統(tǒng)多年數(shù)據(jù)積累的基礎(chǔ)上開展數(shù)據(jù)挖據(jù)工作對大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目的分析和管理也會起到更積極的作用。 1 系統(tǒng)基本定位 采用WEB和數(shù)據(jù)庫技術(shù)定制一套用于上海海洋大學大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理的系統(tǒng)，該系統(tǒng)需要覆蓋項目建設(shè)期間本校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理全流程，并且能夠考慮到該流程在一定時期內(nèi)的發(fā)展狀況。 從功能角度看，本系統(tǒng)應(yīng)該包含兩個子系統(tǒng)：項目信息展示子系統(tǒng)和在線項目管理子系統(tǒng)。此外，作為整個系統(tǒng)的支撐模塊，應(yīng)該包含一個角色管理子系統(tǒng)。下面，對三個子系統(tǒng)的需求進行分別介紹。 2 信息展示子系統(tǒng) 信息展示子系統(tǒng)主要是用于展示本校大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目管理相關(guān)的條例文件和通知公告、申請表格下載、已立項或已結(jié)項項目的內(nèi)容及研究成果、導(dǎo)師信息等。 本子系統(tǒng)所有頁面均具備多屬性排序瀏覽和多關(guān)鍵詞檢索功能，其中已立項或結(jié)項項目的內(nèi)容及研究成果和導(dǎo)師信息展示頁面應(yīng)具備匯總報表功能。 默認條件下，本系統(tǒng)所有訪客不需要注冊均可以瀏覽信息展示子系統(tǒng)。 2.1 相關(guān)條例、文件展示頁面內(nèi)容 �。�1）通知供稿信息； （2）管理條例展示； �。�3）申請表，中期檢查表，項目變更表等文件下載； 2.2 已立項或已結(jié)項項目的內(nèi)容及研究成果展示頁面 �。�1）基本信息展示：標題，關(guān)鍵詞，導(dǎo)師，學生（學院，學號，專業(yè)，班級）； （2）項目簡介：以上基本信息+摘要+榮譽+成果（軟件、專利、論文等）； �。�3）項目研究報告：需要學院用戶和教務(wù)處管理用戶設(shè)定其保密級別，并以此決定該條目訪問權(quán)限，保密級別具體條目需同教務(wù)處商榷決定；該研究報告應(yīng)以本系統(tǒng)加密后的pdf格式文本給出；教務(wù)處管理用戶應(yīng)有權(quán)限和入口設(shè)定和修改加密密文； �。�4）為學院管理用戶、教務(wù)處管理用戶和主管副校長用戶提供所有項目的匯總報表分析； 2.3 導(dǎo)師信息展示頁面（對所有訪客開放） �。�1）顯示內(nèi)容：姓名、所屬學院、研究專長、以往指導(dǎo)項目（基本表中僅顯示項目標題，但同時提供該標題到項目簡介頁面的鏈接）、郵箱、辦公電話、辦公地址； �。�2）按學院、研究專長進行分類匯總和檢索（面向全校）；通過按照關(guān)鍵詞在以往指導(dǎo)項目中進行全文檢索實現(xiàn)對導(dǎo)師的檢索； 3 在線項目管理子系統(tǒng) 本子系統(tǒng)要求系統(tǒng)嚴格限制各類用戶按照事務(wù)順序進行操作，同時，對部分可能出現(xiàn)的違規(guī)操作或錯誤自動進行提醒并阻止。整個項目運行周期流程圖如（圖1）。 從（圖1）中可以看出，整個流程共包含四個主要環(huán)節(jié)：①項目立項申請；②中期考核申請；③結(jié)項申請；④過程管理環(huán)節(jié)。其中，前三個環(huán)節(jié)有嚴格的先后順序；而最后一個環(huán)節(jié)從項目正式立項到結(jié)項一直存在。此外，前三個環(huán)節(jié)的流程基本相似，下面對這四個環(huán)節(jié)進行詳細介紹過程中對前三個環(huán)節(jié)統(tǒng)一進行。 3.1 項目立項申請、中期考核申請、結(jié)項申請 這三個環(huán)節(jié)的通用流程圖如（圖2）。 項目申請、中期考核和結(jié)項考核三個環(huán)節(jié)中均分別包含7個基本步驟，在圖中分別用序號表示其順序。除了這7個基本步驟外，每個用戶在三個環(huán)節(jié)過程中均可以查詢申請表單的處理狀態(tài)。 需要特別注意的是，每個環(huán)節(jié)開始之前，應(yīng)該由教務(wù)處管理員開放該環(huán)節(jié)也就是允許項目負責人進入系統(tǒng)填寫申請表，并設(shè)置流程圖第5個步驟的時間節(jié)點；學院管理員設(shè)置第二個、第四個步驟的時間節(jié)點。一旦超過該時間節(jié)點，系統(tǒng)不再接受所涉用戶進行操作。 下面對這7個基本步驟進行詳細介紹： �。�1）在線編輯提交申請表單：本步驟針對本校全體在校學生開放，在項目申請、中期考核和結(jié)項考核三個環(huán)節(jié)中，該步驟唯一的區(qū)別是提交的表單不同（另附）。本步驟中需要注意：①研究內(nèi)容部分支持圖文混排及文本格式編輯；②系統(tǒng)根據(jù)經(jīng)費明細自動計算總額；③根據(jù)項目負責人提交的信息自動生成word/pdf兩種格式的文檔總表，供項目負責人預(yù)覽；④提供“暫存”、“提交”、“取消”功能；“暫存”后項目負責人仍然可以繼續(xù)修改，但是“提交”后則不能進行修改；⑤可以添加附件文本材料；⑥每個新增項目一旦進入“暫存”或“提交”環(huán)節(jié)，即擁有唯一流水號；該流水號的位數(shù)設(shè)置應(yīng)考慮到系統(tǒng)長遠應(yīng)用，避免多年以后不夠用；⑦應(yīng)實時更新顯示表單審核狀態(tài)，本步驟提交后的表單審核狀態(tài)顯示為“指導(dǎo)教師審核中”； （2）一審及修改申請表：①本步驟針對第一個步驟所“提交”申請表中指定的指導(dǎo)教師開放，并且只在第一個步驟“提交”后才開放。②本步驟中，指導(dǎo)教師可以對項目內(nèi)容進行修改，也可以給予“通過”或“不通過”處理。如果“不通過”，則返回上一步驟，項目負責人可以重新修改表單進行“提交”。這兩個步驟一直循環(huán)，直到指導(dǎo)教師給予“通過”處理。③指導(dǎo)教師應(yīng)該能夠?qū)崟r查看表單后續(xù)審核狀態(tài)。④本步驟“通過”后，申請表單審核狀態(tài)顯示為“學院預(yù)審核中”；⑤如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結(jié)項申請，指導(dǎo)教師用戶應(yīng)有權(quán)在線查閱本項目的工作記錄； （3）二審申請表：①在第二個步驟進行“通過”處理后的申請表單開放給學院管理員用戶在本環(huán)節(jié)對申請單進行審核。②本步驟不提供表單修改功能，僅提供“通過”或“不通過”功能，同一申請表單的“通過”或“不通過”屬性可以有學院管理員用戶進行修改；③如果學院管理員用戶給予“不通過”處理，系統(tǒng)應(yīng)提供“不通過理由”及“處理意見”錄入入口；項目負責人和指導(dǎo)教師有權(quán)限瀏覽所涉項目的這些信息；④本步驟應(yīng)該專門為學院管理員用戶提供“開啟專家評議”的按鈕，該按鈕被按下后，已“通過”申請表單審核狀態(tài)顯示為“學院專家審核中”，其他申請表單審核狀態(tài)顯示為“學院預(yù)審不通過”；⑤是否可以根據(jù)標題和摘要提供在審項目和以往項目的相似性檢索？⑥如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結(jié)項申請，學院管理員用戶應(yīng)有權(quán)在線查閱本項目的工作記錄； �。�4）三審申請表：①在學院管理員用戶“開啟專家評議”后，本步驟對專家評委用戶顯示全部上一步驟中“已通過”的表單。專家評委用戶的數(shù)量及姓名由學院管理員用戶預(yù)先指定；②專家評委用戶根據(jù)系統(tǒng)給出的評分表單進行評分，評分表單應(yīng)由“申請表內(nèi)容”和“評分明細表”組成；③評分表單內(nèi)容提供“暫存”、“提交”、“取消”功能；“暫存”后仍然可以繼續(xù)修改，但是“提交”后則不能進行修改； ④評分表單“提交”后，本步驟結(jié)束，進入下一步驟；⑤項目負責人和指導(dǎo)教師可以瀏覽各專家評委用戶提供的評分表，但是不能瀏覽填寫該評分表的專家評委用戶身份；⑥專家評委“提交”評分表后，系統(tǒng)需要為學院管理用戶提供項目評分表匯總表單（每個項目均需要包含項目流水號、項目負責人姓名、項目負責人所在專業(yè)班級、項目名稱、專家評委姓名、專家各自的總評成績及詳細評分表鏈接、專家評分總和等基本屬性，并且能夠分別根據(jù)各屬性進行排序、篩選、匯總），同時，申請表單審核狀態(tài)顯示為“學院領(lǐng)導(dǎo)審核中”⑦專家評委用戶一直可瀏覽本人“暫存”或“提交”過的項目的評分表，但是不能瀏覽其它專家評委用戶的評分表；⑧如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結(jié)項申請，專家評委用戶應(yīng)有權(quán)在線查閱本項目的工作記錄； �。�5）四審申請表：①專家評委“提交”評分表后，本步驟為學院管理用戶對所有項目提供“通過”或“不通過”功能；②如果學院管理員用戶給予“不通過”處理，系統(tǒng)應(yīng)提供“不通過理由”及“處理意見”錄入入口；項目負責人和指導(dǎo)教師有權(quán)限瀏覽所涉項目的這些信息；③本步驟結(jié)束后，已“通過”申請表單審核狀態(tài)顯示為“教務(wù)處審核中”；“不通過”項目申請表單審核狀態(tài)顯示為“學院審核不通過”； ④如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結(jié)項申請，學院管理員用戶應(yīng)有權(quán)在線查閱本項目的工作記錄； �。�6）終審申請表：①本步驟為教務(wù)處管理用戶提供全部申請表單的匯總表單，該匯總表單中應(yīng)包含項目流水號、項目負責人所屬學院、所在專業(yè)班級、項目負責人姓名、項目名稱、項目當前審核狀態(tài)，并且提供根據(jù)各屬性進行排序、篩選、匯總生成表單的功能；②教務(wù)處管理用戶應(yīng)該能夠在醒目的位置進行各學院總體審核進度（一共多少個申請項目，有多少個已經(jīng)完成學院審核，還有多少沒有完成）的查詢；③教務(wù)處管理用戶根據(jù)學院管理用戶對項目的審核結(jié)果進行“準予立項”、“不予立項”、“中期考核通過”、“中期考核不通過”、“準予結(jié)項”和“不予結(jié)項”處理；該處理模塊應(yīng)提供申請表批量處理和單獨處理的功能。④教務(wù)處管理用戶根據(jù)終審結(jié)果提出項目財務(wù)賬號處理意見（包括：開設(shè)賬號、凍結(jié)賬號、撤消賬號等）；⑤全部項目都經(jīng)過終審處理后，系統(tǒng)自動為“財務(wù)處管理員”發(fā)送手機短信和Email通知，通知其對全部項目進行財務(wù)賬戶的處理；⑥如果本次申請屬于中期考核、項目變更或項目結(jié)項申請，教務(wù)處管理員用戶應(yīng)有權(quán)在線查閱本項目的工作記錄； （7）財務(wù)賬號管理：由財務(wù)處管理用戶根據(jù)有關(guān)規(guī)定和教務(wù)處對各項目的終審意見對全部項目進行財務(wù)賬號處理，并且由系統(tǒng)自動為“教務(wù)處管理員”發(fā)送手機短信和Email通知。 3.2 過程管理環(huán)節(jié) 過程管理環(huán)節(jié)主要包括以下三個方面的內(nèi)容： （1）項目進展信息記錄：①項目被批準立項后，項目組需要立即組織開題，并按照工作進度展開工作；②由項目負責人在系統(tǒng)中以工作日歷的形式錄入工作記錄，該工作記錄將作為中期考核、項目結(jié)項的材料；③該記錄信息應(yīng)開放給項目負責人、指導(dǎo)教師、學院管理員用戶、教務(wù)處管理員用戶以及審核期間的專家評委用戶瀏覽；④該信息記錄表應(yīng)該能由系統(tǒng)自動導(dǎo)出Excel文件； �。�2）項目變更申請：①從項目立項到結(jié)項整個期間，項目負責人均可以在線提起項目變更申請；②項目變更申請包括項目標題、團隊成員、指導(dǎo)教師、項目開展進度、項目是否中止等（詳見附表）；③項目變更流程同前邊項目立項、中期考核和結(jié)項申請流程一致； （3）財務(wù)動態(tài)信息：①從項目立項到結(jié)項期間，項目負責人、指導(dǎo)教師、學院管理用戶、教務(wù)處管理員用戶、財務(wù)處管理員用戶都可以隨時查看所涉項目的財務(wù)動態(tài)明細信息；②根據(jù)項目開展實際情況和相關(guān)規(guī)定，項目負責人所在學院、教務(wù)處、財務(wù)處有權(quán)對項目帳號進行相關(guān)處理； 4 角色系統(tǒng)（角色：權(quán)限） （1）普通用戶：信息展示模塊資料瀏覽； �。�2）學生用戶：信息展示模塊資料瀏覽、在線編輯提交項目申請及申請狀態(tài)跟蹤查詢、項目立項后經(jīng)費明細查詢、項目開題及進展信息登記、項目更改申請及申請狀態(tài)跟蹤查詢、中期考核申請及考核狀態(tài)跟蹤查詢、結(jié)項申請及結(jié)項狀態(tài)跟蹤查詢； �。�3）導(dǎo)師用戶：信息展示模塊資料瀏覽、所指導(dǎo)項目在申請過程中的審核及后續(xù)審核狀態(tài)查詢、項目立項后經(jīng)費明細查詢、項目更改申請審核及申請狀態(tài)跟蹤查詢、中期考核申請審核及考核狀態(tài)跟蹤查詢、結(jié)項申請審核及結(jié)項狀態(tài)跟蹤查詢； �。�4）專家評委用戶：信息展示模塊資料瀏覽；項目申請、中期考核、結(jié)項過程中對所需評審項目的全部詳細信息瀏覽及評分； �。�5）學院管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；信息展示模塊中本學院信息錄入及修改；學生項目申請資格審核；學院項目申請、中期考核、結(jié)項答辯專家評委資格發(fā)放；所屬學院在申請項目明細內(nèi)容及申請狀態(tài)跟蹤查詢、專家評委打分完畢后的審核；項目立項后經(jīng)費明細查詢、項目開題及進展信息查詢、項目更改申請的審核、中期考核狀態(tài)跟蹤查詢及學院級審核、項目結(jié)項狀態(tài)跟蹤查詢及學院級審核； �。�6）教務(wù)處管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；信息展示模塊信息錄入及修改；在申請項目明細內(nèi)容、申請狀態(tài)跟蹤查詢以及學院審核后的最終審核（確認立項或退回學院處理）；項目立項后經(jīng)費明細查詢、項目開題及進展信息查詢、項目更改申請的審核、中期考核狀態(tài)跟蹤查詢及最終審核、項目結(jié)項狀態(tài)跟蹤查詢及最終審核；歷年大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項目分類統(tǒng)計匯總報表瀏覽； �。�7）財務(wù)處管理員用戶：信息展示模塊資料瀏覽；為本期通過教務(wù)處管理用戶立項審核的學生設(shè)定財務(wù)賬戶；對已被教務(wù)處管理用戶審核確認未通過中期考核或結(jié)項考核或者需要延期的財務(wù)賬號進行凍結(jié)、恢復(fù)或者撤消財務(wù)賬號處理。 5 討論 本管理系統(tǒng)的實現(xiàn)過程中充分運用了數(shù)據(jù)庫的管理功能和web技術(shù)的優(yōu)勢實現(xiàn)了科研項目管理的自動化，既可以突破部分傳統(tǒng)科研項目管理方式的缺陷，又能為之后的數(shù)據(jù)挖掘提供信息基礎(chǔ)，是目前大學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)管理工作中可以嘗試廣泛推行的一個方案。 參考文獻 [1]吳江，吳強，任建興等.大學生科創(chuàng)項目管理與創(chuàng)新人才培養(yǎng)模式的探索與實踐[J].中國電力教育，2013，（263），29-34. 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