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淺談如何加強采購質(zhì)量管理
摘要：企業(yè)采購質(zhì)量控制是許多企業(yè)采購管理工作中最重要也是最難控制的一部分，如何在降低企業(yè)采購成本的前提下提高采購質(zhì)量更是成為采購管理工作的重中之重。文章主要從采購管理各主要環(huán)節(jié)上尋找突破口，從而提出提高采購質(zhì)量管理的幾點建議。 關(guān)鍵詞：采購；質(zhì)量控制；質(zhì)量管理 中圖分類號：G255 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0095-02 質(zhì)量管理中所說的質(zhì)量，是一個廣義的概念。按照國家標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，質(zhì)量是指產(chǎn)品或服務(wù)滿足規(guī)定或潛在要求（或需要）的特征的總和。這里所說的質(zhì)量不僅指產(chǎn)品的質(zhì)量，還包括過程質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量，對于過程質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量可以統(tǒng)稱為工作質(zhì)量。產(chǎn)品質(zhì)量與工作質(zhì)量是兩個不同的概念，但它們之間的關(guān)系是密切相關(guān)的，產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)工作質(zhì)量的綜合反映，企業(yè)工作質(zhì)量是一定產(chǎn)品質(zhì)量的基礎(chǔ)和保證。對于采購工作來說，就是要以采購工作的高質(zhì)量確保采購產(chǎn)品的高質(zhì)量。 一、采購管理與采購質(zhì)量管理 采購管理（Procurement Management）是計劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購質(zhì)量管理即是采購管理工作的一部分，同時又始終貫穿于采購管理工作中的每一個環(huán)節(jié)，采購質(zhì)量管理的好與壞取決于采購管理工作是否到位。 二、加強采購質(zhì)量管理的幾項措施 （一）加強計劃管理 計劃管理是采購管理工作的基礎(chǔ)，采購訂單的下達(dá)是基于使用單位申報的采購計劃為基礎(chǔ)的，計劃提報的準(zhǔn)確性直接影響到采買的物資是不是符合實際需求。在實際工作中，使用單位的計劃員往往由于責(zé)任心不強、專業(yè)技術(shù)水平低等多種原因，提報的計劃中物資名稱、規(guī)格型號、計量單位、材質(zhì)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)等物料信息隨意性強、描述不準(zhǔn)確，采購員接到計劃后往往由于計劃種類繁多，做不到逐一核對每一條需求計劃，同時為了保證下訂單的及時性，對計劃的審核也不是很嚴(yán)格，這樣就會造成采買物資與實際需求有出入。舉個例子：使用單位提報塑料托盤計劃，規(guī)格型號為1400×1200×150mm，數(shù)量150個。供貨單位按此規(guī)格型號供了150個單面托盤，兩向進(jìn)叉，送到使用單位后，反饋回來的信息是所送托盤不符合使用要求，它們需要的是雙面的、四向進(jìn)叉的。這種現(xiàn)象的發(fā)生就是由于提報計劃參數(shù)不全造成的，雖然最終問題經(jīng)過雙方溝通和協(xié)商最終解決了，不管是退換貨也好，還是重新訂貨也好，都造成了供貨周期的延長，進(jìn)而影響了生產(chǎn)需要。類似的問題如果在計劃提報環(huán)節(jié)就能發(fā)現(xiàn)其中的錯誤，也就不會出現(xiàn)后續(xù)供貨的錯誤了。 �。ǘ┘訌姽⿷�(yīng)商管理 企業(yè)采購最怕的就是選錯供應(yīng)商。因此，采購管理的工作原則之一即是慎選合適恰當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商。供應(yīng)商管理工作也是采購管理最關(guān)鍵的一部分，采購對于供應(yīng)商來說就是他們的訂單。隨著對前期大量訂單的經(jīng)驗總結(jié)和匯總以及管理技能的提高，采購人員意識到供應(yīng)商管理的重要性；采購工作的好壞從根本上說取決于供應(yīng)商所提供的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、性能等。不管是采用什么樣的采購方式，選擇供應(yīng)商將成為采購部門實施采購計劃的首要工作，良好的供應(yīng)商可以保證供應(yīng)物料的順暢、物料質(zhì)量的穩(wěn)定、交貨期和交貨數(shù)量等。要選擇好的供應(yīng)商，首先要做的工作就是供應(yīng)市場情報的搜集，供應(yīng)市場情報是采購人員的眼睛，也是供應(yīng)商管理的基礎(chǔ)，其內(nèi)容包括掌握供應(yīng)市場的情況并加以調(diào)查研究，分析整個產(chǎn)業(yè)鏈等。采購人員在掌握大量市場情報的情況下，可以不斷優(yōu)化供應(yīng)商的“庫存”。供應(yīng)市場瞬息萬變，國家間的政治協(xié)定，政府體制結(jié)構(gòu)與政治環(huán)境、稅收政策與稅率等均可能對國內(nèi)和國際貿(mào)易形成限制因素，甚至導(dǎo)致部分供應(yīng)商破產(chǎn)，被收購或退出市場，進(jìn)而對供應(yīng)市場的價格水平和供應(yīng)的持續(xù)性形成沖擊。采購員必須充分了解和分析原料供應(yīng)商行業(yè)特點，如供應(yīng)商的生產(chǎn)工藝、所用原料及行情、供應(yīng)商的競爭結(jié)構(gòu)等。通過對供應(yīng)商市場行情的調(diào)查和了解，尋找可靠的供應(yīng)商，將供應(yīng)商市場調(diào)查情況按其產(chǎn)品分類和經(jīng)營性質(zhì)加以分門別類整理，建立供應(yīng)商檔案。通過對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、管理情況、服務(wù)質(zhì)量、財務(wù)狀況等項目進(jìn)行綜合評審打分，確定最終的合格供應(yīng)商名錄。有了合格供應(yīng)商名錄，采購員在選擇供應(yīng)商時就多了一份可靠的保證。需要注意的是，這個合格供應(yīng)商名錄不是長期有效和一勞永逸的，為了保證合格供應(yīng)商名錄的長期有效性和可靠性，我們還需要建立完整的供應(yīng)商考核機(jī)制，對供應(yīng)商定期考核，可以是一年或是根據(jù)生產(chǎn)企業(yè)的實際情況機(jī)動合理的確定考核時間，根據(jù)考核結(jié)果不斷完善合格名錄，區(qū)分優(yōu)劣，隨時將不合格的供應(yīng)商從合格名錄里剔除。 �。ㄈ┘訌姴少忂^程的管理 這里所說的采購過程概念是比較狹義的，是基于采購前期計劃已申報和合格供應(yīng)商名錄已確定的前提下，具體采購的實施過程。包括采購方式的選擇和選定采購方式后具體實施過程中的管理工作。選擇什么樣的采購方式對產(chǎn)品的交貨期、交貨質(zhì)量有著十分重要的影響。一般采購方式有招標(biāo)采購、競爭性談判采購、單一來源采購和詢比價采購。招標(biāo)采購除了國家硬性規(guī)定的必須要招標(biāo)采購的物資外，一般關(guān)鍵設(shè)備和材料，甲方對產(chǎn)品的技術(shù)性能不能完全掌握的，金額價值較大的物資一般采用招標(biāo)方式采購。招標(biāo)采購時，將需方產(chǎn)品的詳細(xì)信息經(jīng)招標(biāo)公司通過網(wǎng)絡(luò)等公眾傳播渠道發(fā)布，可以有效的獲取廣泛的供應(yīng)商的信息，擴(kuò)大業(yè)主可選擇的范圍。無論是自主招標(biāo)還是委托招標(biāo)，業(yè)主在招標(biāo)之前都要制定詳細(xì)的招標(biāo)文件和評標(biāo)辦法，其內(nèi)容要根據(jù)具體要招標(biāo)的貨物相關(guān)要求來制定，區(qū)分設(shè)備和材料的側(cè)重點不同，招標(biāo)過程嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。競爭性談判采購主要是招標(biāo)采購時投標(biāo)廠家不足3家的、對需求產(chǎn)品技術(shù)要求較高而現(xiàn)有合格供應(yīng)商名錄里符合要求的廠家又少于3家等情況而采用的采購方式，采購程序上與招標(biāo)采購相似，其相比較招標(biāo)采購形式更加靈活、采購程序簡化易于操作，效率相對較高。既然程序與招標(biāo)采購相似，具體執(zhí)行過程中也必須按照招標(biāo)采購的相關(guān)規(guī)定和要求來執(zhí)行。詢比價采購是采購活動中常用的采購方式，即至少向3家供應(yīng)商發(fā)出詢價，通過價格必選，確定最低價的供貨商為中標(biāo)廠家。詢比價采購時，詢價文件也必須是向合格供應(yīng)商名錄里的供貨商發(fā)出，這樣可以保證報價的供應(yīng)商水平在同一起跑線上，同時從源頭上可以有效的控制產(chǎn)品的質(zhì)量。詢比價采購的弊端是，以低價確定最終供貨商，難免會出現(xiàn)供應(yīng)商為了中選，存在以低于成本的價格供貨，或是以次充好，低價低質(zhì)，如何保證采買到低價優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品成為詢比價采購最為棘手的問題。比價采購，并不是價格越低越好，在保證質(zhì)量的前提下，確定合理的價格，即適價采購。在實際工作中，采購員可根據(jù)具體的需求計劃，物資類別、價值大小及其他因素綜合考慮選用合適的采購方式。 �。ㄋ模┘訌姴少弳T業(yè)務(wù)知識培訓(xùn) 采購員是采購工作的具體執(zhí)行者，采購員業(yè)務(wù)知識的欠缺，直接影響采購進(jìn)度、采購效率、采購質(zhì)量等。很多企業(yè)都不重視采購員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，他們認(rèn)為采購能力的培養(yǎng)主要是通過經(jīng)驗積累起來的，這種理解是很狹隘的�，F(xiàn)在的時代是個知識更新及其迅速的年代，采購員單憑經(jīng)驗的積累遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了采購工作的需要。一名優(yōu)秀的采購員，必須具備多方面的素質(zhì)，包括較強的學(xué)習(xí)能力、溝通協(xié)調(diào)能力和市場分析能力，敏銳的洞察力、扎實的專業(yè)知識等等。 （五）建立健全物資采購管理制度 健全的物資采購管理制度是采購工作良好運行的強有力的保障，俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，采購工作本身所具有的特殊性決定了制定完整詳細(xì)的采購管理規(guī)章制度的必要性。從計劃的編制申報、供應(yīng)商的管理、采購過程的規(guī)范，到合同簽訂以及到貨驗收入庫的方方面面，每一個環(huán)節(jié)都要制定詳細(xì)完整的管理制度，規(guī)范采購行為，提高采購質(zhì)量和效率。 綜上所述，采購質(zhì)量管理滲透到采購管理的各個環(huán)節(jié)，只有將采購管理工作做到位，做到實，采購質(zhì)量管理工作才不是喊喊口號而已。 參考文獻(xiàn) [1] 尤建新，蔡三發(fā)，李龑.采購運作管理實務(wù)[M].中國物資出版社. [2] 湯曉華.如何高效管控供應(yīng)商[M].化學(xué)工業(yè)出版社.
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