機關文秘人員的工作意識與文檔管理論文

時間：2023-05-02 03:50:13 管理論文我要投稿

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機關文秘人員的工作意識與文檔管理論文

　　摘要：文秘工作是檔案管理的一項基礎性工作，因此每個黨政部門和企事業(yè)單位都必須設立文字秘書職位，文職秘書的工作不僅是簡單的抄、寫、收、發(fā)，同時還需要對有關的事物進行處理，是領導的參謀和得力助手。一般來說，機關部門的文字秘書還包含文檔管理的任務。檔案管理的質量是文書檔案的關鍵價值所在，檔案的質量不僅決定了文檔管理員的工作質量，也在一定程度上反應了文字秘書的工作素質。文章主要闡述機關文秘人員的工作意識與文檔管理之間的關系，進一步突出了機關文秘人員工作意識的重要性。

機關文秘人員的工作意識與文檔管理論文

　　關鍵詞：機關；文秘人員；工作意識；文檔管理

　　中圖分類號：C93146 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2015）11-0157-01

　　隨著我國經(jīng)濟建設進程的加快，很多機關部門都建立了自己的檔案管理機制。檔案管理不僅能夠方便對機關單位的資料和檔案進行存儲，同時還能夠促進機關制度更加完善。調查表明，大多數(shù)單位都將檔案管理交給文秘人員進行處理，文檔管理的工作雖然看似簡單，但是文檔管理的內(nèi)容非常豐富，作用巨大，因此機關文秘人員做好文檔管理的工作很有必要。

　　1 文秘人員具備文書檔案管理的要求

　　由于我國的機構設置和人員編制存在著一定的局限性，因此大多數(shù)的機關部門的文檔管理工作都是由文秘人員執(zhí)行的，但是文檔管理工作按照規(guī)定是屬于管理層的范疇，因此文秘人員進行文檔管理時有著較高的要求，在進行文檔管理時一定要充分體現(xiàn)實踐性、持久性和科學性。研究表明，我國的很多文秘人員在進行文檔管理時還存在著許多問題，例如：信息統(tǒng)計和分析時的差錯，材料收集和整理時的遺漏等等。這些都會給檔案管理造成嚴重的影響，因此，一個文秘工作人員應該具備良好的工作意識，才能有效的提高文檔管理的效率，保證文檔管理的質量。

　　2 文秘人員必須具備的幾種作用于意識

　　2.1 德才兼?zhèn)涫俏拿厝藛T進行文書檔案管理的基礎

　　文字秘書是領導的得力助手，一般文字秘書需要負責文稿的起草，會議的記錄以及工作的抄寫等等。其中文字秘書的記錄部分主要包含了對會議內(nèi)容的記錄，領導講話的記錄，以及對來訪人員進行詳細的記錄等。文字秘書的抄寫工作，主要是對進行審批后，存在勾畫和修改的文件進行謄抄，同時還包含對部分字跡潦草的初稿進行謄抄。文字秘書的起草工作，起草是文字秘書的主要任務，也是反映文字秘書能力的重要方面，一般起草工作是由文字秘書與領導共同完成，有時是領導將稿件的核心內(nèi)容發(fā)給文字秘書，文字秘書根據(jù)領導提供的資料進行稿件的撰寫，有時是通過領導口述，文字編輯記錄的方式，還有一種就是領導直接讓文字秘書根據(jù)題目進行稿件的撰寫。文字秘書在進行稿件的起草時，首先應該明確領導的指示與想法，進而體現(xiàn)在起草的文稿中，讓領導去決斷，只有這樣形成的文稿才可以全面、生動、真實的反應領導的決策，也使群眾更加了解領導的方針、意圖。所以就需要文秘人員具有良好的洞察能力以及基礎知識的豐富。秘書人員的豐富知識不但包括書本所學的，還包括要對基層工作和民意民生的了解以及對單位現(xiàn)狀和前景的深研。文秘人員要滿足上述的條件與要求，就必須注重自身能力與素質的培養(yǎng)，確保達到德才兼?zhèn)涞囊蟆２坏軌蛟趪覎徫簧戏Q職的工作，做好領導的“左臂右膀”，還能夠為領導的決策提供準確、可靠的數(shù)據(jù)與資料。

　　2.2 責任意識是一名優(yōu)秀文秘人員的必要條件

　　在許多機關、事業(yè)單位里，文秘人員的工作內(nèi)容都包含了文書檔案管理的內(nèi)容。文書檔案的管理是應該屬于檔案局領導的工作內(nèi)容，所以在管理文書檔案方面，文秘人員必須堅持黨性以及科學性、實踐性的基礎原則，對文書檔案進行統(tǒng)一管理，使其安全完整，達到便于利用的原則要求。文秘人員對文檔的管理主要是對信息的收集與整理，以及對檔案的獎勵，信息的統(tǒng)計與利用等等，這些內(nèi)容不僅存在著相互關聯(lián)的關系，同時各項內(nèi)容之間也存在著相輔相成的關系。其中信息的利用在眾多的工作內(nèi)容之中占中心的位置，其他的工作內(nèi)容都是圍繞著信息的利用進行的。所以文字秘書應該明確，為單位中心工作服務就是文秘的根本任務，因此要求文秘人員必須具備良好的責任意識。文書檔案管理工作主要的目的是保證中心工作能夠有效的發(fā)揮其根本的作用于價值，同時文書檔案不僅是歷史的憑證，同時文書檔案也是科學研究所必須的條件和教育的基本素材，因此文書檔案的管理工作非常重要。文書檔案的管理一般是在文檔室進行，部分較小的機關單位，文字秘書不僅包含了文書檔案管理的內(nèi)容，同時科技、會計以及人事等檔案也屬于文字秘書的工作內(nèi)同，因此較小的機關單位的文書檔案管理的內(nèi)容相對較為豐富，這也給機關單位的中心工作創(chuàng)造了有力的

　　條件，也在一定程度上提高了資料的完整性與準確性，但是在這樣的情況下，文檔管理工作的難度在一定的程度上會有所增加。因此，這就要求文字秘書不僅應該具備較高的專業(yè)水平，同時還應該具備良好的職業(yè)素質，具備一定的責任意識。

　　2.3 自我學習意識能提高文秘人員的業(yè)務水平

　　文秘人員具有角色多變、全面性以及寬廣性等特點，因此這就要求一名文秘人員不僅需要具備一般的工作所需的素質，同時還應該根據(jù)秘書工作的性質，嚴格的要求自己，不斷的完善自己。文秘人員和一般的秘書不一樣，不僅僅是謄抄、跑腿，同時由于文書檔案管理工作無需專業(yè)就可以從事，所以文字秘書的自我學習意識和自身修養(yǎng)就直接的決定了文秘人員的管理水平以及工作的質量。文檔管理工作與文字秘書存在著一定的區(qū)別，只是在業(yè)務上相互聯(lián)系，文字秘書的修養(yǎng)決定著文檔資料的價值。所以，作為文秘人員，不斷提高自身素質以及知識水平是十分重要的。

　　3 文秘人員進行文檔管理的具體實施措施

　　3.1 加強文秘人員的修養(yǎng)以及管理能力的培訓

　　作為機關單位的文秘人員，不僅需要具備一定的文書編輯能力，最主要的是需要注重文書檔案的管理工作，但是研究表明，大多數(shù)的文秘工作人員都缺乏一定的管理能力與職業(yè)素養(yǎng)，因此加強文秘人員的自身素質、提高管理能力，對工作中存在的不足進行不斷的完善，并且應該對文秘人員進行定期的培訓。

　　3.2 強化職業(yè)隊伍的建設

　　機關單位的文檔管理并不是一個人就能夠勝任的，因此需要建設相應的團隊進行管理，但是大多數(shù)的領導對此并不重視，這樣便會嚴重的影響文檔管理的效率與質量。因此，為了有效的改善這一現(xiàn)狀，有效的提高機關單位文檔管理的效率與質量，應該注重對職業(yè)隊伍建設的強化。

　　3.3 注重協(xié)調管理

　　由于文檔管理工作經(jīng)常會與文秘工作出現(xiàn)問題交織的情況，這種現(xiàn)象有時會導致整個工作的正常進行。因此，文秘人員不僅需要協(xié)調好文檔管理的工作，還應該做好人事協(xié)調、部門協(xié)調、領導協(xié)調等方面的工作。

　　4 結語

　　本文主要分析了機關單位中文秘進行文檔管理工作時需要具備的條件進行分析，總結了文秘工作和文檔管理的關系。文秘在做好一切工作的前提下，需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，這是提高文檔管理質量的重要保證。

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