隨著經(jīng)濟危機繼續(xù)延續(xù)，中小企業(yè)在未來的發(fā)展正面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，
規(guī)范采購流程 提升企業(yè)效益
。尤其在信貸緊縮、融資困難的情況下，控制成本成為企業(yè)管理者的首選策略。如何從采購環(huán)節(jié)入手，嚴(yán)格資金管理和成本控制，規(guī)范采購流程，優(yōu)化采購計劃，在保證質(zhì)量的前提下降低采購成本，將直接影響企業(yè)能否成功“瘦身”，實現(xiàn)削減成本的目標(biāo)。企業(yè)在采購管控環(huán)節(jié)通常出現(xiàn)的情況是，銷售、生產(chǎn)部門催著要貨，但采購人員沒法確定具體的下單情況。這是因為采購業(yè)務(wù)量大、環(huán)節(jié)多，采購人員手工統(tǒng)計困難，而且，同于采購信息不能及時共享，訂貨、到貨、質(zhì)檢、入庫、結(jié)算等環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)人員彼此不能實時地掌握對方的信息，導(dǎo)致沒有人能全部的說清還缺哪些貨、缺多少貨、哪些貨已到了、已到的貨物又有哪些已付款未付款等等。
歸根結(jié)底，這是由于數(shù)據(jù)不能實時共享所造成的“信息不對稱”，一方面，這會導(dǎo)致業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)拖延，不能按時完成工作;另一方面，不能及時付款及按時向客戶交貨，影響了客戶滿意度和供應(yīng)商積極性，削弱了企業(yè)的市場競爭力。
要規(guī)范企業(yè)的采購流程，優(yōu)化采購計劃，節(jié)約采購成本，必須要解決三個方面的采購難點：供應(yīng)商的管理控制、采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行跟蹤、采購付款控制。
難點一：供應(yīng)商的管理控制
企業(yè)在采購前，難以確定目標(biāo)物料的最優(yōu)采購供應(yīng)商，這是因為以前的采購關(guān)鍵數(shù)據(jù)分散在庫房、質(zhì)檢等不同部門，不能及時共享，導(dǎo)致對采購成本無法進行全面、準(zhǔn)確的計算和分析，而且不能對供應(yīng)商進行準(zhǔn)確、科學(xué)的分析。結(jié)果實施采購時只能憑經(jīng)驗選擇供應(yīng)商，缺乏科學(xué)依據(jù)，短期內(nèi)致使采購成本上揚、品質(zhì)下降、交期延長，從長期上看，則會導(dǎo)到供應(yīng)體系不穩(wěn)定，企業(yè)競爭力下降。
難點二：采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行跟蹤
在實施采購計劃的過程中，無法掌握下單情況，這是因為采購業(yè)務(wù)量大、環(huán)節(jié)多，采購人員手工統(tǒng)計困難，對供應(yīng)商的交貨情況監(jiān)管不到位，無法及時主動對采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行進行跟催，更重要地是，由于采購信息分散在訂貨、到貨、質(zhì)檢、入庫等環(huán)節(jié)，不能及時共享，各部門無法掌握整體的采購情況，造成缺購、少購等問題，致使各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)難以順利完成，同時也影響了客戶滿意度和供應(yīng)商的積極性。
難點三：采購付款控制
企業(yè)在采購過程中，要對每項采購業(yè)務(wù)進行準(zhǔn)確付款，困難重重。這是因為訂單、到貨、發(fā)票之間關(guān)系復(fù)雜，不是簡單的一對一關(guān)系，并且隨業(yè)務(wù)發(fā)生而實時動態(tài)變化;而且由于采購付款方式的多樣化，造成業(yè)務(wù)了與賬務(wù)不一致，增強了核對工作的難度，造成了企業(yè)損失甚至影響供應(yīng)關(guān)系。
這些難點，只要通過T6企業(yè)管理軟件就可以消餌于無形。T6采購管控包幫助企業(yè)對采購流程進行全面管理，控制從請購、訂貨、到貨、入庫、開票、到采購結(jié)算過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，適用于各類工業(yè)企業(yè)和商品流通企業(yè)處理普通采購、受托代銷、直運業(yè)務(wù)等三種業(yè)務(wù)類型，優(yōu)化采購價格和數(shù)量，跟蹤執(zhí)行采購進度，降低采購成本，規(guī)避采購風(fēng)險，確保物料供應(yīng)。
用友T6企業(yè)管理軟件采購管控包模塊功能簡介：
·采購管理：
通過完善的供應(yīng)商檔案管理，對供應(yīng)商提供的貨品進行價格、質(zhì)量、交期的管理，以實現(xiàn)供應(yīng)商的評估和分析;企業(yè)可以根據(jù)實際情況進行采購業(yè)務(wù)流程的定制，對采購業(yè)務(wù)進行全過程跟蹤管理，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與訂單相匹配，有效控制采購成本，
管理資料
《規(guī)范采購流程 提升企業(yè)效益》(http://m.clearvueentertainment.com)。·支持普通采購、受托代銷、直運采購業(yè)務(wù)三種業(yè)務(wù)類型
·完整的供應(yīng)商管理和分析體系，可以對供應(yīng)商的價格、質(zhì)量、交貨情況等進行分析
·完整的采購業(yè)務(wù)流程，從請購單、采購計劃?采購訂單?到(退)貨單? 檢驗單?入庫單?采購發(fā)票?采購結(jié)算的完整處理流程，單據(jù)之間都有業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)，也可根據(jù)企業(yè)實際情況進行流程定制
·嚴(yán)格的采購過程監(jiān)控，通過采購綜合統(tǒng)計表、在途貨物余額表、暫估入庫余額表等的查詢，使采購和生產(chǎn)部門實時了解采購不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的執(zhí)行數(shù)量以及訂單執(zhí)行情況
·豐富的采購明細(xì)和分析報表，如采購執(zhí)行情況表、采購成本分析、貨齡分析、不合格原因分析等
·應(yīng)付款管理：
通過應(yīng)付款管理系統(tǒng)可以進行發(fā)票錄入、結(jié)算的處理，它以發(fā)票、其他應(yīng)付單等原始單據(jù)為依據(jù)，記錄采購業(yè)務(wù)以及其他業(yè)務(wù)所形成的往來款項，同時提供票據(jù)處理功能，實現(xiàn)對承兌匯票的管理。能夠處理應(yīng)付款項的支付、轉(zhuǎn)賬等業(yè)務(wù)，并自動進行業(yè)務(wù)單據(jù)預(yù)警，實現(xiàn)企業(yè)從采購到付款業(yè)務(wù)的追溯，有效對企業(yè)資金流出進行預(yù)測和管理。
·應(yīng)付款管理可以與采購系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)完全集成,實現(xiàn)企業(yè)資金流出與業(yè)務(wù)、財務(wù)核算的一致、統(tǒng)一。
·提供采購發(fā)票、付款、退款、票據(jù)管理、應(yīng)付款結(jié)算等全面的付款業(yè)務(wù)流程管理
·提供應(yīng)付，結(jié)算憑證自動生成、到期債務(wù)預(yù)警、與總賬和往來單位對賬等綜合業(yè)務(wù)管理功能
·提供完善的應(yīng)付管理體系，包括應(yīng)付賬齡分析、付款分析、欠款分析等管理報表，幫助企業(yè)及時支付到期賬款，合理地進行資金的調(diào)配，提高資金的使用效率
·庫存管理：
庫存管理適用于中小型工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，可與用友T6企業(yè)管理軟件其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，包括與存貨核算管理、銷售管理、采購管理的業(yè)務(wù)單據(jù)自動傳遞;支持企業(yè)各種出入庫業(yè)務(wù)類型，提供保質(zhì)期、調(diào)撥、盤點等業(yè)務(wù)管理，及時動態(tài)掌握各種庫存信息變化對業(yè)務(wù)的影響，提供各種儲備分析表，齊套分析表，呆滯物料分析等，便于企業(yè)進行存貨的控制和庫存結(jié)構(gòu)優(yōu)化，從而避免材料積壓占用資金或材料短缺給企業(yè)帶來的不必要的損失。
·普通出入庫業(yè)務(wù)管理：對采購、產(chǎn)成品、受托代銷入庫;銷售、委托代銷、材料、配比出庫、其他出入庫、調(diào)撥，盤點等各種業(yè)務(wù)進行全面的管理，為相關(guān)部門提供準(zhǔn)確的庫存信息
·特殊出入庫業(yè)務(wù)管理：對組裝拆卸、形態(tài)轉(zhuǎn)換等特殊業(yè)務(wù)進行處理，保證在特殊行業(yè)中或特殊業(yè)務(wù)下庫存數(shù)量的準(zhǔn)確，避免因庫存管理漏洞造成的企業(yè)損失
·庫存可用量管理：根據(jù)企業(yè)的實際需求設(shè)置可用量計算公式，為計劃編制提供實際可使用的材料庫存數(shù)量;通過可用量檢查，幫助銷售部門在銷售時查看成品可用量，準(zhǔn)確回應(yīng)客戶交期、數(shù)量的詢問
·條形碼管理：使用通用條碼或自定義條碼，利用采集器采集存貨數(shù)據(jù)，批量生成單據(jù)，提高物流效率，減少誤差
·批次管理：通過對存貨的收發(fā)存情況進行批次管理，實現(xiàn)對物料出入庫的全程跟蹤，質(zhì)量追溯
·保質(zhì)期管理：通過對需要進行保質(zhì)監(jiān)控的存貨設(shè)定失效期以及保質(zhì)期預(yù)警天數(shù)，系統(tǒng)自動對存貨保質(zhì)期、失效期提供預(yù)警
·貨位管理：通過按照貨位細(xì)分的倉儲管理，做到倉儲現(xiàn)場規(guī)范管理，方便物品存取。
·不合格品管理： 對不合格品進行登記，用以備查;確定處理的，按照不合格品處理流程處理，記錄處理日期、地點、處理方式等信息
·遠(yuǎn)程倉儲控制：對于異地倉庫，可實現(xiàn)遠(yuǎn)程庫存業(yè)務(wù)操作，以實現(xiàn)企業(yè)物流信息的集中管控，以解決總公司與分公司距離較遠(yuǎn)無法聯(lián)網(wǎng)，又需要傳送數(shù)據(jù)、集中管理的問題
·準(zhǔn)確及時的庫存展望為企業(yè)提供未來某一段時間之內(nèi)的每個時點的庫存可用量情況，方便企業(yè)提前針對各種庫存進行相應(yīng)的購、產(chǎn)、銷安排
·存貨分析報表：通過各種庫存分析數(shù)據(jù)，形成豐富的庫存分析報表實現(xiàn)庫存展望、對呆滯積壓、缺料、齊套、庫齡等進行分析