民營企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理論文政治論文
隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，民營企業(yè)的產(chǎn)業(yè)規(guī)模已經(jīng)達到前所未有的水平。民營企業(yè)檔案，主要是指民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建以及各項管理活動中形成的、對企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。加強企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理，對民營企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要意義。
一、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件
1.確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則。
不同類型民營企業(yè)應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業(yè)當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單級管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司，屬混合型大型民營企業(yè)集團，總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”，明確規(guī)定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應與企業(yè)管理形態(tài)相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后。檔案管理手段要與企業(yè)技術形態(tài)相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
2.配備檔案管理人才，制定科學的歸檔范圍和管理制度。
目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負責檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應用性很強的檔案工作，為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用,包括電子文件歸檔、計算機管理和檢索,以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究,重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應新形勢發(fā)展的需要。
3.保障民營企業(yè)檔案的信息安全。
為了保證計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行，可采取以下防范措施：第一，訪問控制。具體是入網(wǎng)訪問控制，即控制哪些用戶能夠登錄到服務器并獲取網(wǎng)絡資源，并控制訪問時間和在哪個網(wǎng)站入網(wǎng)；權限控制，控制用戶訪問的目錄、子目錄、文件和其他資源，指定用戶對上述資源執(zhí)行僅能只讀，無改寫、刪除等操作；防火墻控制，用以阻止網(wǎng)絡訪問某個機構網(wǎng)絡的屏障。第二，信息加密。信息加密技術是保護網(wǎng)內(nèi)的數(shù)據(jù)、文件、口令和控制信息的傳輸，確保不宜公開的電子文檔的非公開性。要在發(fā)收兩端用軟件進行加密、解密工作，在指定的用戶或網(wǎng)絡通過密鑰支持解密而獲得原始數(shù)據(jù)。具體來說，通信雙方交換彼此密鑰，并存放在安全處，需要對方發(fā)消息時，用密鑰進行加密，在收到數(shù)據(jù)后，用對方的密鑰解密。第三，網(wǎng)絡與硬件載體安全。建立備份與恢復系統(tǒng)，即使出現(xiàn)信息丟失，只要啟動該系統(tǒng)，可恢復丟失信息的原貌。預防病毒，防止網(wǎng)絡系統(tǒng)遭受侵害。要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，自動殺毒。不允許隨便使用外來磁盤、光盤等存儲介質(zhì)，必須使用時應嚴格進行病毒檢測，確認無病毒后方可使用。
4.全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平。
首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當前國有企業(yè)轉制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異。可以實行集中統(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領導、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質(zhì)文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。
二、民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的目標
1.為民營企業(yè)營造先進的企業(yè)文化提供條件。
在知識經(jīng)濟時代，經(jīng)濟和文化一體化是必然趨勢。經(jīng)濟競爭正在逐漸演變成為更加隱蔽的企業(yè)文化建設的競爭，而企業(yè)檔案本身是企業(yè)文化的一種體現(xiàn)，因而可直接服務于企業(yè)建設。隨著我國加入wto，國際化的市場競爭使得中國民營企業(yè)面臨著來自各方面的嚴峻挑戰(zhàn)，正是這種挑戰(zhàn)，使得
我們民營企業(yè)家逐漸認識到企業(yè)文化是增強企業(yè)凝聚力和競爭力，保持企業(yè)發(fā)展的重要法寶。民營企業(yè)檔案的建設，使得企業(yè)的發(fā)展史、大事記、實物、專利、榮譽、社會評價，通過信息高速公路向外界展示。企業(yè)檔案是以物質(zhì)的形式存在著，但是許多內(nèi)容卻是具有無形資產(chǎn)和精神產(chǎn)品的性質(zhì)和作用，對于一個企業(yè)的長遠發(fā)展和企業(yè)人文文化的塑造具有不可替代性，并且企業(yè)文化可以物化為企業(yè)的生產(chǎn)力而最終體現(xiàn)為企業(yè)的物質(zhì)產(chǎn)品。它的多重屬性在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的發(fā)展、企業(yè)文化氛圍的營造及企業(yè)人文精神的塑造、企業(yè)品牌的打造和宣傳方面具有不可替代的作用。
2.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理為企業(yè)發(fā)展提供信息保障。
市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)的重組、兼并、轉制都是不可避免的，因此一個企業(yè)在其發(fā)展過程中必須重視和建立完備的企業(yè)檔案，一些重要的.生產(chǎn)資料和固定資產(chǎn)的產(chǎn)權認定、價值估算、價值分割等必須依據(jù)企業(yè)檔案的一些原始資料才行，同時企業(yè)在改組和合并時必然涉及對原有產(chǎn)品的品牌和注冊名稱的相對價值的估算，一些企業(yè)的股份改制必然對原有和新的注冊品牌進行評估，甚至一些企業(yè)對自身的品牌還要進行一些相關的公證和請求品牌保護。一個企業(yè)在發(fā)展中由于種種原因會出現(xiàn)資產(chǎn)的借用、轉讓、抵押等經(jīng)濟活動，企業(yè)檔案本身就是企業(yè)資產(chǎn)的一部分，它不可避免地要參與企業(yè)的借用、轉讓、抵押等經(jīng)濟活動，因此企業(yè)檔案不僅對各種參與借用、轉讓、抵押的企業(yè)資產(chǎn)具有估算、監(jiān)管的作用，甚至自身也會成為企業(yè)借用、轉讓、抵押的一個組成部分。我們可以看出，在一個企業(yè)的經(jīng)濟活動中，企業(yè)電子檔案是企業(yè)經(jīng)濟活動的必備要件之一，在企業(yè)融資、借貸中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)的科研活動也會形成大量的檔案，其中許多內(nèi)容就是電子檔案，這些電子檔案不僅對從事科研很有用途，而且科研人員和相應其他項目的科研人員在以后的企業(yè)科研活動中都會再次利用電子檔案，這些電子檔案保管的狀況對民營企業(yè)的經(jīng)營和科研具有十分重要的意義。
3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理能為企業(yè)的合法權益提供憑證。
企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)權益的原始憑證，是維系企業(yè)生存和發(fā)展的生命線和保護神。在解決債權、債務和企業(yè)之間的經(jīng)濟糾紛以及企業(yè)與職工之間的勞動糾紛問題過程中，企業(yè)檔案這一原始憑證顯得尤為重要。隨著市場經(jīng)濟及法律的完善，企業(yè)檔案的經(jīng)濟價值將會越來越明顯，檔案作為法律憑證作用越來越重要。企業(yè)檔案對提升企業(yè)整體水平、維護企業(yè)自身利益、規(guī)避市場風險、發(fā)展企業(yè)文化、保持企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。
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