Email的“郵”戲規(guī)則
很難想象，沒有電郵的職場江湖該如何快速高效運(yùn)轉(zhuǎn)，
Email的“郵”戲規(guī)則
。要知道，90%的職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發(fā)郵件：70%的職場人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒有尚未處理的緊急郵件：30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也要忍不住登錄公司郵箱，生怕錯(cuò)過什么要命的任務(wù)。好吧，就算我們有電郵依賴癥，這也不意味著我們能輕松玩轉(zhuǎn)電郵的諸多功能。下面的電郵故事，也許主角就是你。原來它不是我的郵箱
小林畢業(yè)就進(jìn)入一家貨運(yùn)公司，一干就是五年。這五年里，她使用著公司分配的郵箱。她把公司當(dāng)作自己的家。
當(dāng)公司連年終獎(jiǎng)都發(fā)不出來時(shí)，裁員的風(fēng)聲日益逼近，小林想到了主動離開。她開始在網(wǎng)上偷偷搜索相關(guān)的職位，并試著發(fā)送了幾封求職簡歷，其中有一家還是小林所在公司的競爭對手。沒想到，用人單位的電話沒有等到，她卻被請進(jìn)了公司人事部辦公室。人事總監(jiān)似笑非笑地說：“聽說你有自己的打算，現(xiàn)在公司狀態(tài)不是很好，減員增效已成定局。既然你有更好的職業(yè)發(fā)展機(jī)會，公司無疑是支持的。你看看下周能否完成手頭的工作交接?”
小林百思不得其解的是，自己并未向同事透露過任何風(fēng)聲，人事總監(jiān)怎么會知道她的跳槽打算?雖然她的確萌生去意，但在完全沒有心理準(zhǔn)備的情況下，被效力五年的公司不動聲色地辭退，小林還是很難接受這個(gè)事實(shí)。當(dāng)她萬分不情愿地清理自己使用了五年的郵箱時(shí)，好像突然悟出了點(diǎn)什么。
美國Proofpoint公司曾對406家雇員千人以上的美、英公司進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)超過三分之一的公司曾雇人監(jiān)控員工的電子郵件，據(jù)說是為了防范法律、財(cái)務(wù)和管理等方面的風(fēng)險(xiǎn)。近三分之一的受訪美國公司還表示，在過去一年中曾因電子郵件問題解雇員工。答案其實(shí)就這么簡單，小林五年來一直使用公司郵箱，工作郵件和私人信件全部用一個(gè)郵箱處理。她做夢都沒想到，會有人經(jīng)常“偷看”自己的電子郵件，直到被解雇之后她才意識到：“原來，它不是我的郵箱。”
君子有所抄，有所不抄
Jack剛從國有單位跳到了外企，直覺最大的一個(gè)變化就是——每天收到的郵件數(shù)量大大增加。很多郵件看起來和自己毫無關(guān)系，卻要求閱后及時(shí)回復(fù)，這讓習(xí)慣了國企工作流程的Jack覺得很不適應(yīng)。Jack有自己處理問題的一套習(xí)慣，比如不緊急的郵件，他會暫且放一放，若是遇到緊急任務(wù)，他會主動跑到老板處匯報(bào)工作進(jìn)度，至于一些他可以獨(dú)立完成的工作任務(wù)，他盡量不去麻煩其他同事。
但才過了兩周，老板就找Jack談話了，并向他提出三個(gè)問題：第一，為什么不及時(shí)回復(fù)客戶和同事的郵件?第二，為什么不把涉及客戶業(yè)務(wù)往來的重要郵件抄送團(tuán)隊(duì)同事?第三，為什么不以書面形式向老板及時(shí)匯報(bào)工作進(jìn)度和執(zhí)行情況?
一向我行我素的Jack這才明白，自己對“電郵法則”的認(rèn)識完全走入了誤區(qū)。他以為，及時(shí)回復(fù)郵件就意味著必須優(yōu)先處理所涉事項(xiàng)，事實(shí)上，他只需簡單回復(fù)一句：“收到，謝謝。”他以為，一個(gè)客戶既然由自己負(fù)責(zé)，就沒必要事無巨細(xì)抄送其他同事，無故增加他人的郵件瀏覽量。而事實(shí)是，同事需要知道他在做什么，更需要知道客戶在做什么，同時(shí)這也是他展示自己的良好機(jī)會。至于老板，每天工作千頭萬緒，很難把你的口頭匯報(bào)牢記心間，要想不忘事、不誤事，還是通過郵件書面記錄來得保險(xiǎn)。
醍醐灌頂?shù)腏ack立刻調(diào)整了工作方法，老板和同事成了他郵件抄送欄里的“�？�”，終于有一天，老板忍不住了：“我說，那些雞毛蒜皮的郵件，你能不能不抄送給我啊?還有，給客戶的郵件如果一定要抄給我，可不可以用密送功能?否則在客戶面前，我連打哈哈裝不知道的權(quán)利都沒有了。”Jack終于明白，君子有所抄有所不抄。該抄送時(shí)不抄送，出了成績你就自個(gè)偷著樂吧，出了問題也沒人幫你擔(dān)著。不該抄送的瞎抄送，惹惱的是別人，吃虧的是自己。
不要泄露我的隱私
小茜是個(gè)樂天派，只要看到什么幽默好玩的郵件，都會轉(zhuǎn)發(fā)給她的`朋友們，
資料共享平臺
《Email的“郵”戲規(guī)則》(http://m.clearvueentertainment.com)。隨著小茜郵箱里的收件人名單越來越長，她接到的“投訴”也越來越多。小茜只好把一些朋友從收件人名單中拿掉，心中還頗有一絲委屈。她的一位朋友是知名高管，這位朋友就經(jīng)常收到莫名其妙的郵件，內(nèi)容不是關(guān)于求職就是關(guān)于推銷，發(fā)件人還自稱是小茜的朋友。她忍不住和小茜對質(zhì)，原來都是電郵惹的禍。小茜每次群發(fā)郵件，所有收件人的電郵地址都赤裸裸地顯示在收件欄里，這些富有搞笑價(jià)值的郵件被四處轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去，無意中把不該泄露的個(gè)人信息散播出去。普通人的郵件地址也許無人問津，但像她這樣有名有權(quán)的人，收到一些“打秋風(fēng)”的郵件也是很正常的了。小茜這下學(xué)乖了，群發(fā)郵件時(shí)采取密送功能，收件人彼此無法看到電郵地址。吃一塹長一智，過了一段時(shí)間，朋友們發(fā)現(xiàn)來自小茜的郵件少了很多，內(nèi)容也不那么“瘋顛”了。他們感嘆小茜開始變成熟了，也不禁暗暗懷念那個(gè)沒心沒肺、整天發(fā)郵件“轟炸”大家的小女孩。
起手無回，悔之晚矣
Kevin是一位年輕的公關(guān)人，深得大老板賞識。但奇怪的是，Kevin在客戶那兒總討不到什么好，弄不好還會碰一鼻子灰。問題究竟出在哪兒呢?原來，Kevin是個(gè)急性子，他發(fā)給客戶的郵件經(jīng)常出現(xiàn)拼寫錯(cuò)誤，要不就是發(fā)錯(cuò)了附件，搞得對方打開后一頭霧水。雖然這都是些不起眼的小失誤，但畢竟讓人看了不舒服，覺得此人做事不踏實(shí)。有幾次，Kevin甚至連續(xù)拼錯(cuò)了一位客戶的英文名字，這下可惹惱了人家，回信時(shí)毫不客氣地指出了Kevin的錯(cuò)誤，并且抄送給了大老板。大老板無奈，把Kevin叫到辦公室一陣狠批：“公關(guān)人最重要的是什么?是職業(yè)素養(yǎng)!如果我們自己做事情都不嚴(yán)謹(jǐn)，客戶怎么會全心全意信賴我們，把重要的擔(dān)子交給我們?”Kevin覺得有些委屈，畢竟自己不是故意的，而且這些小錯(cuò)誤也無關(guān)大局。當(dāng)然，做事嚴(yán)謹(jǐn)總是好的，知錯(cuò)能改，善莫大焉嘛!可說歸說，做歸做——Kevin這么多年養(yǎng)成的毛手毛腳的習(xí)慣，豈是一時(shí)半會能改掉的?
沒過多久，Kevin又捅了個(gè)婁子。一位一貫挑剔的客戶，向Kevin的團(tuán)隊(duì)提出一項(xiàng)不合理要求，令他頗為惱火。Kevin通過郵件和同事討論工作任務(wù)時(shí)，忍不住抱怨了幾句，說這位“超級變態(tài)”客戶的要求簡直是“胡攪蠻纏”，如果這項(xiàng)任務(wù)能按時(shí)完成才是“見鬼了呢”，最好的解決方法就是“不理她”。這封郵件被人回復(fù)來回復(fù)去，最后轉(zhuǎn)到了大老板那里，大老板看了很生氣，再次把Kevin叫到辦公室批評：“你怎么能這么說客戶呢?我們和客戶的關(guān)系，是親密戰(zhàn)友，是戰(zhàn)略伙伴，有時(shí)甚至像談戀愛一樣，她對你態(tài)度不好，你就當(dāng)她是使小性子，給點(diǎn)甜頭哄哄她不就好了，何必到處去說對方的不是。”Kevin還想爭辯，老板繼續(xù)說：“你有沒有想過，這封郵件如果被人轉(zhuǎn)發(fā)給那位客戶，你的下場是什么?告訴你，你一定會被換掉。轉(zhuǎn)發(fā)一封電子郵件不費(fèi)吹灰之力，你怎么知道別人不會存心害你?要知道，想坐你這個(gè)位子的人多得是，要坐穩(wěn)這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。而如何通過電子郵件傳達(dá)你的智慧，這是一門值得掌握的學(xué)問。”
一席話令Kevin心服口服。從那時(shí)起，每次點(diǎn)擊發(fā)送重要郵件之前，他的手指會微微顫抖，再三檢查郵件正文和抄送對象是否正確，再次打開附件確認(rèn)沒有問題，然后才小心翼翼發(fā)出去。為什么?因?yàn)樗昧艘粋�(gè)道理——每個(gè)人的電郵都是一張通行證，只有善用你的通行權(quán)，才能在職場上暢通無阻!
網(wǎng)絡(luò)中每天郵件翻飛，其中的故事不可勝數(shù)。隨著郵件系統(tǒng)的發(fā)展，一些先進(jìn)的系統(tǒng)除了常規(guī)的轉(zhuǎn)發(fā)、抄送、暗送等功能，還增加了很多新型“秘密武器 ”，如“不得抄送”、“不得暗送”這樣的“防 ”功能，霸權(quán)功能“不得回復(fù)”，甚至還有“閱畢自行刪除”這樣令人無語的功能。設(shè)計(jì)者深諳現(xiàn)代電郵戰(zhàn)爭的奧妙才能做出這么貼心的服務(wù)項(xiàng)目。作為每日與電郵打交道的辦公人，如果不好好玩轉(zhuǎn)電郵，還真是有點(diǎn)對不住這些煞費(fèi)苦心的工程師。
轉(zhuǎn)發(fā)一封電子郵件不費(fèi)吹灰之力，你怎么知道別人不會存心害你?要知道，想坐你這個(gè)位子的人多得是，要坐穩(wěn)這個(gè)位子，需要的不是抱怨，而是智慧。而如何通過電子郵件傳達(dá)你的智慧，這是一門值得掌握的學(xué)問。
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