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訂貨會流程安排范本
篇一：品牌公司訂貨會流程及注意點
開訂貨會的目的是獲得高業(yè)績，有些公司的訂貨會能達到預(yù)期目的，有些公司卻達不到。先列舉不成功訂貨會一些表現(xiàn)：某公司召開全國訂貨會，在飲食上卻沒有注意南北口味，讓去長沙開會的其他地方客戶吃湘菜和大米飯，結(jié)果北方客戶成群結(jié)隊到超市買方便面或到飯店吃面食；客戶竟然將展廳樣品玩具悄悄帶走，甚至出現(xiàn)哄搶現(xiàn)象，搞得廠家不得不出具通知要求客戶歸還樣品等；還有因廠商矛盾沒有解決出現(xiàn)圍攻和謾罵工作人員和公司領(lǐng)導(dǎo)的情況……有的公司召開訂貨會，吃住行都報銷，有的僅僅負責幾餐飯。一般北京、上海、廣州市內(nèi)的公司召開訂貨會的時候很少有接站的，負責食宿的很少，有的要收取一定會務(wù)費。本人結(jié)合以前從事工作，歸納整理出訂貨會三大階段，細分為十步驟。十步驟涉及企業(yè)各個部門，體現(xiàn)企業(yè)團隊作戰(zhàn)能力和精神面貌，反映企業(yè)文化，最終為業(yè)績服務(wù)。玩具、文具、書包、鞋、服裝、床上用品、圖書等商品訂貨會都可以參照十大步驟，下面以服裝為例進行闡述。服裝公司除了剛成立時舉行的第一次訂貨會外，其他訂貨會都是承接上次，上次訂貨會訂單開始生產(chǎn)，公司派人跟單后的同時即進入下一季服裝的設(shè)計、打版、樣衣生產(chǎn)階段。春夏訂貨會一般在8-9月份，秋冬訂貨會一般在4-5月份。
一、訂貨會前期準備
1、公司對渠道銷量、競爭對手、庫存等分析后，開始設(shè)計下季產(chǎn)品、核算成本后確定價格。
2、出臺訂貨會政策：對上季服裝進貨情況進行分析，總結(jié)相關(guān)政策優(yōu)劣：哪些政策執(zhí)行不理想，哪些政策已不合時宜，特別是那些沒有帶動銷售額或沒達到預(yù)期的要進行調(diào)整。調(diào)整后政策要利于訂貨額的提高，訂貨會結(jié)果會有明顯的政策導(dǎo)向，比如規(guī)定訂購50萬享受優(yōu)惠，那就會出現(xiàn)許多50萬的訂單，45萬以上的訂單會很少。政策要鎖定渠道招商目標，希望尋找資金實力100萬的還是10萬的；政策最好是套餐式的，明確如何讓客戶獲得贈品、廣告衫或營業(yè)員工作服等。
3、最關(guān)鍵的還是參加訂貨會的客戶要有一定的數(shù)量，老客戶一個不能少，新客戶多多益善。這里關(guān)鍵要通過廣告或其他形式尋找更多新客戶參加訂貨會。一些小型公司召開訂貨會，客戶不足百人，訂貨會沒有氣勢。訂貨會最吸引人的地方就是產(chǎn)品要好，其次是政策，其次是服務(wù)，當然這些還是要講系統(tǒng)組合的。
4、提前一個月定好開會日期，并通知相關(guān)部門和老客戶，公司要通過分支機構(gòu)先進行大致通知或?qū)蛻暨M行書面邀請。
二、訂貨會中期準備：
1、公司行政部門負責后勤工作，負責賓館、酒店、參會代表牌制作、車隊租賃等工作，一般都有協(xié)議單位。公司要提前半月正式通知老客戶，邀請新客戶，要求客戶填寫參會回執(zhí)，回執(zhí)上要求客戶提報準確人數(shù)、性別、擬乘坐車次、航班等情況。初步確定參會客戶數(shù)量后，據(jù)人數(shù)確定賓館和飯店客房數(shù)和就餐桌數(shù)，一般都是訂幾備幾和自備酒水。接著要給酒店、賓館交納訂金。如果有走秀活動，還要邀請模特表演隊。
2，其他各種費用的預(yù)算上報和申請，促銷品的準備，會議資料、打印訂單并檢查有無失誤。
3、公司參會人員進行會議政策研究、制定和學習，業(yè)務(wù)人員要預(yù)估所負責客戶的最高或最低起訂量。負責人進行訂貨會前期動員，給每個業(yè)務(wù)人員下達訂貨任務(wù)。
三、訂貨會后期準備
1、訂貨會展廳布置：展廳一般要分系列出樣或據(jù)一定故事進行陳列，由陳列師進行統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，除正季服裝外，還要有特賣區(qū)，展廳布置好后，還要進行調(diào)整。陳列要不斷發(fā)現(xiàn)問題，挑剔毛病，沒有最好，只有更好！展廳布置完畢后垃圾要及時清理，并安排好相應(yīng)人員保持整潔。
2、訂貨會要進行T臺走秀的，要搭好T型臺，模特隊要訓練到位。
3、迎來送往：公司要安排好汽車站、火車站、機場接站車輛和接站負責人，打印接站人員名單、需要接站客戶名單，名單要留好聯(lián)系方式。負責人要安排好接站班次，分接早晨和中午，接下午和晚上的兩組；兩組要交接好。接站負責人最好安排相應(yīng)人員給客戶提前電話聯(lián)系，約好接站地點，告知接站牌及接站車牌號碼。
4、安排好訂單數(shù)據(jù)錄入人員和收取現(xiàn)金的財務(wù)人員，安排好訂貨會新聞發(fā)言人或唱單人、現(xiàn)場秩序維持人、商品保管人、音響管理人、督促客戶就餐人、督促客戶參加會議人；設(shè)置客戶休息區(qū)等，做報告人員要提前進行彩排。
5、參加訂貨會工作人員要召開最后一次碰頭會，把所有流程再過一遍，發(fā)現(xiàn)問題隨時解決。
四、訂貨會開始
1、會議接待人員要提前入住住宿酒店，并在酒店明顯位置標好指示牌和掛好相關(guān)條幅；安排好客戶的早、午、晚餐。
2、為未能趕上公司餐飯的客戶和接站人員準備一些食物；
3、客戶報到應(yīng)能領(lǐng)取會議相關(guān)議程、參會牌、會議贈品、廣告衫、訂單、鉛筆、筆記本、餐券等；會議接待人員同時要做好客戶就餐地點的通知、訂票和返程時刻的登記工作。
4、客戶入住一段時候后，業(yè)務(wù)人員要去其下榻房間和客戶進行簡單溝通，并提出相關(guān)要求或建議訂貨量。聽取客戶意見，做好反饋。
五、會議開始：
1、主持人宣布會議開始，并宣讀會議程序；公司領(lǐng)導(dǎo)致歡迎詞；總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部做匯報：包括取得的業(yè)績、發(fā)現(xiàn)的問題，匯報內(nèi)容要做成ppt，有圖片、有視頻；公布代理商業(yè)績排行榜，對優(yōu)秀者點名表揚，講解本次會議政策，對某些方面進行強調(diào)；商品部或生產(chǎn)部對本次服裝款式、面料、做工等特點進行講解；邀請成功代理商做經(jīng)驗交流；對業(yè)績優(yōu)異者頒獎。主持人還可宣布訂貨金額達到一定額度的可參加抽獎等。
2、模特走秀：模特在音樂聲中走秀，展示新款式、新賣點，這一舉措往往能促進展示款式的訂貨量。
3、訂貨會關(guān)鍵時刻：客戶訂貨時每個展臺要有相應(yīng)部門工作人員進行解說，設(shè)計師要帶好耳麥和話筒給客戶進行講解，新客戶要有專人給予專門指導(dǎo)。必要時，可向全體客戶就某些反映強烈的問題進行說明或培訓。
4、客戶訂貨完畢后，將訂貨單交給接單人，由接單人把訂單交給相應(yīng)區(qū)域打單人進行訂單輸入和統(tǒng)計；訂貨會新聞發(fā)言人喊話，通知客戶訂單結(jié)果，并由財務(wù)人員收取訂金；由業(yè)務(wù)人員現(xiàn)場簽訂合同等。新聞發(fā)言人及時對一些大額訂單和好消息進行播報，以刺激訂量提升。
5、統(tǒng)計人員及時將訂貨量匯總給相應(yīng)負責人，以采取應(yīng)急措施。有時可據(jù)現(xiàn)場情況臨時出臺相關(guān)激勵政策。
6、訂貨會晚宴：1)、主持人宣布晚宴開始，公司領(lǐng)導(dǎo)致祝酒詞，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人公布訂貨額、客戶訂貨排名，對訂貨額第一名進行獎勵，舉行頒獎儀式、獲獎客戶和領(lǐng)導(dǎo)合影留念。此時宴會出現(xiàn)第一個高潮，下面開始觥籌交錯。2)進行抽獎，出現(xiàn)的一等獎會將現(xiàn)場氣氛帶到第二個高潮。3)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負責人開始給客戶敬酒；同時上演精彩節(jié)目或由公司和客戶進行才藝表演，有些節(jié)目也會活躍現(xiàn)場氣氛。
六、返程
1、第二天零散客戶繼續(xù)訂貨，其他客戶由公司安排送站。
2、安排好零散客戶的早餐、午餐。
七、經(jīng)驗總結(jié)：
1、對訂單進行分析，是超額完成還是離目標差一段距離；公布各業(yè)務(wù)人員訂貨排行榜，總結(jié)成功經(jīng)驗，吸取失敗教訓。繼續(xù)跟蹤一些客戶，確定需特批的客戶。
2、再次促單：訂貨會后有些客戶的訂單還要出現(xiàn)波動，業(yè)務(wù)人員可結(jié)合公司政策進行再次促單。
八、匯總各款服裝訂量，刪掉不足生產(chǎn)量的款式，設(shè)計部總結(jié)產(chǎn)品訂貨情況，對相應(yīng)設(shè)計師進行獎罰。
九、公司和生產(chǎn)廠家談妥價格后下單生產(chǎn)，同時要求客戶打款，商品到庫后給客戶根據(jù)訂單發(fā)貨、通知客戶到貨信息等。接下來，客戶開始新裝銷售。
十、準備下次訂貨會訂貨會十大步驟，必然幫企業(yè)訂出高業(yè)績！
篇二：訂貨會工作段事務(wù)
一、訂貨會的時間安排
訂貨會召開的時間一般為：下季春鞋在本年10月18日——10月26日之間的某一天開始；下季夏鞋在本年12月18日——12月26之間的某一天開始（或正月二十左右）；秋鞋在本年5月12日——5月18日之間的某一天開始；冬鞋在本年6月26日——7月2日之間的某一天開始。訂貨會一般為6天（代理客戶4天，公司主體2天），特殊情況時間可適當延長。
訂貨會具體召開的時間，由客服部根據(jù)大多數(shù)客戶便于到達的時間（參考其他品牌訂貨會召開的時間，因許多客戶代理很多品牌，還要參加其他品牌的訂貨會）、以及商品部貨品的組織情況共同商定，一般要提前20天確定。訂貨會時間確定后，由客服部通知商品部、企劃部、物流信息部、市場部、辦公室做好訂貨會的準備工作。
二、客戶部準備工作
客服部根據(jù)現(xiàn)有客戶和市場拓展部提供的新開拓的客戶的名單，制作邀請函，邀請客戶參加訂貨會。邀請函制作好后，要根據(jù)路途遠近的不同，信件到達時間長短，決定郵寄的時間，以使邀請函在訂貨會召開前3天到達客戶手中。在邀請函寄出的同時，客服部人員以電話的方式與客戶進行聯(lián)系，告之訂貨會召開的具體時間，進一步邀請其參加�？�
戶明確答復(fù)參加訂貨會，客服部人員需與客戶確定其抵滬的具體時間、具體地點（何日何時到達何車站或飛機場，要明確具體的到達地點，特別是火車站和機場要注明是上海站還是上海西站，是浦東機場還是虹橋機場），便于車輛接待。同時要將客戶抵滬的時間、地點、到達人數(shù)、預(yù)計逗留天數(shù)、住宿所需房間數(shù)制作成表格（見訂貨會客戶統(tǒng)計表），提前一天報至辦公室。在訂貨會召開前，客服部需復(fù)印好《訂單表》（見《訂單表》格式），并裝訂成冊，準備好寫訂單用的圓珠筆或鉛筆（將鉛筆用鉛筆刀刨好）�！队唵伪怼飞献⒚飨聠蔚呐浯a，引導(dǎo)客戶按標準配碼下單。
配碼比例分為A、B、C、D、E、F共6類，在女鞋34-39碼，男鞋38-43碼的情況下，各類配碼比例為：
A類配碼為，1：2：2：2：1：0；
B類配碼為，0：1：2：2：2：1；
C類配碼為，1：1：2：2：1：1；
D類配碼為，1：2：3：3：2：1；
E類配碼為，0：2：2：2：1：1；
F類配碼為，1：1：2：2：2：0。
客服部要領(lǐng)取能反映企業(yè)文化、企業(yè)規(guī)模的宣傳畫冊備用。
在客戶抵達前，財務(wù)科向客服部提供客戶往來明細帳目，便于客服部與客戶對帳。
三、商品部準備工作
商品部開發(fā)選樣人員在訂貨會召開前，要根據(jù)品牌的風格、定位搜
集適合于本品牌的樣品。一般情況下，春鞋新款樣品女鞋在500款左右，男鞋在200款左右；涼鞋新款樣品在400款左右；秋鞋新款樣品女鞋在500款左右，男鞋在150款左右；冬靴新款樣品女鞋在500款左右，其中高靴占40%，中靴占40%，矮靴（迷你靴）占20%。（樣品開發(fā)具體內(nèi)容詳見樣品開發(fā)運作流程）
商品部開發(fā)選樣人員將樣品收集好后，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品大貨生產(chǎn)的報價。商品部根據(jù)供應(yīng)商報價和各樣品鞋的風格、品味制訂各款鞋的代理價（分含稅、不含稅兩種代理價），根據(jù)定價規(guī)則核算建議零售價，同時制作好標簽，貼于鞋底。在標簽上注明貨號（臨時編號）、工廠代號、面料（皮質(zhì)及顏色）、尺碼、代理價、零售價。
商品部需在訂貨會正式召開前一天，將樣品發(fā)至上海樣品室，由企劃部接收。企劃部企劃員要對樣品到達的情況進行跟蹤。商品部開發(fā)設(shè)計人員也需在訂貨會召開前一天到達上海樣品室。同時要明確公司的主推產(chǎn)品，便于引導(dǎo)客戶下單。同時商品部開發(fā)人員要將樣品鞋進行分類，根據(jù)楦型、風格、品味，以及樣品室層板的位置進行出樣。
四、企劃部準備工作
企劃部在訂貨會召開前需將樣品室整體保潔一次，對地面、展架、層板、櫥窗玻璃等，由于工作量大，可通過保潔公司進行保潔。保潔公司電話：021—57633819。
企劃部主管在訂貨會召開前需將樣品室的設(shè)備檢查一遍。檢查是否有層板、柜體開裂，燈具損壞不亮等現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)需及時進行維修。同
時根據(jù)不同的季節(jié)設(shè)計層板上的宣傳POP，形象板的貼畫及東邊燈箱的燈箱片，大門口的X展架貼畫，電梯內(nèi)外整體墻面的貼畫，三樓通向車間大門的大型掛畫。設(shè)計好后經(jīng)總經(jīng)理審核，交廠商制作，并要在訂貨會召開前一天全部張貼到位。同時檢查樣品室的音響設(shè)備是否正常使用，并根據(jù)季節(jié)的不同準備不同的背景音樂（CD片）。在樣品室門口放置警示牌，標注“請勿拍攝”字樣（詳見樣品室管理規(guī)定）。
商品部將樣品發(fā)至上海后，企劃員接收清點，在樣品出樣前，企劃員要將接收的樣品全部拍攝成圖片保存下來。圖片拍攝的要求為：一是分型體顏色單獨拍攝，二是同一型體不同顏色組合在一起拍攝。拍攝時背景為白色，不得有其他雜色。拍攝時注意鞋子擺放的角度，在美觀的同時，要能從圖片中看到鞋子的楦型、幫面、跟型、大致高度等。在拍攝時，所有圖片要使用同一象素，同時要記錄下每個圖片的代碼以及每個圖片對應(yīng)實物的貨號、工廠代號、面料等信息，以便于整理圖片時，標注其貨號等信息。
五、物流信息部準備工作
物流信息部在訂貨會召開前統(tǒng)計去年當季產(chǎn)品及訂貨會展示樣品上一季產(chǎn)品的銷售排名，并交予企劃部企劃員，由企劃員將樣品挑選出來，在樣品室內(nèi)陳列，供新客戶選樣下單。每季訂貨會，企劃部都可選擇一些春秋單鞋一起展示，供客戶選擇。
六、市場部準備工作
市場部根據(jù)訂貨會的時間安排，列出需回滬選樣的市場人員名單，經(jīng)總經(jīng)理審核后，提前三天發(fā)出通知，明確回滬參加訂貨會的人員、回滬人員抵滬時間、需準備的相關(guān)總結(jié)材料等。同時將通知報備至辦公室，便于辦公室對回滬人員的食宿進行安排。
七、辦公室準備工作
辦公室在訂貨會召開前，要準備好抵滬客戶的車輛接送、食宿、茶水接待等工作。
在車輛準備工作上，辦公室要根據(jù)每天來客的大約人數(shù)及時間分布判斷公司自有車輛能否滿足使用需要。如不能則需向泰基或總公司借用車輛，或再向社會包租車輛。在訂貨會期間，車輛由辦公室主管統(tǒng)一調(diào)度，任何部門、個人需用車必須經(jīng)過辦公室主管審批（具體見車輛管理規(guī)定）。
訂貨會期間，客戶的中餐、晚餐正常安排在永旭中餐廳。在訂貨會時間確定后，需提前3-5天以公司的名義打申請報告，申請安排客戶在中餐廳就餐，并將報告交永旭辦公室審批。永旭辦公室審批同意后，將報告復(fù)印一份交中餐廳主管，并與其溝通交流中餐、晚餐的就餐方式，是自助餐還是酒席的形式。如是酒席的形式，中餐不提供酒水，晚餐提供酒水。同時需與中餐廳主管明確中、晚餐就餐的具體時間。
在住宿安排上，根據(jù)客服部提供的信息，提前向賓館預(yù)訂房間。通常安排在泗涇鎮(zhèn)吉緣賓館（訂房電話：021-57620910）。
在茶水接待上要根據(jù)客服部提供的客戶人數(shù)確定合理的物資庫存。
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