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交通運(yùn)輸部門檔案管理探討論文
【摘要】在當(dāng)前我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的環(huán)境下,交通運(yùn)輸部門檔案管理朝著信息化道路發(fā)展成為了當(dāng)前的主要任務(wù)與內(nèi)容,毋庸置疑,信息化的應(yīng)用提高了檔案管理的效率,尤其在新時(shí)期,積極做好交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)成為了最值得思考的問(wèn)題。文章探究了檔案管理信息化建設(shè)的重要性,并對(duì)其提出幾點(diǎn)建議與措施。
【關(guān)鍵詞】交通運(yùn)輸部門;檔案管理;信息化
在交通運(yùn)輸部門中檔案管理信息化建設(shè)可以提高管理效率,保證檔案資料的真實(shí)性與可靠性,對(duì)推動(dòng)我國(guó)交通運(yùn)輸部門可持續(xù)發(fā)展具有推動(dòng)性。從目前發(fā)展趨勢(shì)分析,交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化發(fā)展緩慢,呈現(xiàn)出諸多缺陷,為進(jìn)一步提高其信息化水平,文章從多個(gè)方面展開(kāi)了分析與討論。
一、新時(shí)期交通運(yùn)輸部門檔案信息化的重要性
時(shí)代在發(fā)展,科技在進(jìn)步,在邁入21世紀(jì)之后,信息技術(shù)已經(jīng)成為推動(dòng)各行各業(yè)發(fā)展的主要載體,其中信息化在交通運(yùn)輸部門的應(yīng)用主要體現(xiàn)在檔案管理方面?梢哉f(shuō),檔案管理的好與壞決定了交通運(yùn)輸部門的發(fā)展,尤其在信息化條件下,檔案管理管理利用科學(xué)技術(shù),不僅減輕了勞動(dòng)力,并且也提高了檔案管理的有序性。所以積極做好信息化條件下檔案管理工作符合時(shí)代發(fā)展的要求,也是提高檔案管理可行性的主要方法與渠道。其中檔案管理信息化主要是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的實(shí)體保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥茖W(xué)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的方式,檔案管理的信息化可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效分類、加工與處理,可以在潛移默化中提高檔案管理的效率。尤其與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較,電子檔案便于保存、查詢,其效率得以提升,且檔案管理成本得到降低。
二、交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化的內(nèi)容
從整體角度分析,交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化成了時(shí)代發(fā)展的主要趨勢(shì),在應(yīng)用與發(fā)展過(guò)程中,需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況,制定切實(shí)有效的周密計(jì)劃,真正發(fā)揮信息化的作用與價(jià)值。其中內(nèi)容主要包括以下幾點(diǎn):其一是檔案基礎(chǔ)建設(shè),從某層含義分析,在檔案基礎(chǔ)建設(shè)中需要保證硬件、軟件的有效,需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行計(jì)算,做好網(wǎng)絡(luò)資源的傳輸與儲(chǔ)備,真正實(shí)現(xiàn)資源共享。還有一點(diǎn)是我國(guó)交通部門需要根據(jù)當(dāng)前的發(fā)展模式,做好局域網(wǎng)建設(shè),在信息化檔案管理中積極推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)。其二是做好檔案信息數(shù)字化進(jìn)程,在科技快速發(fā)展的時(shí)代,交通運(yùn)輸單位檔案管理信息化涉及的內(nèi)容比較多,主要是將傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)的檔案與文件轉(zhuǎn)換為電子檔案,嚴(yán)格按照相關(guān)的順序構(gòu)建檔案信息庫(kù)。與此同時(shí),檔案信息數(shù)字化主要涉及兩個(gè)方面的內(nèi)容,分別是檔案信息的數(shù)字化、檔案文件的目錄數(shù)字化。其三是構(gòu)建檔案信息安全保障體制。積極構(gòu)建檔案信息化安全保障體制能夠推動(dòng)檔案信息化管理的有效性,還可以真正保證各項(xiàng)數(shù)據(jù)的真實(shí)性與可靠性,筆者認(rèn)為需要采取管理與技術(shù)相互結(jié)合的方式,如此不僅可以提高管理人員水平,還可以起到抵御病毒的作用。
三、新時(shí)期交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策
。ㄒ唬┲贫ㄍ晟频臋n案信息網(wǎng)站。在新時(shí)期我國(guó)交通部門在信息化建設(shè)的過(guò)程中需要以網(wǎng)站建設(shè)作為發(fā)展基礎(chǔ),并且要制定有效的信息平臺(tái),如此才能保證用戶打破時(shí)空限制,利用網(wǎng)絡(luò)客戶端以及瀏覽器對(duì)交通運(yùn)輸資料進(jìn)行分析。另外,在用戶查詢的過(guò)程中,利用其信息平臺(tái),還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的檢索以及歸檔。除此之外,筆者認(rèn)為,還需要在網(wǎng)站上設(shè)置檔案服務(wù)咨詢窗口,便于滿足廣大用戶的基本要求,當(dāng)然在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的時(shí)候,需要采取國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的硬件與軟件技術(shù),真正制定可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),實(shí)現(xiàn)交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性。
(二)制定電子文件管理,F(xiàn)階段我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)得到快速發(fā)展,越來(lái)越多的文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)之中,并且還以電子文件的方式存在,在這一發(fā)展背景下,交通運(yùn)輸部門的檔案管理人員需要清楚地認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn),并且要深入到文件工作領(lǐng)域之中,對(duì)大量的電子文件進(jìn)行管理。其中對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件需要將其設(shè)置為只讀文件,并且還要保證這種格式的文件只可以提供閱讀服務(wù),不能對(duì)其加以更改。如此一來(lái),便可以真正提高電子文件的可靠性,還可以保障原始文件的結(jié)構(gòu)。
。ㄈ┳龊脵n案信息的規(guī)范化管理。為進(jìn)一步提高交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性,需要不斷提升其現(xiàn)代化管理水平,如此才能保證其規(guī)范化與有效性。首先我國(guó)交通運(yùn)輸部門需要嚴(yán)格按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定要求作為依據(jù),還需要結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況,針對(duì)性的制定切實(shí)有效的標(biāo)準(zhǔn)體系;其次是需要在運(yùn)行中存在的問(wèn)題加以分析,并對(duì)其不斷完善。在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候,需要遵循高效的基本原則,不可違反國(guó)家的制度。再次是在編寫檔案內(nèi)容的時(shí)候,尤其是設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)格式的時(shí)候,要構(gòu)建具備統(tǒng)一性與規(guī)范性的格式。最后,需要對(duì)檔案管理中的硬件、軟件格式加以規(guī)定,只有保證其完善性才能讓用戶在共享文件中更加方便,還可以解決因?yàn)楦袷絾?wèn)題而出現(xiàn)的各類不良現(xiàn)象。
。ㄋ模┐蛟旄咚刭|(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì)。為推動(dòng)交通運(yùn)輸部門檔案管理信息化的有效性,需要從人才入手,打造高素質(zhì)檔案管理團(tuán)隊(duì),交通運(yùn)輸部門需要定期或者不定期地對(duì)檔案管理人員開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)工作,要指導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習(xí)新的檔案管理知識(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的認(rèn)識(shí)與應(yīng)用,在日常檔案管理工作中采取現(xiàn)代化的檔案管理手段。與此同時(shí),還需要在日常工作中提高研究力度,對(duì)其中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,并及時(shí)解決。
四、總結(jié)語(yǔ)
總而言之,信息化時(shí)代下我國(guó)交通運(yùn)輸部門檔案管理工作面臨機(jī)遇,為滿足時(shí)代發(fā)展的要求,需要不斷創(chuàng)新,積極提高對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)與了解,提升信息化水平,推動(dòng)交通運(yùn)輸部門的可持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步。
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