檔案編纂信息主流載體的轉(zhuǎn)變

時間：2023-05-01 02:00:45 資料我要投稿

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第二節(jié) 檔案編纂信息主流載體的轉(zhuǎn)變

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)等現(xiàn)代高新技術(shù)的快速發(fā)展，將人類社會帶進(jìn)一個前所未有的數(shù)字化世界。在數(shù)字環(huán)境下的檔案文獻(xiàn)編纂工作必須朝著數(shù)字化方向發(fā)展，其編纂信息的主流載體也應(yīng)該脫離手工操作，尋求適合數(shù)字化發(fā)展的載體技術(shù)，這樣才能更好地賦予檔案文獻(xiàn)以新的形式、新的價值，使之在弘揚民族文化、建設(shè)新文化方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。

一．檔案專題數(shù)據(jù)庫——數(shù)字化的檔案匯編

1.基本概念

檔案數(shù)據(jù)庫：檔案數(shù)據(jù)庫屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，是檔案自動化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過整理組織以機讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。

檔案專題數(shù)據(jù)庫：它以各種檔案數(shù)據(jù)庫為主要數(shù)據(jù)來源，通過檔案信息管理系統(tǒng)，從這些檔案數(shù)據(jù)庫中提取與某一專題相關(guān)的內(nèi)容，形成一個內(nèi)容豐富、格式多樣、系統(tǒng)完整的檔案數(shù)據(jù)集合。通過網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息等形式向某一類特定的用戶提供利用，具有較強的針對性、實用性。

計算機專題數(shù)據(jù)庫：是指利用計算機數(shù)據(jù)庫程序編制的專題性檔案編研成果，具有便于檢索、統(tǒng)計、匯總、分析和利用等許多優(yōu)點，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研成果的有形、單一形式，具有自身獨特的無紙形式和強大的信息加工處理能力。

2.檔案專題數(shù)據(jù)庫的特點

2.1 專題性。檔案專題數(shù)據(jù)庫注重將館藏中與專題相關(guān)的檔案信息提取并揭示出來，并為了說明問題，通常需要對檔案館藏數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合。

強調(diào)的是“精”和“準(zhǔn)”，有利于揭示紛繁復(fù)雜的館(室)藏內(nèi)容，也有利于利用者系統(tǒng)、完整地了解和利用某方面的檔案信息。

2.2 多元性。檔案專題數(shù)據(jù)庫是跨全宗、多類別的檔案數(shù)據(jù)鏈接的組合。它包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視音頻數(shù)據(jù)等不同的數(shù)據(jù)形式，有著豐富多彩的數(shù)字復(fù)合視聽效果。

根據(jù)專題內(nèi)容的特點，可以分為縱向多元性和橫向多元性。

在信息來源上，檔案專題數(shù)據(jù)庫不僅局限于館(室)藏檔案。還可以補充采集、鏈接相關(guān)的數(shù)字化材料。檔案專題數(shù)據(jù)庫能夠更為全面、直觀地向利用者揭示編纂主題相關(guān)的內(nèi)容。

2.3 系統(tǒng)性。一方面檔案專題數(shù)據(jù)庫全面涵蓋專題相關(guān)的檔案信息資源，通過多角度、多層次的鏈接現(xiàn)有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中相關(guān)檔案材料，各種雜亂的、單一相關(guān)檔案材料全都有效聚合在一起。

另一方面檔案專題數(shù)據(jù)庫不是對材料的簡單收集歸納，而必須根據(jù)專題定位和子專題的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分和組織存儲，充分挖掘相關(guān)檔案材料之間的有機聯(lián)系，系統(tǒng)反映和揭示數(shù)據(jù)庫所蘊藏和表達(dá)的專題內(nèi)容。

3.檔案專題數(shù)據(jù)庫功能設(shè)置的重點

3.1 數(shù)據(jù)采集功能強大。

檔案專題數(shù)據(jù)庫是對多種門類不同載體的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，在各種通用檔案管理軟件中都有這些檔案的機讀目錄和電子全文信息，在專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)采集過程中應(yīng)該充分利用這些已有的信息化成果，直接從原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，可以起至事半功倍的效果。

3.2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計合理。

建立數(shù)據(jù)庫時，可以把所有類型的檔案視為一個整體，建立一個包含所有元數(shù)據(jù)元素的總庫�？紤]到數(shù)據(jù)庫設(shè)計的復(fù)雜性和維護方便，也可以按照不同的門類不同的載體分別建立相應(yīng)的子庫，不同的子庫包含不同類型檔案的元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各子庫的跨庫檢索。

3.3 檢索方式靈活實用。

檢索方式的設(shè)置首先要多樣化，可以設(shè)置關(guān)鍵字和組合式檢索，按照全部字段的條件匹配和多個字段邏輯組合進(jìn)行檢索，實現(xiàn)對所有目標(biāo)數(shù)據(jù)庫的一站式聯(lián)合檢索，并對檢索結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化與整合，向用戶提供界面友好、鏈接快速、服務(wù)自選的“一站式服務(wù)”，從而實現(xiàn)信息服務(wù)的“新、快、準(zhǔn)、全”和“特、專、全、精”，以滿足用戶的深層次的信息需求。

3.4 利用方式多樣方便。

充分利用各種信息化技術(shù)，做到在線和離線并行、被動與主動共存的利用服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)檢索的基礎(chǔ)上，通過提取特定數(shù)據(jù)刻錄成光盤然后進(jìn)行離線利用服務(wù)；根據(jù)用戶需求，貼合工作熱點，對專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)進(jìn)一步提煉，采用推送的方式主動為用戶提供有參考價值的編研成果，充分發(fā)揮檔案管理部門的服務(wù)效能，體現(xiàn)檔案管理部門的價值。

4.檔案專題數(shù)據(jù)庫的基本工作流程

4.1 確定專題。專題的選取要有針對性和有預(yù)見性，圍繞大家所關(guān)心、所好奇的東西去確定選題。

專題項目建設(shè)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案資源情況，經(jīng)充分論證研究，擬制出專題大綱，制定初步的專題方案，大致確定專題的內(nèi)容架構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上開始組織素材、聚集檔案。

4.2 調(diào)查資源。檔案專題數(shù)據(jù)庫信息資源建設(shè)應(yīng)從館藏檔案資源數(shù)字化、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集與重組、網(wǎng)絡(luò)虛擬資源挖掘與整合三個方面人手。

4.3 搜集材料。在深入開展資源調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)調(diào)查結(jié)果抓好專題材料的搜集工作。材料的完整性，關(guān)系到整個專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)質(zhì)量，搜集工作必須做深、做細(xì)。

4.4 搭建平臺。建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫，必須選擇一個合適的管理系統(tǒng)作為建設(shè)平臺，平臺要解決技術(shù)環(huán)境的匹配、功能模塊的實現(xiàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范等問題。盡量選擇合適的、成熟的、可擴展的、符合國際和國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，去構(gòu)建滿足專題建設(shè)需要和目標(biāo)用戶需求的數(shù)據(jù)庫功能模塊。

4.5 采集數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)采集按專題進(jìn)行，項目人員根據(jù)分配的專題任務(wù)可各自單獨采集，到最后階段再進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。分為目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集。

4.6 存儲鏈接。數(shù)據(jù)采集后，要通過專題數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)將其按專題模塊存儲到相

應(yīng)的位置，這涉及到元數(shù)據(jù)的分類與標(biāo)引。通過數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容標(biāo)引，包括分析內(nèi)容、給出主題分類、對內(nèi)容全文進(jìn)行相關(guān)記錄與主題的動態(tài)關(guān)聯(lián)、元數(shù)據(jù)資源特征描述等步驟，進(jìn)行信息資源重組，實現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲。

4.7 信息發(fā)布。專題數(shù)據(jù)的發(fā)布采用系統(tǒng)查詢、網(wǎng)站發(fā)布、光盤發(fā)布及舉辦展覽等形式，盡可能的方便檔案利用，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容要新穎、形象、直觀，具有很強的感染力和吸引力，盡可能的抓住利用者的眼球。

二．多媒體數(shù)據(jù)庫——檔案編纂信息的新型組織方式

1.基本概念

多媒體技術(shù)：是利用計算機對文本、圖形、圖像、聲音、動畫、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關(guān)系和人機交互作用的技術(shù)。多媒體技術(shù)所涉及的對象是計算機技術(shù)的產(chǎn)物，其實質(zhì)是將自然形式存在的各種媒體數(shù)字化，然后利用計算機對這些數(shù)字信息進(jìn)行加工或處理，以一種最友好的方式提供給用戶使用。

多媒體數(shù)據(jù)庫：是數(shù)據(jù)庫技術(shù)與多媒體技術(shù)集合的產(chǎn)物，是指數(shù)據(jù)庫中相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的集合，是多媒體文檔的匯集，其中包括文本、圖片、音頻、視頻，半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，存儲在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)等。它通過統(tǒng)一的模式把多種媒體形式的信息存儲在計算機內(nèi)，提供對多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行操縱、控制的手段。

特點：數(shù)據(jù)、信息量大；數(shù)據(jù)的組織和存儲方法復(fù)雜；媒體種類多；多種可視聽信息的一體化管理等特點。

2.多媒體數(shù)據(jù)庫在檔案信息整理中的作用

2.1 有利于存儲、管理各類檔案。

利用多媒體技術(shù)，可以對各種專業(yè)專門檔案、各種載體形式的檔案信息進(jìn)行存儲與管理，實現(xiàn)對多種門類、多種載體檔案信息的統(tǒng)一管理，提高管理效率。

檔案多媒體數(shù)據(jù)庫是以數(shù)字形式存儲檔案信息的，便于計算機的處理，可以隨時對有關(guān)信息進(jìn)行存儲、顯示、編輯和打印等操作。并且光盤、磁帶的海量存儲技術(shù)為多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的發(fā)展提供了便利。

2.2 有利于保護、修復(fù)檔案。

利用多媒體數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)n案進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲，獲得全部信息，可以減少調(diào)用原件的頻率，保護檔案原件。

在建庫的過程中，一些破損的傳統(tǒng)檔案也可以得到修復(fù)，如利用字跡恢復(fù)技術(shù)對模糊字跡進(jìn)行恢復(fù)；電子檔案的編輯、數(shù)據(jù)恢復(fù)也更加方便。

2.3 有利于檢索、利用檔案。

多媒體技術(shù)的交互性和實時性，是提高檔案檢索水平的速度。便捷的操作界面、簡易的輸入方式，使一般用戶檢索基本沒有什么障礙。

檔案信息“聲、文、圖”一體化，將極大地改善文檔的可讀性，使提供的各類檔案信息更加形象、直觀，易于理解和接受。

多媒體信息的檢索方法全面，操作簡單，減少用戶使用障礙。

2.4 有利于編研、宣傳檔案。

檔案工作者利用圖像制作、音頻剪接、視頻剪接、動畫制作等多媒體功能，能根據(jù)需要及時地推出更具直接性和針對性的編研成果，為社會提供更直觀、生動的動態(tài)服務(wù)。

利用文本、圖像、圖形、音頻、視頻和動畫等制作檔案館全宗指南、館藏檔案介紹、檔案利用效益實例分析、名人傳記等多媒體檔案文檔，向本單位和社會宣傳檔案和檔案工作，令更多的人了解檔案，使檔案走向生活和人民大眾，發(fā)揮檔案的社會功能。

2.5 有利于傳遞、交流檔案信息。

多媒體技術(shù)與通信技術(shù)的結(jié)合，利用局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以至環(huán)球網(wǎng)來存取多媒體檔案信息，可以實現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離提供利用服務(wù)，消除由于地理障礙而給檔案利用帶來的障礙，擴大檔案的服務(wù)范圍，實現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮更大的社會效益。

3.多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)的環(huán)節(jié)

3.1 數(shù)字化信息資源的選擇。

選本館的特色檔案，或重要的檔案，或利用率高的檔案，或用戶有興趣的檔案。并且要注重整體性系統(tǒng)性好，圖、文、聲并存，體現(xiàn)特色具有意義。

3.2 信息文字材料的整理。

多媒體數(shù)據(jù)庫對文字材料的要求非常嚴(yán)格，不得有任何誤差，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和精煉。整理時，應(yīng)該挑選出原檔案中主要的文字資料及圖像等，以供掃描作數(shù)字化處理。保證內(nèi)容即真實、言簡意賅、完整準(zhǔn)確。

3.3 音、像、照片資料的采集。

采集時應(yīng)尊重充實性原則，應(yīng)主要收集那些對用戶有用的，具有參考、利用等作用的聲像資料。尊重效益性原則。采集時，應(yīng)降低成本，注重功效。尊重時效性原則。根據(jù)事件發(fā)生的階段隨時隨地采集，否則稍縱即逝。

3.4 專題材料的制作。

配樂和解說配音是多媒體的動態(tài)特征，也是檔案采集、編纂、利用和儲存的新嘗試。專題檔案不易太大，短小，鮮活，具有感染力即可。

制作步驟，先分頭加工，再進(jìn)行數(shù)字化處理，隨后后輸入數(shù)據(jù)庫，通過計算機進(jìn)行綜合程序處理和控制。

三．檔案編纂信息主流載體建設(shè)中應(yīng)注意的問題

1.主體意識不強問題

數(shù)據(jù)庫建設(shè)應(yīng)以用戶利用需求為導(dǎo)向。在進(jìn)行建設(shè)時，不僅要考慮質(zhì)量，也要有計劃，有針對性，要以利用需求為導(dǎo)向，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，充分利用檔案信息化的成果，以標(biāo)準(zhǔn)化為前提，以真實性為原則，從館藏實際出發(fā)，充分考慮用戶群的特性。拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，使操作程序便于掌握，簡便快捷，檢索高效。

2.安全問題

不管是哪種載體的使用，安全問題始終是重中之重。管理時應(yīng)該從兩個方面入手：

首先是制度方面。在數(shù)據(jù)庫建立的同時，就應(yīng)該建立健全相應(yīng)的配套管理制度，包括數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用方面的制度等。

其次是技術(shù)方面。數(shù)據(jù)庫的安全問題主要涉及介質(zhì)安全與數(shù)據(jù)安全兩方面。

3.知識產(chǎn)權(quán)保護問題

在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)設(shè)計中要高度重視知識產(chǎn)權(quán)保護問題，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)細(xì)粒度的劃分，加強對數(shù)據(jù)授權(quán)的控制，提供認(rèn)證機制，只有有利用資格的人才能夠利用該檔案信息。依法辦事，嚴(yán)格管理，應(yīng)用已有的技術(shù)，進(jìn)行制度和技術(shù)創(chuàng)新，確保知識產(chǎn)權(quán)不被損害。

4.高素質(zhì)人才培養(yǎng)問題

新信息、數(shù)字化時代下，數(shù)據(jù)庫的建立和完善對檔案工作人員素質(zhì)的要求也越來越高，必須在較深層次上懂得計算機，會從事制作多媒體產(chǎn)品，多層次多途徑開發(fā)利用檔案館資源。

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