1、開會(huì)時(shí)主持人的主持方式。
主持人在會(huì)議上開始講話時(shí)，是否受到與會(huì)者歡迎，第一步將取決于與會(huì)者的初步印象。這個(gè)印象取決于很多因素，如：主持人是否做好充分準(zhǔn)備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動(dòng)聽;臉部表情是否生動(dòng);對周圍的反應(yīng)是否機(jī)智靈活;是否能用簡明扼要的話陳述自己的觀點(diǎn)。下列秘訣有助于主持人建立一個(gè)受人歡迎的形象：
⑴ 主持人要果斷而自信。
在會(huì)議開始前，主持人可以先用幾秒鐘的時(shí)間面帶微笑地審視一下會(huì)場的與會(huì)者，表情友好真誠，這樣做可以起到兩個(gè)作用：
一是讓與會(huì)者感覺到自己對他們的尊重。
當(dāng)主持人望著與會(huì)者時(shí)，臺(tái)下的無數(shù)雙眼睛也會(huì)同時(shí)聚集到主持人身上，他們也都在觀察著要演講的主持人。在即將開始演講的一剎那，與會(huì)者將會(huì)對主持人的精神、熱情、知識(shí)、學(xué)識(shí)、聲音、目光接觸以及身體語言等各方面做出評價(jià)，最后形成對主持人的初步印象。
第二是可以給自己留一點(diǎn)空間。在掃視會(huì)場時(shí)，可以讓自己在瞬間中調(diào)節(jié)情緒，更好地發(fā)揮自己的主持才能。
⑵ 準(zhǔn)時(shí)宣布會(huì)議開始。
會(huì)議是否準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，是與會(huì)者最為關(guān)注的問題，很多主持人不能準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，令與會(huì)者不滿。有的主持人認(rèn)為推遲會(huì)議，責(zé)任不在自己，他們的理由是，“責(zé)任不在我，因?yàn)檫�有人沒準(zhǔn)備好，要等他們�！边@種自我開脫并不是理由。要真的面臨這種情況時(shí)，比如，臨時(shí)出現(xiàn)了某人的演講稿需要改或是演講的人遲到了等等問題時(shí)，主持人可以向與會(huì)者微笑數(shù)秒鐘，表示自己和他們一樣，也在期待著早點(diǎn)把信息傳遞給他們。如果能由主持人來指出演說后會(huì)有答疑時(shí)間，可以利用開會(huì)前的這段時(shí)間聲明，請與會(huì)者在那時(shí)提問。
⑶ 開場出奇制勝。
會(huì)議氣氛是否起輕松愉快，決定與支持人的開場白，在會(huì)議開始的時(shí)候，主持人為了同與會(huì)者拉近距離，可以先介紹一下自己的情況，也可以讓與會(huì)者互相介紹，以便于他們能互相認(rèn)識(shí)。有時(shí)，為了緩和會(huì)議的嚴(yán)肅氣氛，讓與會(huì)者輕松一下，最好能有個(gè)簡潔、貼切而幽默的開場白。
①如果眼前的會(huì)議與以前的會(huì)議內(nèi)容有關(guān)，主持人可以簡要地概述一下上次會(huì)議的結(jié)論。但是別忘記這次會(huì)議的重點(diǎn)，無讓自己的談話離題萬里。
②要明確地說明這次會(huì)議所要討論的主題或要解決的問題。
③在指出此次會(huì)議的目的時(shí)，應(yīng)該聲明已安排了緊湊的會(huì)議事項(xiàng)。
⑷ 集中精力解決問題和提出行動(dòng)計(jì)劃。
當(dāng)主持人告訴與會(huì)者應(yīng)該采取什么措施時(shí)，應(yīng)使用合理的方法，啟發(fā)他們思考解決的辦法以及應(yīng)采取的行動(dòng)。也可以在提出問題的解決辦法后向與會(huì)者做出解釋，向他們提供一些解決問題所必需的信息。
⑸ 注意自己的語速。
語速影響表達(dá)效果。主持人在主持會(huì)議時(shí)，要不時(shí)地變換說話的速度，保持適度的停頓。因?yàn)橐粋�(gè)人無論準(zhǔn)備多么充分，都會(huì)有想不起自己所要強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)，或者一時(shí)想不起所要說的問題。這種情況下，主持人就可以停頓片刻，整理思緒，認(rèn)真回憶。主持人不要忘了讓自己的講話充滿樂觀情緒，并且詳細(xì)地闡述自己的觀點(diǎn)或計(jì)劃。
⑹ 讓與會(huì)者具有參與意識(shí)。
主持人應(yīng)該在會(huì)議準(zhǔn)備工作時(shí)，為了使自己的主持更成功，不妨讓與會(huì)者多說自己的觀點(diǎn)，增強(qiáng)他們的參與意識(shí)。一次成功的主持意味著讓與會(huì)者也能參與到所討論的問題中來。主持人要明白，與聽眾溝通得越少，自己得到的支持也就越少，對與會(huì)者的了解就越少，取得的成功也就越小。
2、如何主持和引導(dǎo)會(huì)議。
主持人主持會(huì)議，有一個(gè)很重要的內(nèi)容，就是要讓與會(huì)者知道在解決問題或困難時(shí)歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會(huì)者了解情況，共同商量解決問題的辦法。因此，可以在主持的話語中多次使用下列短語，以此來鼓勵(lì)與會(huì)者的參與意識(shí)。如“經(jīng)過我們的共同體驗(yàn)”、“分擔(dān)我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。
一個(gè)成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持也一樣，如果使會(huì)議多聽取他人的意見，有時(shí)就會(huì)得到料想不到的結(jié)果。當(dāng)然，有時(shí)有人也會(huì)提出相反的甚至與會(huì)議內(nèi)容毫不相干的觀點(diǎn)，或者利用發(fā)言的機(jī)會(huì)進(jìn)行滔滔不絕的長談，遇有此等等情況時(shí)，主持人要用未完的話來打斷，使會(huì)議按既定的方向進(jìn)行。具體方法是：
⑴ 正確看待別人的反對意見。
當(dāng)有人提出反對意見時(shí)，主持人應(yīng)當(dāng)首先感激對方敢于提出反對意見，然后擺出事實(shí)道理來證明自己的觀點(diǎn)。主持人一定要注意自己的態(tài)度要端正，語氣要和氣，讓提反對意見的與會(huì)者心服口服。
⑵ 對那些離題萬里的意見要制止。
遇到有人發(fā)表離題萬里的意見時(shí)，主持人可以通過這樣的方法來解決：微笑著用真誠的語調(diào)對那個(gè)人說：“你提的這個(gè)問題不錯(cuò)，等以后再談吧，現(xiàn)在讓我們回到剛才的問題上來�！被蛘哒f：“如果你有興趣的話，等會(huì)后我們單獨(dú)談這個(gè)會(huì)議外的問題，……”這樣的話更容易讓對方接受。
⑶ 巧妙地打斷長篇大論者的話頭。
會(huì)議是有時(shí)間規(guī)定的，因此，在會(huì)議上，主持人應(yīng)該爭分奪秒。會(huì)議的來賓人多口雜，尤其是一些愛出風(fēng)頭的人，喜歡在會(huì)議中侃侃而談，他講的話離題萬里自己也感覺不到。這時(shí)，主持人應(yīng)該及時(shí)打斷他，抓住他話中與會(huì)議有關(guān)的話問另外一人。例如，可以這樣說：“某某，你怎么看待這個(gè)問題?”或者考慮使用另一種更直接的方法，如：“我們的時(shí)間很緊張，先不討論這些問題�！被蛘摺拔覀冞�有其他的事有待于解決，這個(gè)問題先擱一擱。”當(dāng)把這位滔滔不絕的發(fā)言者阻止時(shí)，主持人最好不要再給他發(fā)言的機(jī)會(huì)，他如果還想說時(shí)，主持人要敢于“搶舌頭”。
⑷ 善于引導(dǎo)別人。
說服他人的能力也是進(jìn)行良好的主持所應(yīng)具備的基本條件。下面幾條建議可能有助于主持人說服他人：
第一，闡明你的目的和任務(wù)，不要給與會(huì)者“有時(shí)被隱瞞感覺”;
第二，使與會(huì)者確信你的需要和興趣同他們很相似;
第三，使他們認(rèn)識(shí)到某個(gè)問題或計(jì)劃的重要性;
第四，把好的心情傳遞給與會(huì)者，讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會(huì)議。
⑸ 不同意見要進(jìn)行協(xié)調(diào)。
當(dāng)會(huì)議中出現(xiàn)不同的意見時(shí)，與會(huì)者中會(huì)出現(xiàn)極端的意見，并根據(jù)各自不同的意見而據(jù)理力爭，并爭持不下時(shí)，主持人應(yīng)該要求與會(huì)者都安靜下來，建議大家用求同存異的態(tài)度來重新看一看爭論之處。
如果與會(huì)者肯爭論，顯示他們已投入會(huì)議，只是個(gè)人的觀點(diǎn)不同，導(dǎo)致結(jié)論有異而已。主持人必須善用與會(huì)者的投入感，引入客觀的分析方法，來沖淡主觀的爭論氣氛，不能讓會(huì)議發(fā)展成“比嗓門”或“不人多勢眾”的會(huì)議。此時(shí)，主持人的協(xié)調(diào)技巧是：
① 首先自己要保持頭腦清醒，不要介入爭論之中。
② 主動(dòng)要求與會(huì)者平靜下來。
③ 立即引用分析的話題來分散與會(huì)者的精神，使各對立之人了解他們的不同意見也有相同之處，只是有些地方需要再談而已，大家并非水火不相容。
④ 對于不聽勸阻的，耐心地勸他們不要破壞了與會(huì)者之間的人際關(guān)系。
⑹ 防止議而不決。
一個(gè)有效的會(huì)議必須有商議及議決兩個(gè)關(guān)鍵部分，否則即無須召開會(huì)議。
商議就是與會(huì)者圍繞著議程互相發(fā)表議論，共同研究、分析及解決問題。然而，不少會(huì)議經(jīng)常出現(xiàn)“議而不決”的現(xiàn)象，與會(huì)者在會(huì)議中談了許多，到頭來卻未能達(dá)成一個(gè)決定或結(jié)論。換句話說，會(huì)議是進(jìn)行了，但會(huì)議目的仍未達(dá)到。
主持人在這方面的角色事關(guān)重大。必須要千方百計(jì)引導(dǎo)與會(huì)者不能在未有決定或結(jié)論前便散會(huì)離開。耐心地告訴與會(huì)者，會(huì)議的目的是集合與會(huì)者眾人的知識(shí)及智慧，來共同解決問題，或作出解決問題的建議。
若主持人不堅(jiān)持要與會(huì)者盡量得出結(jié)論或決定，不少與會(huì)者往往不會(huì)抓緊時(shí)間去談，而只會(huì)隨波逐流地東拉西扯，會(huì)議看來氣氛熱鬧，其實(shí)是不著邊際。因此，主持人必須時(shí)刻警惕自己，“議而不決”的現(xiàn)象必定要消除。
3、在主持會(huì)議時(shí)要注意細(xì)節(jié)。
有時(shí)候，主持人無論對自己所講的話題做過多好的準(zhǔn)備和演習(xí)，或者這一話題對自己來講已經(jīng)熟悉，但在主持前，一想到臺(tái)下那么多的人,仍然會(huì)感到緊張。這時(shí)千萬不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會(huì)使自己根本無法發(fā)揮最佳水平，一些都白費(fèi)了。
當(dāng)遇到這種情況時(shí)，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會(huì)走上正常的途徑，主持就會(huì)得心應(yīng)手。
4、注意會(huì)議的總結(jié)
會(huì)議在達(dá)成決議后，主持人還要在散會(huì)前作出綜合和總結(jié)，這才算是圓滿地主持了一個(gè)會(huì)議。無總結(jié)，便是虎頭蛇尾。
在總結(jié)和綜合中，主持人提綱挈領(lǐng)地將會(huì)議中提及的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，讓繕寫會(huì)議記錄的同事核對一下資料，也同時(shí)提醒與會(huì)者不要忘記這些重點(diǎn)。對于會(huì)議的決定、建議及結(jié)論，清楚明確地再重申一遍。這樣做，有三個(gè)目的：
⑴ 可以讓紀(jì)錄會(huì)議的同事更方便地核對資料。
⑵ 可以即時(shí)檢查主持人和與會(huì)者之間有沒有溝通障礙，彼此對事情的理解是否一致。若大家對結(jié)論有未盡同意之處，此時(shí)便要立即提出修正，以免錯(cuò)誤地載入會(huì)議記錄中，日后造成尷尬局面。
⑶ 主持人可以再作出總結(jié)時(shí)，重申一次分工的安排，令所有與會(huì)者都清楚知道各自要在會(huì)議后跟進(jìn)什么事項(xiàng)，最好還列出時(shí)限和檢查方法。
這樣，主持人便能確保與會(huì)者之間沒有溝通不善的問題存在，日后如未能在工作上解決問題，一定是其他因素影響
[會(huì)議主持稿]