隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與交流也在不斷增多。人們不可能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種承諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信函就成了取代親自拜會(huì)的一種便宜有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力�！耙环夂玫纳虅�(wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用�！�(摘自《丹尼爾·肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》)所以在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“7C”原則：
Completeness(完整) Concreteness(具體)
Correctness(正確) Conciseness(簡(jiǎn)潔)
Clearness(明晰) Courtesy(禮貌)
Conscientiousness(誠(chéng)意)
這七個(gè)原則是商務(wù)信函寫作的最基本的指導(dǎo)原則，對(duì)于寫好一封商務(wù)信函起著很重要的作用。
我們知道，在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間和效率對(duì)于每一個(gè)商務(wù)人士來(lái)說(shuō)都是非常重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和交流的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對(duì)方造成時(shí)間浪費(fèi)，以便對(duì)方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫作商務(wù)信函最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和交流，簡(jiǎn)潔的表達(dá)與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信函的寫作重點(diǎn)應(yīng)始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話語(yǔ)準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。而無(wú)需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開(kāi)門見(jiàn)山、直入主題;語(yǔ)言精練，言簡(jiǎn)意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂�，要盡可能地避免毫無(wú)重點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫上好幾張的情形。讓對(duì)方很清楚地了解你想說(shuō)什么，非常輕易地領(lǐng)會(huì)你的意圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。
在商務(wù)寫作過(guò)程中，筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討。
一、 壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。
(一) 3W式結(jié)構(gòu)。
一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W 來(lái)表示，即：Why do you write the letter? (第一部分) ;What’s the detailed reason? (第二部分) ;What do you expect your reader to do? (第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò)，商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開(kāi)頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩，從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。
1、第一部分(Why do you write the letter?)：在信函的一開(kāi)頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：
例(1)：I am replying to your letter of April 15 asking us to clear our March payment.
這樣的開(kāi)頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問(wèn)題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o(wú)關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。
在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是避免中國(guó)式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。
例(2)：It was a long time since I saw you in Qing Dao 3 months ago.
這樣的信函開(kāi)頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可彌補(bǔ)的損失。
2、第二部分(What’s the detailed reason?)：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來(lái)支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：
例(3)：I apologize for not settling the accountant sooner, but because of the unfortunate disease of Mrs. Lund, our accountant. We are not able to settle any of our outstanding balance.
簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了，沒(méi)有一句多余的話，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既討厭又煩人的羅嗦。要記�。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見(jiàn)，接受你的要求。所以，寫商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔明白。
3、第三部分(What do you expect your reader to do?) ：結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話，因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)使寫信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出重點(diǎn)，以便對(duì)方對(duì)你的來(lái)信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的處理。如：
例(4):Please find enclosed the check for 1,000,000 dollars and inform us the receipt.
短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票;②受到支票后請(qǐng)通知寫信人。
以上例(1)、(3)、(4)構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)明扼要，沒(méi)有一句冗言、廢話，也沒(méi)有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說(shuō)就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少�！保芍^商務(wù)英文信函中的上佳之作。
當(dāng)然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣，沒(méi)有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復(fù)和累贅的字、詞、短語(yǔ)和句子。
(二)避免客套羅嗦、語(yǔ)義重復(fù)。
如果可以用40個(gè)字寫完一封信,卻花了100個(gè)字作長(zhǎng)篇累牘的敘述,這樣的寫作者實(shí)在是最令人討厭的時(shí)間殺手。不僅浪費(fèi)了自己的時(shí)間，也給別人帶來(lái)了不必要的麻煩。所以在寫作商務(wù)信函時(shí)要盡可能地使用通俗易懂的語(yǔ)言作簡(jiǎn)明扼要的陳述，避免用陳舊的套話( cliché )和沒(méi)有什么實(shí)際意義的詞語(yǔ)。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：
例(5)：We would like to know whether you would allow us to extend the time of shipment for twenty days. And if you would be so kind as to allow us to do so, kindly give us your reply by fax without delay.
(我們很想知道您是否允許我們將交貨時(shí)間延期二十天，如果你方友好地容許我方延期二十天交貨，請(qǐng)速電復(fù)無(wú)誤。)
本句由42個(gè)單詞組成，要求將交貨日期延遲二十天。表達(dá)上的過(guò)分客氣使得句子冗長(zhǎng)而不清楚。而且，“to extend the time of shipment for twenty days.”這一表達(dá)在意義上也很含糊，為了更好的表達(dá)主要意思，這句可以改寫為：
Please reply by fax immediately if you will allow us to delay the shipment until April 21.
(如果統(tǒng)一我方將交貨時(shí)間延期至四月二十一日，請(qǐng)速電復(fù)。)
例(6): With reference to your request for an extension on your note under date of March 20,we have considered the matter carefully and are pleased to tell you that we will be willing to allow you an additional 90 days to make payment on your note.
這段話只有一個(gè)重點(diǎn)，那就是寫信者很樂(lè)意多給讀信者90天的時(shí)間來(lái)支付3月20日到期的貨款�？删驮谶@段話中有兩句多余的話。第一句“With reference to your request for an extension on your note under date of March 20”純屬多余，因?yàn)檫@是給對(duì)方的回信，只要寫信者提到同意放寬付款期限，讀信者就一定知道是關(guān)于何事。第二句是“we have considered the matter carefully and”放寬付款期限在一項(xiàng)商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會(huì)慎重考慮的，對(duì)方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過(guò)深思熟慮之后才做的決定。在這里寫出來(lái)不僅顯得多此一舉，而且會(huì)使讀信人覺(jué)得寫信人有一種施恩惠給自己的意思，極其不禮貌。根據(jù)以上分析，原稿可以修改為：
We are pleased to allow you an additional 90 days to pay your note dated March 20.
你會(huì)發(fā)現(xiàn)原稿(英文)一共用了46個(gè)字，而修改后的只用了17個(gè)字。如你所見(jiàn)，刪除多余的字詞并無(wú)損語(yǔ)意的清晰程度，這次的文字手術(shù)反而更加突出了所要傳遞的信息。
二、給“臃腫”的段落“瘦身”。
在商務(wù)英文信函寫作中，我們要小心避免寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“臃腫”段落。整塊整塊密實(shí)的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來(lái)，就像一座座的大山屹立于眼前，成為閱讀的最大障礙。會(huì)讓人由于細(xì)心理上的原因感覺(jué)你在羅嗦寫廢話。因此，寫作者應(yīng)該想盡一切辦法給它們“瘦身”。把較長(zhǎng)的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)意思(A paragraph for each point is a good general rule.)”(摘自周邦友《英語(yǔ)應(yīng)用文大典》第76頁(yè))如：
例(7)：It is reported in a domestic newspaper that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their business of opening a new letter of credit as from the 3rd May for financial reason of foreign currency. Although it is said that this arrangement would be a temporary one and with establishment of new import policy this emergency arrangement would be lifted, we are much concerned about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran and shall be obliged if you will kindly keep us well advised of development of this new arrangement especially in connection with import from France. 以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。 讀后雖然能基本了解其內(nèi)容，但讀起來(lái)很不舒服。而且看起來(lái)臃腫，信的內(nèi)容大體有三點(diǎn)：
1. 伊朗中央銀行因外匯原因，通知個(gè)商業(yè)銀行從五月三日起停止開(kāi)立信用證;
2. 這臨時(shí)措施，新的進(jìn)口政策一訂，這個(gè)措施可能取消;
3. 希望對(duì)方隨時(shí)告知有關(guān)情況。
按照這三點(diǎn)，適當(dāng)?shù)貏澐侄温�，把信重新改寫如下�?/p>
It is reported that the Iranian Central Bank has instructed the commercial banks to suspend their issuing new Letters of Credit as from the 3rd May because of its decreasing foreign currency funds.
Furthermore it is said that the suspension seems a temporary one and will be released with establishment if a new import policy.
We are much concerned, however, about the outcome of this movement toward restriction of import to Iran. We, therefore, shall be obliged if you will keep us well informed of development of this new state of affairs, especially in connection with imports from France.
修改過(guò)后的段落并沒(méi)有增加或者減少任何一個(gè)詞語(yǔ)，也沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子的意思或者表達(dá)方式，只是按照意思將其恰當(dāng)?shù)貏澐至硕温�。較之原文，修改后的信函讀起來(lái)比較清楚易懂，看起來(lái)也很簡(jiǎn)練，更加容易讓人接受。