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高職院校管理信息化建設初探
高職院校管理信息化建設初探1
文章從詮釋高職院校管理信息化建設的內(nèi)涵入手,闡述了高職院校管理信息化建設的`意義,指出了當前高職院校管理信息化進程中存在的問題,最后針對高職院校進行管理信息化建設提出了若干建議.
作 者： 訾波 作者單位： 日照職業(yè)技術學院,山東日照,276826 刊 名： 中國現(xiàn)代教育裝備 英文刊名： CHINA MODERN EDUCATIONAL EQUIPMENT 年，卷(期)： 20xx ""(15) 分類號： G48 關鍵詞： 高職院校 信息化 內(nèi)涵 問題 策略高職院校管理信息化建設初探2
【摘要】21世紀是信息化的時代，信息技術逐步影響到人們?nèi)粘９ぷ骱蜕畹母鱾�方面。同樣，信息化技術在教育領域中所發(fā)揮的重要作用也越來越顯著。利用現(xiàn)代信息技術服務于高校學生工作，特別是為高等職業(yè)院校這一職業(yè)培養(yǎng)比較強的學校服務，是學生工作適應時代發(fā)展的必然選擇，也是學生工作內(nèi)在規(guī)律的必然要求。因此將信息化管理技術引入到學校來進行學生管理工作，減輕管理人員工作量，提高工作效率，強化高校管理水平勢在必行。
【關鍵詞】高職院校學生事務管理信息技術
近年來，隨著信息化技術的迅速發(fā)展，信息化管理系統(tǒng)在各行各業(yè)及各種領域中都得到了不同程度的應用。作為先進科學技術創(chuàng)造前沿地的高校，更是對這一應用表現(xiàn)出了極大的熱情和依賴，尤其顯著的便是學生工作的全面信息化管理，但是對于高等職業(yè)學校實現(xiàn)信息化管理這一先進技術的研究比較少。如何基于網(wǎng)絡建立應用于高職院校的學生事務管理信息化平臺，為提高高職院校學生工作管理水平，學生整體素質(zhì)和學風建設、學生活動，有很多問題是值得探討的。
一、高職院校學生工作事務管理信息化建設的重要性和必然性
現(xiàn)在我國高職院校的學生信息管理水平普遍不高，有的還停留在紙質(zhì)基礎上，這種管理方式存在著許多缺點，例如效率低、保密性差，而且時間一長，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給查找、更新和維護帶來了不少困難。這種管理手段已不能適應時代的發(fā)展，浪費了許多人力和物力。在當今信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被以計算機為基礎的信息管理系統(tǒng)所代替。作為資源的一種，網(wǎng)絡信息資源具有與其他信息資源相同的共性，即它是一種客觀存在的形態(tài)，具有一定量的積累，通過它也可以作為一種生產(chǎn)和生活資源為社會創(chuàng)造財富。但是網(wǎng)絡環(huán)境下的信息資源不同于以往任何環(huán)境下的信息資源。在網(wǎng)絡環(huán)境下，信息以計算機可識別的方式存儲于網(wǎng)絡的某一節(jié)點上，并且可以在任何需要的時候快速地查找到相應信息。因此加快學生事務管理信息化建設已經(jīng)逐步成為各高校的共識，更成為各高職院校學生工作的重點。
高職院校學生工作的主要任務除了與各高等學校有相同之處外，還有其獨特的工作特點，即引領學生學以致用，培養(yǎng)應用型人才。所以傳統(tǒng)的學生工作中，依靠原始方法人工完成這些信息的`收集、統(tǒng)計、傳遞，一個通知要反復地通知輔導員、班主任，再告知學生，重復勞動多，效率低，時效性差，而借助計算機、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術為基礎的學生事務管理系統(tǒng)正好能克服傳統(tǒng)方式下存在的不足。利用學生事務管理信息系統(tǒng)，對于各類學生管理信息進行自動處理，把結果置于網(wǎng)絡上，全校師生可以根據(jù)自己的權限進行查詢和處理各種信息。這樣可以大大提高學生管理的工作效率，顯著改善學生的管理水平。
二、高職院校學生工作事務管理系統(tǒng)構建模式及內(nèi)涵
學生事務管理信息系統(tǒng)是一個龐大而復雜的系統(tǒng)工程，在這個復雜而龐大的系統(tǒng)內(nèi)，應該有一個總攬全局的核心系統(tǒng)，這個核心系統(tǒng)應該位于中心服務器，擁有一個集合全部與學生管理有關的數(shù)據(jù)和信息資源數(shù)據(jù)中心，其他各子系統(tǒng)都是在這個核心系統(tǒng)的框架下進行建設，并且根據(jù)不同子系統(tǒng)的權限，可以調(diào)用數(shù)據(jù)中心的有關信息資源。
1．系統(tǒng)構建模式定位：網(wǎng)站模式，構建在校園Intranet/Internet之上的管理平臺
信息技術的深入應用，正在逐漸改變?nèi)藗兊墓ぷ鞣绞胶蜕罘绞剑谛畔⒒默F(xiàn)代管理思想，不僅要把管理者從以往繁重的手工勞動中解放出來，提供大量的、有效的、實用的信息咨詢和統(tǒng)計信息，而且還應讓管理者在運用信息化工具的同時，獲得愉快而有價值的工作體驗，在工作中得到自我價值的實現(xiàn)與提升，從而實現(xiàn)信息化“以人為本”的根本出發(fā)點。近年來，基于WEB的應用系統(tǒng)支持技術已經(jīng)很完善，基于Internet的辦公模式也得到了一定程度的實現(xiàn)。因此，我們依據(jù)當今信息技術的發(fā)展趨勢和高校、高職院校學生工作管理特性，將高校學生事務管理信息系統(tǒng)進一步改革，使高職院校也實現(xiàn)網(wǎng)站模式的學生事務管理信息系統(tǒng)，并且此系統(tǒng)是構建在校園Internet之上。
2．建設內(nèi)涵：數(shù)字化、自動化、網(wǎng)絡化、交互化
依據(jù)各高職院校學生工作事務管理所面臨的環(huán)境、對象等需要，高職院校學生工作事務管理信息化系統(tǒng)平臺的內(nèi)涵可以概括為四個方面：
�。�1）信息數(shù)字化，即將學生工作的信息以數(shù)字化形式加以整理、歸納、運用和共享。這些信息包括學生個體的信息、學生集體的信息、學生家長的信息、與學生工作高度相關者的信息；
（2）流程網(wǎng)絡化，即以信息技術來改造學生工作的傳統(tǒng)流程和教育引導方式，實現(xiàn)基于信息化管理平臺的學生工作運行機制；
�。�3）辦公自動化，即依托信息技術實現(xiàn)學生工作的無紙（筆）化辦公，同時突破傳統(tǒng)辦公形式的時空局限，使管理者在可伸縮的時空中愉快地處理學生工作事務；
�。�4）溝通交互化，即依托信息技術實現(xiàn)學院管理者、系部管理者、學生、教師等各主體之間的交互性溝通模式，增強溝通的實時性和有效度。
三、高職院校學生工作事務管理系統(tǒng)功能模塊
圍繞著高職院校學生工作事務管理平臺的建設內(nèi)涵，此系統(tǒng)的功能模塊包含了我們前面所涉及的全部核心系統(tǒng)和子系統(tǒng)（功能系統(tǒng)），現(xiàn)就部分模塊的基本功能，主要管理者及其主要權限作一個簡要的分析。
1．核心系統(tǒng)
整個管理系統(tǒng)以核心系統(tǒng)為中心，建立一個數(shù)據(jù)中心，其主要作用是提供全部學生管理工作中的信息收集、處理、存儲、交換以及用戶管理等功能。數(shù)據(jù)中心中所存儲的數(shù)據(jù)不僅包含學生自身的詳細信息，而且還包括各種與學生有關的文件資料，它沒有直接用戶，但又同時為所有使用本系統(tǒng)的用戶提供服務。
2．學生工作信息發(fā)布平臺
除了學校網(wǎng)站主頁上會發(fā)布最新通知和新聞之外，此平臺主要發(fā)布學生部分有關通知，保證信息的及時性和公開性。面向所有用戶提供服務，其統(tǒng)一管理權限屬于學院黨委宣傳部，并負責信息發(fā)布的審核工作。
3．學生黨建管理系統(tǒng)
這一系統(tǒng)子模塊主要功能包括學生黨員、學生入黨積極分子的管理和培訓、統(tǒng)計等。由于高職院校學制比較短，不能像普通本科院校一樣有較長的時間培養(yǎng)學生黨員工作，所以根據(jù)高職院校的特點，主要管理者為學生黨委組織部、黨校和各系部黨支部，主要權限為調(diào)用數(shù)據(jù)中心學生政治面貌為“黨員”或“預備黨員”，或者是政治面貌為團員遞交了入黨申請書的學生數(shù)據(jù)，并可以進行錄入、修改、審核、統(tǒng)計等。
4．學生后勤服務管理系統(tǒng)
每一學年學生住宿情況的總體安排，住宿費是否繳清，校園一卡通的辦理情況，學生乘車卡的辦理情況，學生證辦理與補辦情況等。主要管理者為負責后勤服務的管理教師。 5．學生綜合測評管理系統(tǒng)
主要提供高職院校的學生進行綜合測評成績的網(wǎng)上打分與成績計算，此系統(tǒng)中還包括每一學期對學生進行心理測評，并形成報表形式。主要管理者為負責此工作的學校管理教師。
6．學生日常管理系統(tǒng)
包括學生日常行為管理、上課考勤、請假管理、校園文化活動管理、學生處分情況管理等，其主要管理者為學生工作部門、學校團委、各系部團總支部等，負責數(shù)據(jù)的錄入、修改、統(tǒng)計、測評等。
7．學生資助管理系統(tǒng)
主要功能是為困難學生提供勤工儉學的崗位選擇、時間計時、國家獎助學金的申請與發(fā)放等。主要管理者為學校資助部門，負責信息的錄入、修改、統(tǒng)計等。
8．家長互動平臺
主要是為家長及時了解自己的孩子在校情況，并為家長參與學生的管理工作提供一條途徑，由學生工作部門負責維護和信息收集。
9．學生就業(yè)管理系統(tǒng)
源數(shù)據(jù)來自數(shù)據(jù)中心，主要由就業(yè)指導負責人和學生工作部門負責維護，在部分授權的條件下，用人單位可以在規(guī)定的時間內(nèi)調(diào)閱，用人單位決定錄用畢業(yè)生，并簽訂協(xié)議書之后，可以將有關畢業(yè)生的基本信息復制到其人事管理信息系統(tǒng)，學校將畢業(yè)生的有關信息繼續(xù)保留在數(shù)據(jù)中心，作為檔案留存。如果出現(xiàn)工作改簽現(xiàn)象，學生可直接通過網(wǎng)絡向?qū)W校提出申請，根據(jù)正常手續(xù)辦理派遣證改簽事宜。
四、高職院校學生工作事務管理信息化建設的應用成效和展望
通過高職院校學生工作事務管理信息化系統(tǒng)的建立和應用，至少可以為各高職院校帶來以下成就：
1．提高工作效率，轉(zhuǎn)變觀念，敢于創(chuàng)新
網(wǎng)絡覆蓋全球，通過信息化管理平臺可以實時查詢從學生到相關集體的各項信息，如某個學生在校期間受獎勵或處分等情況；學生參加科技競賽、文體活動、志愿者活動情況；在校期間的到課率、成績及格率、教師評價等等。管理軟件的運用讓學生管理部門工作得心應手，快速地掌握和了解學生、班級、教室、寢室、系部的各項動態(tài)數(shù)據(jù)。改變了傳統(tǒng)的工作方式，轉(zhuǎn)變教學教育觀念，敢于創(chuàng)新，依據(jù)數(shù)據(jù)可以有針對性地開展工作，大大提高了學校的工作效率。
2．使學生工作項目化、規(guī)范化、信息化
將學生工作作為項目進行項目化管理，提高了學校的學生工作管理水平，強化了內(nèi)部管理，這樣使高職院校的學生工作管理更加規(guī)范化，并且初步實現(xiàn)學生信息化管理�？傊浖倪\用使系統(tǒng)各類用戶隨時掌握靜態(tài)和動態(tài)的相關信息，作為學生管理部門可以依據(jù)軟件所反映的信息馬上做出反應。
3．實現(xiàn)信息資源共享
作為高職院校學生工作信息管理平臺，將每個用戶賦予權限，各部門都可以查詢所需要的數(shù)據(jù)，在最大程度上實現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使各部門之間的溝通更加便捷，使工作更富有挑戰(zhàn)性。
參考文獻
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