淺談檔案管理應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)前的準(zhǔn)備工作
論文摘要：計(jì)算機(jī)技術(shù)目前已在各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域內(nèi)廣泛應(yīng)用，在檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)應(yīng)該從檔案原件、專業(yè)技術(shù)人才、系統(tǒng)分析等各反面做好充分的準(zhǔn)備工作，做好傳統(tǒng)與現(xiàn)代的結(jié)合，從而緊跟時(shí)代的步伐，大大提高檔案管理和使用的效率和價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)提供服務(wù)，
淺談檔案管理應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)前的準(zhǔn)備工作
。目前，電子計(jì)算機(jī)技術(shù)正以空前的規(guī)模應(yīng)用于社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)方面。在檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為必然的發(fā)展趨勢(shì)，但為了為避免盲目性，保證積極穩(wěn)妥、有步驟、有準(zhǔn)備地開展好這項(xiàng)工作，我認(rèn)為在引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)前，必須做好各方面的準(zhǔn)備工作。
一、檔案原件的準(zhǔn)備工作
從現(xiàn)有的技術(shù)條件和需求出發(fā)，電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用，主要是編目和檢索兩個(gè)方面。要實(shí)現(xiàn)這兩方面的應(yīng)用，必須首先對(duì)檔案文件進(jìn)行預(yù)處理，它包括：
(一)依據(jù)檔案文件或案卷的內(nèi)部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個(gè)信息摘出，制成檔案的二次文獻(xiàn)卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個(gè)對(duì)文件或案卷的內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計(jì)算機(jī)的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質(zhì)，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術(shù)尚不能應(yīng)用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻(xiàn)，輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)非全文的線索檢索。著錄質(zhì)量的高低，直接影響到檢索結(jié)果的好壞。
(二)通過對(duì)檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內(nèi)容，并用規(guī)范化的主題詞，將其主題內(nèi)容表達(dá)出來。這樣一個(gè)用主題詞來標(biāo)識(shí)文件或案卷的主題內(nèi)容的過程稱為主題標(biāo)引。
檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng);檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識(shí)出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對(duì)檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。
對(duì)檔案文件進(jìn)行主題標(biāo)引，必須依據(jù)統(tǒng)一的檔案主題標(biāo)引規(guī)則進(jìn)行，它是個(gè)需要花費(fèi)大量勞動(dòng)、付出很多時(shí)間的工程。因此，必須在引進(jìn)計(jì)算機(jī)前著手這方面工作，否則，計(jì)算機(jī)將因等待輸入數(shù)據(jù)而無法順利運(yùn)行。
二、專業(yè)技術(shù)人才的準(zhǔn)備
面對(duì)計(jì)算機(jī)二次開發(fā)的艱巨任務(wù)，我們必須擁有雄厚的技術(shù)力量，必須占有既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又通計(jì)算機(jī)專業(yè)的“兩棲人才”。目前，有不少檔案館把整個(gè)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用工作，從系統(tǒng)設(shè)計(jì)到系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，從數(shù)據(jù)輸入到提供利用全都交給計(jì)算機(jī)研究部門去辦，其結(jié)果很可能是檔案與計(jì)算機(jī)銜接松弛，系統(tǒng)缺乏實(shí)用性。退一步說，即便系統(tǒng)是成功的，仍然有一個(gè)維護(hù)和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計(jì)算機(jī)，那么計(jì)算機(jī)的應(yīng)用就永遠(yuǎn)是個(gè)零。因此，必須首先作好檔案部門計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的準(zhǔn)備，它包括：
(一)應(yīng)用軟件人員的準(zhǔn)備檔案館應(yīng)選擇有一定數(shù)字和邏輯思維能力的工作人員，進(jìn)行計(jì)算機(jī)原理及應(yīng)用軟件方面的培訓(xùn)，
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《淺談檔案管理應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)前的準(zhǔn)備工作》(http://m.clearvueentertainment.com)。使他們學(xué)會(huì)計(jì)算機(jī)高級(jí)語言，學(xué)會(huì)操作和使用機(jī)器，學(xué)會(huì)設(shè)計(jì)和上機(jī)實(shí)現(xiàn)一個(gè)完整的系統(tǒng)，能夠把應(yīng)用系統(tǒng)或與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員接零的任務(wù)知識(shí)很好地銜接。(二)主題標(biāo)引人員的準(zhǔn)備檔案館應(yīng)選擇有一定有語言文字能力的檔案工作者，學(xué)習(xí)和研究檔案主題標(biāo)引的方法和原則，使他們懂得主題標(biāo)引的基本原理，了解主題詞的性質(zhì)和選詞原則，學(xué)會(huì)使用漢語主題詞表，學(xué)會(huì)依據(jù)檔案主題標(biāo)引規(guī)則，正確分析主題內(nèi)容，正確選擇主題詞標(biāo)識(shí)，學(xué)會(huì)如何進(jìn)行主題詞的組配，學(xué)會(huì)特殊情況的特殊處理等。通過學(xué)習(xí)，能夠勝任檔案主題標(biāo)引和參與漢語主題詞表管理的工作。
(三)全體檔案工作者，無論領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，都應(yīng)積極進(jìn)行計(jì)算機(jī)掃盲檔案工作者是信息工作者，在當(dāng)今的信息社會(huì)中不懂信息的現(xiàn)代化處理，必定寸步難行。因此，應(yīng)當(dāng)通過舉辦各種講座、分期分批培訓(xùn)以及通過自學(xué)等多種形式，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用的水平和能力，適應(yīng)檔案管理新形勢(shì)的需要。
三、系統(tǒng)分析的準(zhǔn)備工作
一個(gè)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)是否實(shí)用，是否能最大限度地發(fā)揮其功能，是否能產(chǎn)生最大的經(jīng)濟(jì)效益，很大一部分取決于系統(tǒng)建立之初的系統(tǒng)分析的好壞和成功與否。系統(tǒng)分析是檔案館現(xiàn)代化的“大政方針”問題，必須予以充分的重視。
檔案館在引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)前，對(duì)于系統(tǒng)所要解決的問題，解決問題的入口、途徑、以及選擇什么樣的計(jì)算機(jī)最適于完成預(yù)定的任務(wù)?何種信息處理方式最優(yōu)化?哪種服務(wù)方式最簡(jiǎn)便以及如何與縮微技術(shù)相結(jié)合等等，都要預(yù)先進(jìn)行調(diào)查、分析和研究，然后提出最佳的方案。這種在系統(tǒng)建立之前，對(duì)系統(tǒng)將遇到的問題，根據(jù)人們的經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)，利用各種現(xiàn)代化的`手段，予以綜合分析和研究的過程即系統(tǒng)分析。對(duì)一個(gè)檔案館而言，建立系統(tǒng)應(yīng)主要考慮和分析如下幾方面問題：
(一)系統(tǒng)目標(biāo)即系統(tǒng)要解決哪些問題，實(shí)現(xiàn)哪方面的應(yīng)用。是檢索還是編目?是統(tǒng)計(jì)還是輔助業(yè)務(wù)指導(dǎo)等等。系統(tǒng)目標(biāo)要切實(shí)可行，不要太高，也不要太低。從實(shí)際出發(fā)，從最急需著手。切不可一味求大或貪圖表面化，滿足于“表演”。
(二)系統(tǒng)的可行性即實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)的諸方面條件是否具備。如數(shù)據(jù)條件：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作量如何?數(shù)據(jù)輸入的工作量如何?數(shù)據(jù)庫的工作量如何?硬件條件：選擇什么類型的機(jī)器能夠?qū)崿F(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)?需要多大的存貯量?對(duì)系統(tǒng)軟件有何要求?人力條件：檔案、電子計(jì)算機(jī)、標(biāo)引三個(gè)方面的技術(shù)人才是否配備齊全等等。可行性研究要盡可能廣泛、深入。要能充分考慮到各種可能出現(xiàn)的問題和影響系統(tǒng)的諸方面的因素，并研究出對(duì)策。
(三)系統(tǒng)的有效性即評(píng)估和論證系統(tǒng)存在的價(jià)值。如：目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是否能給檔案工作帶來積極的影響?比較手工管理，有哪些優(yōu)越性?如果系統(tǒng)本身做不了太多的工作，反而還需要很多的人力去再加工，那么這個(gè)系統(tǒng)就沒有存在的價(jià)值。從經(jīng)濟(jì)效益的角度看系統(tǒng)的有效性：花的錢與做的事是否相稱?怎樣才能少花錢多辦事?手工管理所花的錢與計(jì)算機(jī)管理所花的錢哪個(gè)更合算等等。
(四)綜合計(jì)劃即：將系統(tǒng)分析的最后結(jié)果，用框圖的形式表示出來。把整個(gè)工作過程，按其順序交叉關(guān)系畫出流程圖，直觀地顯示出每一具體工作在總體結(jié)構(gòu)中的位置以及相互間存在著怎樣的關(guān)系，從而便于執(zhí)行，便于管理，便于隨時(shí)糾正工作中出現(xiàn)的各種誤差。
檔案館在引進(jìn)電子計(jì)算機(jī)前，如能做好上述各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，則基本上能做到“水到渠成”，順利地開展好計(jì)算機(jī)應(yīng)用工作。實(shí)際上計(jì)算機(jī)并不是個(gè)高深莫測(cè)、難于掌握的東西。一旦你接觸了它，了解了它，就會(huì)喜歡上它，與它打交道就會(huì)成為一件趣事。
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