檔案資料管理體系

檔案資料管理體系

一、總則

1、為規(guī)范公司內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理、收集、整理工作，完整、系統(tǒng)地保存和科學(xué)地管理建設(shè)過程中形成的文件材料，根據(jù)國家及安徽省相關(guān)規(guī)范、標準，制定本管理制度。

2、需要歸檔保存的文件材料是指勐臘海誠工程部在工程建設(shè)開發(fā)期間形成的具有保存價值的各種形式的記錄。

3、文件材料的收集、整理、處理、儲存、傳遞和應(yīng)用等工作，由工程部內(nèi)業(yè)技術(shù)管理工程師及其助理負責(zé)執(zhí)行和實施，工程部經(jīng)理負責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

4、文件材料應(yīng)隨工程的進展進行，保證真實、準確、具有時效性，并經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核簽字，及時存入計算機中，納入整個建設(shè)項目管理體系中。 二、文件材料收集范圍

1、整個建設(shè)項目從籌建到竣工驗收期間形成的具有保存價值的文件，包括立項、可研報告、評估、計劃、會議紀要、勘測、設(shè)計、施工、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的文件材料。

2、文件材料來源：

(1)、集團公司各部門發(fā)文、批文； (2)、子公司各部門發(fā)文； (3)、政府部門發(fā)文、批文； (4)、工程部內(nèi)部形成的文件材料；

(5)、與工程部相關(guān)單位聯(lián)系的各種文件材料； (6)、工程部執(zhí)行、辦理的外來文件材料； (7)、其它。

三、工程部在項目內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理中的職責(zé)

1、在工程招標及與勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、合同時，應(yīng)對工程文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求。

2、收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進行立卷歸檔。 3、負責(zé)組織、監(jiān)督和檢查勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。

4、收集和匯總勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的立卷歸檔的工程檔案。 5、在組織工程竣工驗收前，應(yīng)提請當?shù)氐某墙�檔案管理機構(gòu)對工程檔案進行預(yù)驗收；未取得工程檔案驗收認可文件，不得組織工程竣工驗收。

6、工程竣工驗收后3個月內(nèi)，向當?shù)爻墙�檔案館移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 四、文件材料分類及內(nèi)容

根據(jù)工程部實際情況，對需要歸檔保存的文件材料可分為以下兩類：

(1)、文書類資料：集團公司各部門、子公司各部門、政府部門的日常事務(wù)性的發(fā)文和批文，以及工程部簽發(fā)的日常事務(wù)性發(fā)文和批文。具體分類和內(nèi)容見附表1。

(2)、技術(shù)類資料：工程部(建設(shè))、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理及質(zhì)量站、材料檢驗等單位在工程建設(shè)開發(fā)期間形成的技術(shù)類文件材料。

技術(shù)類文件材料可劃分為：基建文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖四部分。具體分類和內(nèi)容見附表2。 五、文件材料管理要求

1、文件材料要達到完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用的要求，并對其收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用，逐步做到規(guī)范化管理，能夠反映項目建設(shè)與管理活動的全過程，原則上歸檔文件為原件。

2、文件材料內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符。字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

3、文字材料幅面尺寸規(guī)格為A4幅面(297mm×210mm)。圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，內(nèi)折外翻圖標。卷內(nèi)目錄和案卷封面欄目均應(yīng)逐項填寫清楚，立卷要遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的系統(tǒng)聯(lián)系，時間順序編排，一個工程要在一起立卷，如果資料多(每卷一般不超過4cm)，可立數(shù)卷。

4、內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(文件中的各種附件一律不準抽存)。 內(nèi)業(yè)管理人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，收集齊全，加以整理、歸檔保存。

5、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

竣工驗收歸檔文件套數(shù)規(guī)定為三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交當?shù)爻墙�檔案館、一套由集團公司保管。

6、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件、正稿與印件（或傳真件）、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件，分別存放在一起，不得分開。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷。 六、文件材料借閱、銷毀

1、建立查閱、借閱登記制度，公司人員調(diào)檔查閱，必須由內(nèi)業(yè)管理人員統(tǒng)一進行登記。外單位人員查閱文檔，必須經(jīng)部門經(jīng)理批準。

2、需借閱文件的人員，應(yīng)填寫“文件借閱單”，并經(jīng)部門經(jīng)理批準，借閱者應(yīng)在7天內(nèi)歸還，逾期不還由內(nèi)業(yè)管理員收回，原件原則上不得外借，以防止丟失或損壞。

3、文件作廢時，由部門業(yè)內(nèi)技術(shù)管理人員發(fā)出文件作廢通知至收文單位/部門，并將已發(fā)放文件全部收回作廢。

4、為避免的文件積壓，業(yè)內(nèi)技術(shù)管理人員需要定期清理文件材料，將過期或無保存價值的文件進行剔除和銷毀。 七、相關(guān)支持表格、圖表

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