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寫好年終總結的寫作技巧
年終歲尾,職場人寫年終總結的痛苦又如期而至;仡檨砘仡櫲ィ也坏筋^緒。用 “年終總結”的關鍵字在Google上一搜,竟有上百萬條匹配選項,海量范文難以選擇;“年終總結寫手”這一網(wǎng)絡新職業(yè)更是“應運而生”,在線招攬生意人氣還相當高。這不禁讓人感嘆,年終總結正淪落為形式大于內容的“雞肋”任務。 不過,雞肋歸雞肋,對于初涉“江湖”的職場新人來說,年終總結可不能不花心思:一來這是對自己初入職場工作的梳理,二來很有可能自己的晉升加薪就在此一“結”了。但資歷太淺,寫花哨了怕顯得自己自吹自擂;如實交待,又擔心太平淡了吸引不了上司的眼球。那么,到底該拿年終總結如何是好?本期“過來人”這就為你排憂解難——
今年總結寫得最好的,無疑當數(shù)近日媒體報道的一位“總結姐”:作為大學剛畢業(yè)在一家德國生物醫(yī)藥制品公司就職的職場新人,她竟然寫出了厚達46頁的年終總結。雖然入職不足一年,工作經(jīng)歷和參與重大項目的程度都很有限,但她在總結中大量運用了表格和圖標,使得她的老板看到這份精致如宣傳冊般的年終總結時如獲至寶,當即拍板“此人今年年終獎金翻番”。 根據(jù)國內某人力資源機構發(fā)布的一份網(wǎng)絡調查顯示,在2356名受訪者中,認為年終總結對個人晉升加薪“影響很大”的就占到42.08%(見圖1),可見不少人所在的企業(yè)單位都將年終總結作為績效考核的一大重要參考系數(shù)。不過,以“總結”論“成敗”的往往是政府機構和事業(yè)單位。
另有33.77%的受訪者認為年終總結對個人晉升加薪“影響一般”,比如在外企從事銷售工作的Cathy就屬于這一類人群:“我的業(yè)績都表現(xiàn)在平時的銷售數(shù)字上,老板只要看報表,就能了解我的工作成績。是不是能夠晉升加薪,就看這一年你是否對公司的銷售增長起到了重要作用。”
年終總結是對過去一年的回顧,也是對將來一年的展望。將年終總結作為公司考核的一項依據(jù),無非是借此手段考察下屬工
作情況、了解員工思想。雖然已日漸形式化,但只要別把它當作是一門功課來做,總結也會很有意義,即使年終總結幾乎不對你的個人晉升加薪產(chǎn)生影響,也是一件助己之舉。不妨找一個閑適的午后,到一個咖啡吧或者安靜的茶坊,坐在軟軟的沙發(fā)里,回顧上一年之中自己究竟做了些什么,取得了些什么成績,還有哪些不足,給自己做個總結,為明年的工作鼓鼓勁。年終總結為何難以入手
都說年終總結很難寫,究竟難在何處?各人有各人的說道。在這份調查中,選擇“機械性工作,沒有新意”的占到總人數(shù)的24.11%(見圖2)。的確,一些助理性的工作,如文員、前臺、錄入人員等,他們幾乎每天都做著相同的工作內容,工作總結也如同流水帳,沒有什么亮點。另有22.02%的受訪者由于“日常工作瑣碎”而導致很難總結。行政類以及秘書等工作就是如此。
抱著“無法引起老板重視,寫了也白寫”想法的人占到受訪者的14.58%,出現(xiàn)這種情況的原因無非有兩個:一來是老板不懂得如何去發(fā)掘人才;二來則純粹是個人的抱怨,不肯承認自身能力不足。還有一些受訪者覺得年終總結難以入手的原因是“業(yè)績平平,無法突顯”,恐怕這也是所有平凡小兵的呼聲吧。優(yōu)秀的人可能就只有一、兩個人,更多的人是處于平凡的位臵上,但是就算是再平凡的小人物,只要在自己的崗位上兢兢業(yè)業(yè),一點點小小的成績也是你一年的成果,所以大可不必閃躲,大膽說出來,總會有人看見你的閃光點
不言而喻,在整個年終總結中,數(shù)字會起到相當大的作用,這也適用在大多數(shù)的崗位業(yè)績上。但是,這卻讓那些很難用數(shù)字來描述工作成績的人感到相當痛苦。那么,不同崗位的總結藝術有哪些呢?
代表崗位一:銷售類 總結關鍵:數(shù)據(jù)、圖表、PPT
John在公司從事銷售工作,他的職位是區(qū)域主管。忙碌了整整一年,在年終小結時犯了難:自己每月僅勉強完成任務,似乎
沒有優(yōu)秀功績可表。難道一年的辛苦在老板眼里只能得個中等評價? 通常情況下,個案、數(shù)據(jù)、圖示、類比等工具和方法的運用是寫好年終總結的“鐵律”,諸如“公司下達的銷售任務指標180萬元,實際完成200萬元,超額完成任務20萬元。市場占有率為同行業(yè)的30%,與去年相比增長了10%,具體原因如下??”等詳實的數(shù)據(jù)和圖表對比分析能給上司留下深刻印象。要知道領導都很忙,根本不可能一字一句細看你洋洋灑灑的長篇大論。只要在字里行間多給出一些數(shù)據(jù)或量化的數(shù)字、對比圖、文字說明做論據(jù),他們就能在文中一眼找到這些關鍵要點。 此外還可以在年終小結大會發(fā)言時用PPT做演示,讓人看起來既專業(yè),又便于理解。如果是銷售總監(jiān)或區(qū)域經(jīng)理一類的管理人,更可以運用一些科學的分析方法,比如:SWOT分析法、樹狀圖分析法、魚刺圖分析法、圖表分析法,對全年的業(yè)績做一個綜述評定,對市場競爭對手和占有率數(shù)據(jù)做一番詳細描繪。既回顧了以往,還能展望明年,讓上司體會到你的專業(yè)和精彩。這樣的方法可以用在銷售部、事業(yè)部、生產(chǎn)部、拓展部等有明確盈利業(yè)績指標的部門員工小結中。
代表崗位二:行政后勤 總結關鍵:羅列重點工作內容和成本控制
Kelly拿到年終小結的表格十分苦惱。她所在的行政部門,做的都是瑣碎而機械性的重復工作,平日的忙碌都是為他人做嫁衣,哪有自己的功績可言?不單是行政部,企業(yè)中的辦公室、后勤部、客服部、保安部等輔助性職能部門,都存在這個問題。 但即使如此,從事輔助性工作的職場人也可以從如何優(yōu)化現(xiàn)有工作流程、提高工作效率方面著手,體現(xiàn)出一些合理化建議和實施方法,再附帶一些與往年數(shù)字的對比來體現(xiàn)工作內容,由此找到業(yè)績亮點。拿行政后勤部來說,可以在小結中列出幾大核心工作的工作內容:公司日常費用開支;日常辦公設備的完好率和維護支出;員工對行政部門的投訴率;企業(yè)日常活動安排的組織;日常工作流程體系的簡化及效率提升等。然后對比
往年的項目數(shù)據(jù),得出業(yè)績、效率、經(jīng)費等方面的改善結果。列明通過執(zhí)行哪些方法,使得公司日常費用開支、日常辦公設備的維護支出,都有不同程度下降,日常工作流程的效率也得到了提升等。
為了將日常工作內容轉化為可量化的依據(jù),一般用比率指標寫比較好,如培訓專員的培訓組織和課程滿意率、員工對培訓計劃的滿意率等。因此,從事行政工作的人平時要堅持記工作日志,積小成績?yōu)榇蟪煽。到年終總結時,有了基礎數(shù)據(jù),寫出來也有說服力。
以上都是對于業(yè)績、銷售額、工作內容等“硬性”指標的闡述。在小結中,其實也可以用生動的語言,寫一些有關工作態(tài)度等“軟性”內容來錦上添花。人性化管理的老板們會很關注員工的工作態(tài)度,如果你的工作積極性高,態(tài)度好,并能認真深省業(yè)績得失,那么說明你對工作進行了認真的思考,這樣的員工就有發(fā)展的潛質。 同時,埋頭苦寫小結的時候,別忘了了解上級的考評思維。在層級化管理構架下,一般下級對直接上級進行匯報,而自己的上級也要向他的上級遞交總結,因此自己的業(yè)績好壞,工作內容多少,也是上級撰寫報告的素材。你如果能清晰寫明各類數(shù)據(jù)和部門工作內容,就能讓上級輕松引用,完成報告。 Tips:年終總結要點
■ 通過反思過去,找出問題所在,同時應該拿出解決方案。 ■ 展現(xiàn)出自己的工作重點和亮點,特別是上司關注的問題一定要詳細具體。 ■ 不要忽略細節(jié),尤其是一些重大事件的細節(jié)。通過細節(jié)描述,贏得上司的關注和理解,畢竟上司在決策層,有時并不能理解執(zhí)行層的苦衷。
不管是什么原因令你感到年終總結難以下筆,只要認真回顧這一年的工作得失,總會有可圈可點之處。從哲學角度來看,一個人不會兩次踏進同一條河流。與上一年相比較,這一年肯定會有不一樣的收獲。如果真的感覺自己還在原地踏步,那就真
得好好做個自我批評了。
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