制作月報(bào)表、年報(bào)表等階段性工作報(bào)表，一般是在同一表頭下填寫不同數(shù)據(jù)，即表格結(jié)構(gòu)不變，記錄數(shù)據(jù)改變，
Excel舊表翻新技巧
。為了方便，可以利用創(chuàng)建Excel模板的方法來完成。但隨著每次對報(bào)表要求的改變，報(bào)表結(jié)構(gòu)也要修改，先前創(chuàng)建的模板也越來越不適應(yīng)新的報(bào)表要求，所以用舊表翻新的思路，在下一次報(bào)表時(shí)直接修改上一次的報(bào)表也是一種好方法。下面，介紹幾個(gè)Excel舊表翻新的技巧。替 換
新報(bào)表的表頭結(jié)構(gòu)或表格說明中需要修改的地方如果沒有重復(fù)，直接改寫即可；如果有重復(fù)，用“替換”功能也很方便，具體方法如下：選擇“編輯→替換”命令，打開“查找和替換”對話框，選擇“替換”選項(xiàng)，在“查找內(nèi)容”處填寫舊表中的內(nèi)容，在“替換為”處填寫改寫后的內(nèi)容，單擊“全部替換”，多處更改一次完成。
粘貼鏈接
如果表格中有幾處都重復(fù)一串單元格的內(nèi)容，比如，D14:D16、G14:G16……都重復(fù)A14:A16的內(nèi)容，為了便于以后的修改，可以在開始創(chuàng)建表格結(jié)構(gòu)的時(shí)候，先寫下這串單元格的內(nèi)容，再選定，執(zhí)行“復(fù)制”命令，在另外需要重復(fù)的各處，分別執(zhí)行“選擇性粘貼→粘貼鏈接”命令，這樣粘貼的結(jié)果都是單元格地址的引用，在新的報(bào)表中修改時(shí)先寫下的那串單元格內(nèi)容，其他各處相應(yīng)內(nèi)容隨即被更新。
定義名稱
某些單元格中需要用形式相同，而引用位置不同的函數(shù)進(jìn)行計(jì)算，為了在新的報(bào)表中方便修改，可以在開始創(chuàng)建表格結(jié)構(gòu)時(shí)給函數(shù)定義名稱，步驟如下：
第一步 選中要定義名稱的單元格（例如計(jì)算及格率的單元格B16），執(zhí)行“插入→名稱→定義”命令，彈出“定義名稱”對話框，在“當(dāng)前工作簿中的名稱”欄中輸入名稱，在“引用位置”欄中輸入函數(shù)（例如：=COUNTIF(B$5:B13,">60")/COUNT(B$5:B13)），單擊[添加]按鈕，關(guān)閉對話框。
第二步 在需要計(jì)算的各處，輸入“=”，接著輸入所定義的名稱，與直接在單元格中輸入函數(shù)的計(jì)算異曲同工。
新表中如果需要修改所定義的函數(shù)，只需打開“定義名稱”對話框，修改函數(shù)中的相應(yīng)部分（例如：60分為及格改成72分為及格，只需把60改成72），單擊[確定]按鈕后，各處函數(shù)全部被修改，
電腦資料
《Excel舊表翻新技巧》(http://m.clearvueentertainment.com)。把所定義的函數(shù)完全換成新的函數(shù)也同樣奏效。填寫記錄
填寫記錄時(shí)需要做到“上留天、下留地、左右空列可獨(dú)立”。比較復(fù)雜的表頭往往由幾行組成，并且對某些行進(jìn)行了合并、居中等格式設(shè)定，在這種表頭下，對指定字段排序的時(shí)候，如果執(zhí)行工具欄上的操作命令，會出現(xiàn)“此操作要求合并單元格都具有相同大小”的警告，解決的辦法是將復(fù)雜的表頭與第一條記錄之前的沒有合并過單元格的簡單表頭之間預(yù)留一個(gè)空行，即所謂“上留天”。
所謂填寫記錄“下留地”，是指最后一條記錄與表的下部各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)之間留一個(gè)空行，對記錄設(shè)定的函數(shù)計(jì)算都引用到這一空行，這一做法能對增加的記錄直接參加函數(shù)計(jì)算。
當(dāng)減少記錄時(shí)，可直接刪除具體記錄，當(dāng)增加記錄時(shí)，選中空行，右擊鼠標(biāo)，執(zhí)行快捷菜單的“插入”命令，增加行。在新的空行前填寫新增記錄，這條記錄隨即參加了統(tǒng)計(jì)，而不必手工改寫函數(shù)的引用。需要注意的是引用第一條記錄要采取混合引用，相對引用在某些計(jì)算中會產(chǎn)生引用混亂（例如：按F4鍵可以在相對引用、絕對引用和混合引用之間進(jìn)行切換）。
當(dāng)工作表中各列數(shù)據(jù)可以分成幾組，并且每組數(shù)據(jù)不相關(guān)聯(lián)時(shí)，可以在組與組之間插入空列隔開，對其中一組進(jìn)行的操作才不會影響其他各組。
粘貼運(yùn)算
新的報(bào)表中，同一項(xiàng)目的各數(shù)據(jù)有時(shí)需要在原報(bào)表基礎(chǔ)上增加或減少相同數(shù)量，這種情況在工資表中經(jīng)常出現(xiàn)，在考試成績表中也時(shí)有發(fā)生，可以按下列步驟進(jìn)行：
第一步 在最后一列與學(xué)生成績相對應(yīng)的單元格內(nèi)都臨時(shí)填充5，選定后，執(zhí)行“復(fù)制”命令。
第二步 選中三班學(xué)生成績的第一個(gè)單元格，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，彈出“選擇性粘貼”對話框，在“運(yùn)算”一欄中選中“加”單選項(xiàng)，單擊[確定]按鈕，這樣三班每個(gè)學(xué)生的成績就都增加了5分。
第三步 把剛才臨時(shí)填充的所有5全部刪除。這個(gè)操作還可以完成減法、乘法和除法等運(yùn)算。