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城建檔案管理人員對工程檔案業(yè)務指導的體會
城建檔案業(yè)務指導工作是城建檔案管理部門的一項重要職能，是依據(jù)城建檔案工作的法律、法規(guī)、國家標準和技術(shù)規(guī)范，對城市建設活動中的檔案業(yè)務活動進行的示范、引導、檢查、督促和監(jiān)督的過程。
作為一名城建檔案工作的管理人員去進行建設工程檔案業(yè)務指導時，正確處理好指導的對象、指導的方法、指導的時間，是形成準確的高質(zhì)量的城建檔案的必備條件。
業(yè)務指導人員要適應，學用結(jié)合，并注意以下幾點:——城建檔案業(yè)務指導的時效性，即掌握檔案形成的最佳指導時間；
——城建檔案業(yè)務指導的針對性，即去指導什么，要精于什么；
——城建檔案業(yè)務指導的連續(xù)性，即不人為中斷對某一檔案形成的系統(tǒng)指導；
——城建檔案業(yè)務指導與法規(guī)相并使用的必要性，即指導效果是柔性的，執(zhí)行法律法規(guī)是強制性的。
一、城建檔案業(yè)務指導的最佳時間千里之行，始于足下，凡事從源頭抓起，就能事半功倍，抓工程檔案的質(zhì)量也是這樣，檔案工作的環(huán)節(jié)，收集擺在首位，沒有收集，就沒有檔案，收集的多少、好壞就直接影響檔案的館藏與質(zhì)量，要規(guī)范、高效的展開收集工作，必須認真地對待收集的前端工作，即指導要準確、及時、到位。
建設單位與城建檔案部門簽訂承諾書后，即指導工作就開始了，首先告之建設單位下面實施城建檔案管理工作的程序及步驟，提示工程開工時及時與城建檔案館業(yè)務指導人員聯(lián)系。開工時進行業(yè)務交底時應向建設單位了解，施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)管理人員的姓名、電話，然后再與他們保持聯(lián)系，這樣可知道工程的進度，指導抽查產(chǎn)生與工程同步形成準確的資料。指導人員只有精通業(yè)務，工作踏實，才能主動去做，做到指導在先、管理在先、服務在先。事實證明，把好指導關(guān)的各個環(huán)節(jié)，提交的三方資料的質(zhì)量就要好得多，只參加工程竣工驗收，未能及時指導的資料就易殘缺不全，指導環(huán)節(jié)把關(guān)十分重要。
二、城建檔案業(yè)務指導的內(nèi)容
精確的指導方法，是建設工程檔案正確形成的關(guān)鍵。建設工程檔案涉及單位很多，一個工程會產(chǎn)生多家的建設工程檔案，只有準確地指導，才會形成正確的檔案。
以一個工程的全套檔案為例，至少要有三個部門形成，建設單位、施工單位、監(jiān)理單位。向這三個部門提供歸檔資料的內(nèi)容與要求，指導他們正確地形成檔案。
�。ㄒ唬┕こ涕_工時業(yè)務交底內(nèi)容
1、宣傳《建設工程質(zhì)量條例》、《城市建設檔案管理規(guī)定》等有關(guān)法律、規(guī)章，落實各單位應承擔的責任和要求。要明確三方職責，提示建設、施工、監(jiān)理等單位應將工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有關(guān)人員的職責范圍。
2、建設單位應交的資料是由多個部門形成的，稍不注意，便可能無法完整移交。交給建設單位應交資料目錄，講解具體內(nèi)容與要求，了解已經(jīng)辦了哪些手續(xù)，產(chǎn)生了哪些資料，告之保存方法等等。
3、告之施工單位及監(jiān)理單位收集資料中應注意的事項，首先要符合“三性”要求，其次要注意收集的連慣性。施工資料、監(jiān)理資料在不斷地完善與更新，新材料、新工藝的開發(fā)應用，會產(chǎn)生新的資料。告訴他們除完善質(zhì)監(jiān)要求外，城建檔案部門也有特定的要求，只有把質(zhì)監(jiān)要求與城建檔案要求融為一體，才是合格的城建檔案。
�。ǘ┕こ淌┕み^程中的業(yè)務指導
由于業(yè)務指導人員人手和業(yè)務量的問題，我們一般根據(jù)工程量的大小來決定是否有必要在施工過程中進行業(yè)務指導，是否與施工單位、監(jiān)理單位資料員保持聯(lián)系，一般市重點工程、住宅小區(qū)或單體工程在5000平方米以上的。業(yè)務指導主要是督促檢查為主，內(nèi)容如下：①檢查質(zhì)評資料中施工管理人員名單是否與施工資料中簽章一致。②原材料合格證及復試報告是否齊全。③施工驗評資料監(jiān)理簽章手續(xù)是否完備。④設計變更要注意收集及時標注。⑤監(jiān)理月報的內(nèi)容填寫要真實齊全，是否與形成資料一致,監(jiān)理指令通知單有無及時回復到位。⑥工程資料是否與工程實體同步進行等等。
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