小議高校行政機(jī)構(gòu)崗位說明書的擬定

時間：2023-04-30 23:36:50 資料我要投稿

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摘要：高校的行政管理工作，往往存在機(jī)構(gòu)間工作職責(zé)有交叉而界限不清、機(jī)構(gòu)內(nèi)人員職責(zé)不明等情況。規(guī)范的崗位說明書明確了崗位職責(zé)、工作標(biāo)、崗位基本條件和其它條件等重要因素，可以幫助規(guī)范崗位管理，指導(dǎo)職工的招聘、續(xù)聘、考核、晉升、工資分配、調(diào)整崗位等。規(guī)范的崗位說明書的推廣實施，對高校行政機(jī)構(gòu)的改革發(fā)展具有重要意義。

小議高校行政機(jī)構(gòu)崗位說明書的擬定

關(guān)鍵詞：高校；行政機(jī)構(gòu)；崗位說明書

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）46-0015-02

高校的行政管理工作，往往是難以量化績效和成本。高校行政管理中也存在人浮于事，個別事件互相推諉，工作效率不夠高，考核難等問題。這主要是因為高校的行政管理附屬于教學(xué)、科研的管理，為教學(xué)、科研管理服務(wù)。同時又有程序繁復(fù)、具體事務(wù)瑣碎等特點。因此，高校行政管理的人員編制數(shù)的核定、控制以及績效考核往往是一個難題，要研究解決這一難題的方法，筆者認(rèn)為基礎(chǔ)工作首先是擬定合理規(guī)范的高校行政崗位說明書。

一、高校行政崗位說明書的概念、特點和適用范圍

崗位說明書，是表明用人單位作為一個主體期望職員做些什么、職員應(yīng)該做些什么、應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯。高校行政崗位工作說明書根據(jù)高校的具體情況進(jìn)行制定，在每個崗位中都應(yīng)有一份獨立的崗位說明書，而且在編制時，要注重文字簡單明了，并使用淺顯易懂的文字填寫；內(nèi)容要越具體越好，避免形式化、書面化。另外，在實際工作當(dāng)中，隨著高校的發(fā)展和壯大，崗位說明書在制定之后，還要在一定的時間內(nèi)，有必要給予一定程度的修正和補(bǔ)充，以便與實際發(fā)展?fàn)顩r保持同步。而且，崗位工作說明書的基本格式，也要因不同的情況而異。

二、擬定高校行政崗位說明書的注意事項

1.崗位應(yīng)因事而定，不能因人而設(shè)。因高校中行政官僚化的影響，人們對高校行政部門以及編制的劃分，往往是以處長、副處長、科長（或主任科員）、副科長（副主任科員）、科員等級別為第一印象，設(shè)定崗位說明書的時候，也習(xí)慣以級別為崗位依據(jù)，將工作任務(wù)依級別分?jǐn)�，形成因人而設(shè)的局面。長此以往，崗位說明書就處于被動的描述狀態(tài)，無法起到主動的作用。正確的方法，如某個部門的崗位說明書，因當(dāng)是首先將整個部門的所有工作任務(wù)列出來，然后將工作任務(wù)按照部門內(nèi)部的科室劃分而劃分到不同科室，再根據(jù)任務(wù)量的大小擬定工作人員的人數(shù)。如此劃分后，除了現(xiàn)有的崗位人員外，一旦有人退休，就可以通過將現(xiàn)有的工作任務(wù)再次劃分，適當(dāng)調(diào)整每個人的任務(wù)量，通過劃分后的評估，如仍然在可承擔(dān)的范圍內(nèi)，那么退休一人就不能成為需要新增人員的理由，從而達(dá)到總體控制人員的目的。

2.崗位說明書應(yīng)描述具體的工作任務(wù)、完成目標(biāo)且體現(xiàn)該項工作的上下鏈接。崗位說明書的撰寫，應(yīng)體現(xiàn)可操作、可對照。每個工作任務(wù)應(yīng)用簡練的語言清晰描述，可以使未從事過此類工作的外部人員都可以一目了然的知道哪些工作由哪些部門負(fù)責(zé)。同時，在描述工作任務(wù)的同時，也應(yīng)體現(xiàn)該項工作的上下鏈接。舉例說明：某高校教師住房補(bǔ)貼的申請，人事處負(fù)責(zé)開具申請人員本人的工作時間和工作崗位證明，然后由申請人遞交到后勤部負(fù)責(zé)接下來的申報手續(xù)。在人事處崗位說明書中，涉及到此項工作的時候，還會在最后提到“此項完成后，轉(zhuǎn)移到后勤基建處跟進(jìn)”。如此就能使部門間職責(zé)分明，也可以使辦事人員知道在這個部門做完這一步后，下一步到哪一個部門走。避免了部門合作時職責(zé)不分的情況。

3.崗位說明書應(yīng)同時明確該崗位的勝任標(biāo)準(zhǔn)。從淺層面來看，崗位的勝任標(biāo)準(zhǔn)是指根據(jù)崗位的工作要求，確保該崗位的人員能夠順利完成該崗位工作的個人標(biāo)準(zhǔn)。從深度來說，它可以是動機(jī)、特質(zhì)、自我形象、態(tài)度或價值觀、某領(lǐng)域知識、認(rèn)知或行為技能，且能顯著區(qū)分優(yōu)秀與一般績效的個體特征的綜合表現(xiàn)。崗位勝任標(biāo)準(zhǔn)的大部分內(nèi)容，往往是和崗位說明書一一對應(yīng)的。

4.崗位說明書的設(shè)置流程。在一般的企業(yè)中，崗位說明書是由人力資源部擬定，根據(jù)工作需要和節(jié)省成本需要，可以隨時將某些崗位合并、拆分并且招聘或者解聘人員。高校的行政配置有其一定的功能劃分的固定性、事業(yè)單位人員流動較少等特點，根據(jù)這種特點，高校崗位說明書的設(shè)置應(yīng)與一般的企業(yè)不同。主要體現(xiàn)在人力資源部門與其他部門間的一個往來協(xié)商修訂的過程。以部門的自我擬定為主，人力資源部從整體行政結(jié)構(gòu)的角度，做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整修改。修改后再次返回部門，由部門再次提出意見，如此反復(fù)協(xié)商后定稿。

三、崗位說明書對于行政機(jī)構(gòu)設(shè)置的重要作用

1.崗位說明書有力的提高了行政辦事效率。高校的行政管理部門，因為其部門間職責(zé)不明確，人員臃腫，帶有一定的大鍋飯心態(tài)，容易陷入人浮于事的狀況。使得辦事流程不明確，事情推進(jìn)緩慢甚至被擱置。崗位說明書明確了行政事務(wù)的分配，使得管理范圍清晰，責(zé)任明確。任何人都可以在說明書中明確事情的負(fù)責(zé)部門，避免了人事推諉，互相踢皮球的情況。

2.崗位說明書較好的解決了行政工作的量化問題。行政管理工作因其種類多、瑣碎、講究工作人員間的協(xié)同配合，從而一向是被認(rèn)為無法量化的。崗位說明書明確了每個崗位的責(zé)任，使傳統(tǒng)觀念認(rèn)為無法量化的行政工作可以變得清晰可控。

3.崗位說明書可以為一系列的工作提供依據(jù)，如績效考核、編制設(shè)定、招聘、錄用、目標(biāo)管理、培訓(xùn)、晉升與開發(fā)等等。①為招聘、錄用員工提供依據(jù)。崗位說明書里確定了崗位的任職條件，任職條件是招聘的前提和基礎(chǔ)，每一個崗位都對其工作人員有獨到的要求，不僅僅是學(xué)歷、專業(yè)等表面的東西，還有崗位員工對職業(yè)的興趣、潛力。②對員工進(jìn)行目標(biāo)管理。在對員工目標(biāo)管理設(shè)計的時候，依據(jù)崗位說明書所規(guī)定的職責(zé)，通過崗位說明書可以很清晰、明確地給員工下達(dá)目標(biāo)。③是績效考核的基本依據(jù)。崗位說明書上對崗位職責(zé)的具體要求為考核依據(jù)，通過對員工德、能、勤、績等方面的綜合評價。并以此作為任免、獎罰、報酬、培訓(xùn)的依據(jù)。④員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)。對員工進(jìn)行培訓(xùn)是為了讓員工更熟悉工作內(nèi)容，更快適應(yīng)工作要求，因人因崗而異的對具有一定專業(yè)學(xué)歷的員工進(jìn)行業(yè)務(wù)知識和實踐技能的培訓(xùn)。根據(jù)崗位說明書的具體要求，有針對性的對各類職業(yè)進(jìn)行不同的培訓(xùn)，使員工盡快的融入工作，提升在本職崗位上的能力和眼光。

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