在Word中，大家對(duì)段落的對(duì)齊方式、縮進(jìn)、段前、段后間距等屬性都比較熟悉，但是，你是否注意到段落的另外一個(gè)非常重要的屬性——大綱級(jí)別，
Word“大綱級(jí)別”的作用及設(shè)置
。實(shí)際上，段落的大綱級(jí)別在很多地方都非常有用，下面我們就來(lái)詳細(xì)了解一下它的作用和應(yīng)用（注意：下面的操作都是在Word XP中進(jìn)行的，其他版本請(qǐng)參考使用）。
一、用大綱級(jí)別結(jié)合文檔結(jié)構(gòu)圖快速定位
我們?cè)赪ord中打開(kāi)一篇文檔，在菜單欄上選擇“視圖→文檔結(jié)構(gòu)圖”，如果這篇文檔已經(jīng)設(shè)置好各級(jí)大綱級(jí)別，我們可以在左邊的文檔結(jié)構(gòu)圖中看見(jiàn)很多分好級(jí)別的目錄。這時(shí)如果我們?cè)谧髠?cè)的文檔結(jié)構(gòu)圖中點(diǎn)擊一個(gè)條目，那么在右側(cè)的文檔中，光標(biāo)就會(huì)自動(dòng)定位到相應(yīng)的位置。
利用文檔結(jié)構(gòu)圖的這一功能查閱文檔（特別是長(zhǎng)文檔）的時(shí)候會(huì)非常方便。
也許有的朋友會(huì)說(shuō)，我打開(kāi)的文檔在文檔結(jié)構(gòu)圖中怎么看不到條目？那是因?yàn)檫@篇文章沒(méi)有設(shè)置大綱級(jí)別，除“正文文本”級(jí)別的段落不出現(xiàn)在文檔結(jié)構(gòu)圖中外，其它級(jí)別的段落都會(huì)排列在文檔結(jié)構(gòu)圖中。
這種排列有從屬關(guān)系，也就是說(shuō)，大綱級(jí)別為2級(jí)的段落從屬于1級(jí)，3級(jí)的段落從屬于2級(jí)……9級(jí)的段落從屬于8級(jí)。在文檔結(jié)構(gòu)圖中，點(diǎn)擊條目前面的“－”號(hào)或 “＋”號(hào)，可以把有從屬關(guān)系的條目折疊或展開(kāi)，這種方法與Windows資源管理器左窗格中的目錄和子目錄的操作方法有點(diǎn)相似。
明白了上述原理，我們就可以給文檔中的章節(jié)標(biāo)題設(shè)置好大綱級(jí)別，以便利用文檔結(jié)構(gòu)圖快速查看文檔。在實(shí)際應(yīng)用中，我發(fā)現(xiàn)有些人利用格式刷給章節(jié)標(biāo)題設(shè)置大綱級(jí)別，這的確是一種不錯(cuò)的方法，但這并不是最好的方法。因?yàn)槲覀円话愣际怯?ldquo;樣式”來(lái)給文檔排版的，而段落的“樣式”中本身就包括了大綱級(jí)別的設(shè)置，所以，我們只要給段落應(yīng)用了正確的“樣式”，段落的大綱級(jí)別也就自動(dòng)地設(shè)置了。
那么我們應(yīng)該怎樣設(shè)置一篇文章的大綱級(jí)別呢？下面我們就來(lái)介紹設(shè)置方法和技巧。
二、在大綱視圖中設(shè)置大綱級(jí)別
那么我們應(yīng)該怎樣設(shè)置一篇文章的大綱級(jí)別呢？
現(xiàn)在我們打開(kāi)一篇文檔，點(diǎn)擊水平滾動(dòng)條上的“大綱視圖”按鈕，把文檔切換到大綱視圖。在大綱視圖中，在文檔中的每一段落前面都顯示有一個(gè)標(biāo)記，其中小正文形的標(biāo)記表示該段落的大綱級(jí)別為“正文本文”，類似“＋”的標(biāo)記表示該段落的大綱級(jí)別非“正文文本”。
我們把光標(biāo)定位在一個(gè)“＋”標(biāo)記的段落前，在大綱工具欄上點(diǎn)擊“折疊”按鈕，可以把從屬在它下面的其它級(jí)別的段落和“正文文本”逐層折疊起來(lái)，完全折疊后，該段落的下面會(huì)出現(xiàn)一條類似波浪線的下劃線，
電腦資料
《Word“大綱級(jí)別”的作用及設(shè)置》(http://m.clearvueentertainment.com)。同樣的道理，點(diǎn)擊工具欄上的“展開(kāi)”按鈕，也可以把從屬在該段落下面的其它段落逐層展開(kāi)。在大綱視圖中，除了可以使用折疊和展開(kāi)的方法快速地查閱文檔，我們還可以利用它重新組織文檔和快速地改變段落的大綱級(jí)別。
1.重新組織文檔
先把段落下面的內(nèi)容完全折疊起來(lái)，如圖4所示，單擊“將文檔另存”前面的“＋”標(biāo)記選中這個(gè)段落，然后點(diǎn)擊大綱工具欄上的“向下移動(dòng)”按鈕，這時(shí)，文檔中的“將文檔另存”和下面的“取消嵌入TrueType字體”就互相交換了位置。
點(diǎn)擊大綱工具欄上的“展開(kāi)”按鈕，展開(kāi)這兩個(gè)段落下面的內(nèi)容，你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)，下移后的“將文檔另存”下面的內(nèi)容還是原來(lái)的內(nèi)容，原來(lái)排在“將文檔另存”下面的“取消嵌入TrueType字體”中的全部?jī)?nèi)容，現(xiàn)在也排在了“將文檔另存”的上面。利用這種方法，可以快速地重新組織文檔內(nèi)各部分的內(nèi)容，這可比用剪切、粘貼的方法方便多了。
2.改變段落的大綱級(jí)別
把光標(biāo)定位在一個(gè)大綱級(jí)別為“正文文本”的段落前，在大綱工具欄上點(diǎn)擊“提升”按鈕，這個(gè)段落就和就和它的上一級(jí)段落同級(jí)了；把光標(biāo)定位在一個(gè)大綱級(jí)別為1級(jí)的段落前，點(diǎn)擊大綱工具欄上的“降低”按鈕，這個(gè)段落的大綱級(jí)別就降低了一級(jí)，點(diǎn)擊工具欄上的“降為正文”按鈕，這個(gè)段落的大綱級(jí)別就變?yōu)?ldquo;正文文本”了。利用這種方法，我們就不用打開(kāi)對(duì)話框設(shè)置“段落”的大綱級(jí)別，非常方便。
三、用大綱級(jí)別自動(dòng)生成目錄
當(dāng)我們拿到一篇文稿或一本書(shū)的時(shí)候總會(huì)先看一下它的目錄，了解一下該書(shū)的大體內(nèi)容�，F(xiàn)在，如果文檔已經(jīng)設(shè)置好了大綱級(jí)別，就可以方便輕松地自動(dòng)生成目錄，步驟如下。
首先我們利用上面介紹的方法調(diào)整好各段落的大綱級(jí)別，接著把光標(biāo)定位到文檔的最前面，然后打開(kāi)“插入”菜單，選擇“引用→索引和目錄”命令，打開(kāi)“索引和目錄”對(duì)話框，切換到“目錄”選項(xiàng)卡，在預(yù)覽窗口顯示的目錄設(shè)置是根據(jù)“樣式”和“大綱級(jí)別”進(jìn)行的。
點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕，在打開(kāi)的對(duì)話框上清除“樣式”復(fù)選框前面的小鉤后點(diǎn)擊“確定”，這樣目錄就只按大綱級(jí)別進(jìn)行設(shè)置了。我們還可以給目錄設(shè)置一種格式。
點(diǎn)擊“格式”下拉列表框，選擇“簡(jiǎn)單”，選中“頁(yè)碼右對(duì)齊”復(fù)選框，單擊“制表符前導(dǎo)符”下拉列表框，選擇圓點(diǎn)，最后點(diǎn)擊“確定”，Word就在文檔的最前面插入了一個(gè)目錄。